浅析办公室档案管理工作效率提升途径

于成龙

摘 要：由于时代的发展，办公室管理工作也越来越先进，档案管理工作作为办公室管理的一项重要内容，也应该不断与时俱进，充分发挥出检索和查询的作用，以提高工作效率。就办公室档案管理工作的实际来说，档案管理工作其实是一个收集资料数据，并对其进行整理保存的过程。实际上，档案管理的实质就是通过档案管理来反映事物的发展过程，对办公室工作具有切实的参考和借鉴作用。

关键词：办公室；档案管理；单位管理

1办公室档案管理工作中的问题

1.1管理人员的档案管理意识不足

在办公室管理工作人员中，很大一部分工作人员对于档案管理的重要性都没有正确的认识。多数管理工作人员都是身兼管理工作，因此对自己的工作认识不够，管理意识也有所不足，不具备专业的管理水平。由于档案管理工作人员的专业水平有限，知识也较为局限，而档案涉及的方面又非常广，所以很多工作人员不能及时准确将各类档案进行分类管理，导致大量档案资料出现了长期堆放的状态，或者存在管理不当现象。这严重的影响了档案的管理和整理。

1.2管理制度不健全

若想将办公室管理工作高效的进行下去，首先必须要健全各方面的管理制度，档案管理也是这样。档案管理制度主要包括档案分类、保管期限、介质区分、收集机制、归整规范、查阅借阅规定等等。但是，单位有的领导人员过于繁忙，对办公室管理工作也不重视，没有单独建立管理档案的资料室，没有相关的档案管理制度。因此，导致档案管理人员懈怠了其工作，进而影响其对档案的处理。

1.3办公室档案管理工作人员素质有待提高

对于很多单位来讲，办公室档案管理工作人员的素质还有待提高，在工作中往往展现出很多不足，主要体现在以下几个方面：第一，很多办公室档案管理工作人员，不能熟练利用计算机进行操作，还需要经过较长的时间熟悉和使用计算机，使得办公室档案管理工作无法高效开展；第二，很多办公室档案管理工作人员认为自己进行的是打杂的工作，没有在工作过程中承担起自己应尽的责任，很多工作往往都是拖到最后，极大地降低了办公室档案管理工作的效率。2.办公室档案管理工作手段较为落后。目前，很多单位仍然采用人工管理档案的传统管理手段，这种管理工作手段较为落后，形成了很多不良后果，主要体现在：第一，没有充分利用信息技术的优势，使得很多档案管理人员虽然耗费大量的精力，但是无法更好地提高办公室档案管理工作效率；第二，没有将信息技术应用到办公室档案管理工作中，很容易造成资料缺失，很多资料在整理过程中会出现错误，无法对资料进行快速备份和恢复，为单位带来较大损失。

2促进办公室档案管理工作效率提升的途径

2.1建立完善的信息管理系统

随着我国信息社会的不断发展，信息科技对于人们的生活和工作都产生了重要的影响，极大地提高了人们的工作效率，方便了人们的日常生活。所以，为了更好地提高办公室档案管理工作的工作效率，需要建立完善的信息系统：首先，单位应该充分认识到办公室档案管理工作的重要性，并且能够在这方面进行一定的资金投入，从而建立完善的信息管理系统，使得办公室档案管理工作由传统的人工管理方式向着信息化管理方式迈进。第二，单位不仅需要投入一定的资金，用来提高办公室档案管理工作的效率，而且还需要投入一定的人力和物力，从各个方面为提高办公室档案管理工作的效率创造条件。

2.2改进档案管理的思想观念

第一，单位的领导人员要将档案管理置于工作的重要位置，加强单位的档案综合管理，在谋划阶段和实施阶段都要做好档案管理工作。第二，完善档案管理工作人员的业务考核制度、奖惩制度，增强对档案管理工作的重视，提高工作人员的工作效率，同时还要加强对档案管理工作的监督，激发管理工作人员的工作积极性，开展档案管理教育和培训。

2.3培养档案管理专业人才

当前，单位中的档案管理工作人员能力和素质不统一，互相之间缺乏良好的配合，团队缺乏协作力，严重影响了工作效率。因此，第一要加强对高素质人才的引进和对专业人员的训练，完善单位档案管理工作的人力资源力量。第二，定期开展档案管理工作人员的教育培训，通过参加国家档案管理综合管理部门的调训，获取档案管理资格，提升自身的管理能力。

2.4进一步完善单位的档案管理制度

由于一些单位自身的规章制度体系以及内容还存在很多欠缺的地方，尤其是那些办学时间较短的学校而言，其将大多数精力都投入到了教学管理当中，而忽视了办公室档案管理工作的重要性，因此，并没有在规章制度中执行详细的工作规范。但是，办公室档案管理工作尤为重要，为了更好地提高办公室档案管理工作的效率，必须进一步完善档案管理工作的规章制度：第一，充分争取办公室档案管理工作人员的意见，在完善规章制度的过程中集思广益，使相关的规章制度能够更加完整和合理。第二，在實际工作中，需要根据办公室档案管理工作的实际情况，不断修复和完善规章制度中的相关章节，从而使规章制度能够更好地指导办公室档案管理工作，不断提高办公室档案管理工作的工作效率。

2.5建立办公室档案管理工作的反馈机制

对于很多单位来讲，都需要及时汇报职工的工作，从而使得单位领导者能够了解职工的工作内容，并且对未来的工作内容进行合理规划。因此，在提高办公室档案管理工作效率的过程中，可以建立办公室档案管理工作的反馈机制，为此，可以从以下几点入手：第一，鼓励职工积极反映和反馈工作中的问题，反馈意见的收集人员可以对意见进行整理和汇总，使得单位管理者能够充分参考这些意见，对现有的办公室档案管理工作进行改革；第二，办公室档案管理工作可以根据不同的部门对资料的重视程度等进行分门别类地整理，这不仅仅有利于资料的保存和检索，也可以使办公室档案管理工作人员及时了解资料用途，为不同资料分配不同的整理资源。

2.6加大办公室档案管理的资金力度

办公室档案管理工作对保障办公室稳定工作、提高工作效率都具有非常重要的作用。办公室档案资料在办公室工作中有着重要的指导作用，因此通过对大量杂乱档案资料进行管理，可以方便办公室工作人员对资料文件进行查阅借鉴。由于办公室的资料文件都比较量大杂乱，对于大量的档案进行管理也是一项十分繁琐的工作，所以想要提高办公室档案管理的工作效率，不仅需要大量的时间，也需要大量的资金支持。单位可以加大资金支持力度，完善档案管理信息系统，通过资金支持建立科学的档案管理信息系统，只有档案管理实现信息化，才可以减少在档案管理中耗费的时间和人力，也可以提高办公室档案管理的工作效率。

结束语

办公室各项工作的开展都和办公室档案管理工作有直接的联系，只有提高了办公室档案管理的工作效率，才能为办公室各项工作提供数据资料的查询便利，推进办公室工作的顺利开展。办公室档案管理也应该采取一系列管理措施，通过加强管理人员的专业知识，利用计算机信息技术，单位各部门相互配合合作等措施，才能进一步提高办公室档案管理工作效率。

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（作者单位：河北省承德市隆化县行政审批局）