数字化技术在房地产档案管理中的应用价值研究

罗俊梅

摘要：随着信息化技术的进一步深入，目前信息化管理已经运用到各行各业的数据化管理中去。本文根据房地产档案管理的真实性，便捷性，系统性，共有性，安全性的特点，进一步剖析将数字化管理运用到档案管理中的的具体价值和作用。同时也给出了具体的应用策略。

关键词：数字化技术； 房地产档案管理； 应用；价值

[HJ0.75mm]1 房地产档案管理的特点

1.1 真实性

房地产档案是其在各种房地产管理活动中产生的真实的历史记录，是房地产特有的专业活动产生的，需要保证其数据的真实，否则会导致后期各项问题的产生。

1.2 便捷性

房地产信息档案杂而乱，为了保证工作人员能够及时查询到对应房产信息，同时便于客户能够清晰了解房产信息，于此便要求信息管理必须要具有便捷性。

1.3 系统性

[JP2]由房地产档案的生成规律决定了房地产档案具有系统性，同时房地产的开发也是模块化进行的，同时房地产信息档案的形成也是以房地产项目活动为标准而形成的。因而要求具有参考价值的档案的形成，需要对整个项目进行收集整理，如此才能保证各个房地产项目开发过程的情况能够系统性反应出来。[JP]

1.4 共有性

房地产档案的共同性是指当房地产出售给买家后，为了便于使用者进行质量起诉的权利，房地产的相关的数据档案应当是使用者和房地产管理者之间的共同财产。

1.5 安全性

当将数字化管理应用于房地产的档案管理中时应当保证其网络系统的安全，隐私保护。避免数据的遗漏，错误。设置好各级用户的使用权限，保证其档案的安全性。

2 房地产档案管理中运用数字化技术的价值：

2.1 使信息查询更简便

传统的检索方法是通过目录标记的文件的位置，找出所需的文件的存储位置。再根据目录按照“问题”或“主体”的特点，然后在对应存储空间中搜索和检索，既费时又费力。据房地产档案检索的以上特点，房地产开发企业必须具有一定的规模才能用来满足房地产档案信息利用的需求，然而在市场经济中，使用传统档案管理模式想要满足以上特性非常困难的。当实现档案管理数字化后，我们可以通过直接咨询计算机的在线文件，并将原始档案提供给客户，通过数字化档案对于那些没有信息的用户直接对接信息。

2.2 可以通过多种渠道来进行检索

数字文件管理可以提供比传统检索更多的查询方法，如计算机模糊查询，名称查询、主题查询、文件编号查询，查询时间，年龄查询、组合查询、分类查询，关键字查询等。根据给定的分类指导。并且计算机会根据查询者提供的要求自动选择最佳的查询模式，这样便能使查询数据的方法更加方便耗时更短和智能化，并真正方便档案查询管理工作。

2.3 使得档案的使用与保存不受时间与地域的限制

[JP2]在网络技术的支持下，数字文件查询最大的优点是可以通过实现远程通信的使用使它能突破时空的限制，同时也可以同时多人查询且相互之间不受影响，解决了以往使用档案的不便。[JP]

2.4 便于隐私的保存

在數字文件系统中，检索和搜索文件数据的唯一方法就是在用户端口输入信息进行查询。并且数字档案管理系统可以会根据服务对象的权限的不同类型，判断用户是否被允许进入，通过此种系统设置进一步提高了档案管理的安全性。

2.5 便于后期做大数据管理

为了报告各种档案的细节，通常使用的手段是档案统计，即是档案数据分析手段和基础，是档案管理的一个重要组成部分。但是当档案的数字化实现后，对系统进行各种统计很方便，其中具体的包括统计特征的分析，进而有助于档案管理人员进行及时的对文件管理采取正确的行为。

3 数字化管理的应用

3.1 确定完善的管理制度

在房地产档案管理的过程中，可以从管理者的培训，硬件和软件的要求方面，等主要内容的档案管理制度，建立一个完善的管理体系。具体措施如下：第一，将存储数字档案数据进行秘密级的分级：对敏感和机密信息进行加密，它也可以离线存储在一个安全的地方，从而防止房地产档案信息遭遇改变，被窃取或破坏的危险；第二，保证系统运行环境的安全，例如：包括房地产档案访问控制、系统运行的网络环境保护和管理，防止自然灾害、管理保护设施等。第三，对系统的安全运行管理系统的管理：主要是包括业务管理、操作恢复管理内容、操作安全管理、操作权限管理、作业标准化管理，经营责任管理的应用软件等，通过相关技术防止数字档案信息被偷窃和修改，最终提高数字档案信息的安全。同时，严格执行信息存储系统，保证记录信息的收集的真实性，同时控制档案信息管理和使用过程中记录信息的真实性。

3.2 将房地产档案进行系统的管理

在传统的房地产档案信息管理中，通常是使用手工收集、整理的纸质材料，主要的害处在于容易造成材料损失，当存放不当时，容易造成信息的损害以至于档案管理信息不到位。因此，为了实现纸质档案管理和信息化管理的目的，同时保证更加完善档案管理，避免或减少档案丢失、损坏，利用数字技术对房地产档案数据进行管理是一种非常好的方式。同时，也可以通过视频、音频等技术手段，丰富房地产档案管理的数据，使其更具形象化。

3.3 将数据网络建设完全

为了更好的将数字化管理应用于房地产档案的管理过程中，我们可以主要从以下两点出发：一是要建立一个数据库，可以通过扫描仪扫描文件直接将数据录入计算机，通过扫描的数据可以建立成一个房地产档案数据库。其次，应当在房地产档案信息数字化管理的过程中建立传输平台，当完善的数据库建立时，应当频繁有效地利用房地产档案数据库，以实现其价值为中心。如此才能保证，用户在使用信息时能够有效的防止文件信息在传输过程中丢失，修改或被盗。

4 结语

综上所述，将数字化管理运用到房地产档案管理中，建立房产影像化档案库，可以使得数据查询和保存更为的方便，更便于向各级政府、社会公众提供真实准确的房产登记信息，同时也为今后全国统一的不动产系统能顺利开展打好基础，更好地服务于不动产档案管理工作。

参考文献：

[1]寇杨.档案网络信息安全保障体系建设探讨.管理观察，201226.

[2]朱春丽.数字化信息在企业技术创新和管理中的作用[J].硅谷，200904.

[3]马茹.房地产企业档案数字化建设.机电兵船档案，201004.