创新社会管理视域下职业学校档案管理研究

董华

[摘           要]  运用社会先进管理方式实现职业学校档案管理创新化，能够节省人力资源、提高工作效率。首先分析职业学校档案管理现状，继而针对问题，提出创新职业学校档案管理对策，以期为职业学校档案管理工作提供有效参考。

[关    键   词]  社会管理视域;职业学校;档案管理

[中图分类号]  G717                 [文献标志码]  A            [文章编号]  2096-0603（2018）25-0201-01

職业学校档案管理是学校管理、社会管理的一部分，然而当前职业学校档案管理存在着档案管理意识薄弱、档案管理制度不规范、档案管理手段落后的问题。以社会先进管理方法规范职业学校档案管理问题，显得迫在眉睫。

一、职业学校档案管理现状分析

（一）管理意识薄弱

和许多部门的档案管理情况不同，中职档案管理俨然成为虚无的口号，具体工作的落实力度远远不足。作为档案工作的主要管理部门——行政主管部门，其工作重心不在档案管理方面上，而是更侧重于管理、教学、考核等工作。另外，一些职业学校的行政管理者并不重视档案管理工作，马虎应付、敷衍了事。这体现在当上级部门通知档案管理检查之时，学校行政管理人员才开始干预尘封的档案工作问题。与此同时，教师对待工作也以教学为主，认为档案管理不属于自己的工作范畴。这些意识的偏差，最终导致档案资源未能有效利用。

（二）管理制度弊端

对于职业学校的档案管理问题，相应的制度并不完善。首先，迄今为止，国家对这方面的管理缺乏具体明确、科学有效的制度，仅有的一部《机关档案管理办法》也无法充分指导复杂的实际工作。其次，由于上述所言，学校对这方面的工作管理意识薄弱，因此其尚未出台一套行之有效、科学合理的管理制度。尽管部分职业院校能够结合相关条例，规范管理制度，但是在范围、期限等细节的规范上，职业院校的档案管理制度还是缺乏整体性。在参考制度不完善的情形下，职业院校的档案管理人员对工作拿捏不定的时候只能凭借着以往的经验行事。最后，一部分职业院校没有出台监督评估机制，这意味着档案管理人员的工作效果得不到及时的反馈，其工作也不具备规范性。

（三）管理手段落后

在原有的管理思想的影响下，职业院校的管理手段仍旧偏向人工化，而在信息时代的大背景下，职业院校的档案信息也需要有较高水平的信息技术操作手段加以管理。人工化无疑造成了档案管理工作效率低下的局面。如档案管理人员通常会使用传统的人工作业的手段处理档案资料、编制档案目录。然而人工作业的操作手段需要充足的时间与人力，在具体工作开展中，对工作的完成无法做到尽善尽美。运用计算机信息管理对资源进行开发与利用，能够让档案管理发挥最大的作用并服务于学校的教学工作，这是人工管理方式所缺乏的。此外，人工作业的模式，在信息检索时，具有速度慢、误差大的特点。

二、创新职业学校档案管理的对策

（一）创新管理意识

意识对物质具有反作用，同样的道理，思想对行动具有指导作用。创新社会管理视域下职业学校的档案管理对策，最先应当解决的是意识创新问题。一方面，档案管理人员需要树立宣传意识，利用信息化手段多渠道向学校教育者、学生等传递档案法知识，以此促使师生具有存档、用档的意识与能力，档案管理人员才能够确保管理事务的正常运行。另一方面，学校行政管理人员需要加强档案领导意识，主动干预档案管理的领导工作。首先，学校行政人员需要增加拨款投入金额，建设专门的档案管理机构。其次，学校行政人员需要协助档案管理人员解决工作难题。最后，档案管理工作需要全员化。每一个部门需要配置专门的档案管理人员，教育者需要具备“以我为主”的观念，做好归档工作。对此，教师需要做到以下两点，一是整理具有归档价值的信息，二是善于利用档案资源。

（二）创新管理体制

创新管理体制才能够规范档案管理工作，体制创新要素有以下几点：（1）国家相关部门需要制定《职业学校档案管理法则》，约束档案管理行为，促使职业学校的档案管理工作规范化。（2）国家与学校档案管理机构需要制定考核、监督制度。（3）建设健全的管理细则，如制定《档案管理职责》《档案保密规定》《档案开发制度》等。因为职责的明确，档案管理人员才能够摒弃传统的经验行事，做到事无巨细，一切依章而行。（4）完善奖惩制度，综合评估档案管理人员的工作，以促使档案管理人员自我约束并释放工作热情。

（三）创新管理手段

目前，社会许多机构已经实现信息化管理，建设职业院校档案信息化管理模式，是当下职业院校档案管理人员的关键性任务。所谓建设档案信息化管理，亦即运用计算机网络技术对档案信息进行接收、处理、存档、检索，是将信息进行量化处理的一种管理手段。建设档案信息化管理模式，能够提升职业院校的档案管理质量。这具体可以分为两种形式，一是技术现代化，二是资料信息化。前者运用计算机、扫描仪等现代科技手段，节省人力资源、提升工作效率，后者建立电子档案模式，提升信息检索速度。

综上所述，职业学校档案管理意识薄弱，管理制度不完善，管理手段落后。在创新社会管理视域下，职业学校档案管理需要创新档案管理意识，创新档案管理体制和手段，只有通过改革创新工作，才能更好地推进职业学校档案管理工作的开展。

参考文献：

[1]王维祥.创新社会管理视域下中职学校档案管理研究[J].学苑教育，2018（3）：21.

[2]王永亮.社会质量理论视角下大学生教育管理创新研究[J].佳木斯职业学院学报，2018（3）：15-16.