纸质档案与电子档案并存管理方法

2018-05-21 08:56梁永昌
世界家苑 2018年4期
关键词:纸质档案电子档案档案管理

摘 要:随着信息技术在中国的迅速发展,网络和电子等信息形式深刻地影响着社会各方面的发展,档案管理也深受影响。本文分析了纸质档案和电子档案各自的特征,为更好的档案管理开发提供了理论依据。

关键词:档案管理;纸质档案;电子档案

一、纸质档案和电子档案各自的特点

档案是记录各种信息的原始文件,是人们了解相关事情信息的重要参考凭证。传统的纸质档案就是把信息记录在纸上进行保存,接下来是对纸质档案特点的总结:一是纸质档案的信息高度依赖于载体,并将原始信息记录在纸上;二是纸质档案中信息与载体很难分离出来,这样有利于信息长时间存储。但是也存在一些客观的特殊因素,由于纸质档案的在载体是纸,那么特殊的情况下纸会燃烧、会潮湿,但是这些因素发生的概率是极小的。而且相对于古时候的竹签和甲骨,纸已经方便多了。三是纸质档案归档时,需要更多的人力,不同地点的纸质文件资源共享存在困难,存在信息被垄断的现象。

电子档案是指从电子文件转换而来的档案,可以使用电子媒介作为载体的计算机可识别的文件,电子档案是档案现代化的产物。电子文件的主要特点:一是信息存储密度高,磁盘,光盘等各种电子媒体具有海量存储能力,存储空间小,存储容易。信息的形式更加多样化。二是电子档案的内容可以是照片,文本,声音和影像,这样使得电子档案的内容多样而生动。这是电子档案最重要的功能。三是电子档案是可以随时共享的,人们可以根据需求在不同的地方共享档案信息,大大提高了档案的使用率。四是电子档案的所有内容都可以和载体可以自由分离,档案可以以复制的形式保存到自己想方便查找的地方,查阅的时候更加便捷。

二、纸质档案与电子档案的区别

(一)归档方式不同

从收集到装配纸质档案必须手动进行文件的分类,排列,编号和编目,归档过程中需要大量的时间和人力。电子档案基于计算机的基础上,将数据库进行整理,在时间上要比纸质档案节省许多。

(二)保管方式不同

纸质档案以纸张为存储介质,以实物形式为存在方式。它的物理性质决定了其保管需要占用较大的存储空间,同时需要投入大量的人力、财力、物力。电子档案则是通过对信息的数字化和编码后存储于电子介质,以虚拟的形式存在。它的档案信息容量大、体积小,其保管可以有效地节约档案的占用空间,简化档案管理的环节和流程。

(三)查询方式不同

纸质档案使用纸张作为储存手段,其物理属性决定了其存储需要大量的存储空间,同时这需要大量的人力、物力、财力。而且纸质档案在查找的时候需要人工查找,同时对地点有特定要求。电子档案则是不同的,它存储方便查找快捷,只要你身边有计算机就可以完成查阅,操作简单、节省时间。

三、紙质档案与电子档案并存管理策略

(一)建立健全档案管理标准与制度

电子信息技术的广泛应用,新档案载体的出现和智能化管理,要求档案部门进一步改进规范档案管理系统,并为两种档案的转换和对接提供制度保障。档案管理部门应该制定电子数据格式标准,制定电子文件注册和索引规则来统一电子数据格式,并将明确规范电子载体,存储格式以及转换格式的标准。档案管理人员要严格执行有关规定,做好电子档案档案管理工作。

(二)提高两种档案的关联性,进行同步归档

从信息安全的角度来看,纸质档案和电子档案的共存将长时间持续下去。从档案管理和使用的角度来看,各种有价值的档案内容被记录和存档目的就是促进档案资源的共享。因此,档案管理人员必须做好电子档案管理工作,做好电子档案和纸质档案同步的管理工作,加快纸质档案扫描转换过程,逐渐将纸质档案转变为电子档案。同时,可以将少量的电子文件复制保存并转换成纸质文档,以便它们可以离线存储,以改善电子档案与纸质档案之间的链接,并减少由此造成的不便。

(三)电子档案与纸质档案管理

要在工作中取得显着成效,就必须不断创新理念、方法和手段。目前,许多组织的内部档案不是独立的,其主要作用就是执行相关决定而不是决定。这种相对逆行的管理模式已经不适应当今社会的发展,限制了档案管理和使用的效率。这就需要公司和机构不断提高自己对档案管理的知识,并将档案部门设立为直属分支机构,为档案管理提供良好的环境。档案部门要解放思想,转变发展观念,不断丰富馆藏内容,提高馆藏质量,改变档案管理的方法,环节和方法,将纸质档案转化为电子档案,改进转换有关纸质档案有关的管理程序。

结束语

综上所述,文章所讲述了对纸质档案和电子档案的特点与区别,同时也提出了纸质档案与电子档案并存管理策略。我们清楚了解纸质档案和电子档案两者之间的关系,所以就要做到取长补短。因此在实现两类档案管理的问题上,就要对纸质档案和电子档案进行有效的融合,这样的管理,不光能弥补各自的不足,还能将电子档案和纸质档案的优势都发挥的更好,更能促进档案管理事业的长足发展。

参考文献

[1]王健.电子时代“双套制”的归档的新内涵[J].中国档案,2004(12).

[2]赵波.电子档案和纸质档案的集成化管理措施分析[J].黑龙江科技信息,2015

[3]田永丽.论电子方案与纸质档案的整合管理[J].才智,2015.

作者简介

梁永昌(1981-04),性别:男,籍贯:广东省佛山市,民族:汉,职称:无,学历:本科。

(作者单位:佛山市人力资源公共服务中心)

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