档案信息化建设的意义及路径研究

摘 要：随着我国无纸化进程的推进，除了办公无纸化，档案信息的建设也朝着无纸化发展。那么对档案的信息化和无纸化发展是否是档案发展的最优办法？本文就档案信息化建设的意义和路径展开讨论，分析档案的信息化建设的进程。

关键词：档案；信息化；意义；方法

引言

档案信息化是近年来呼声较高的一种存档方式。它具有便捷、易找寻、易储存、易传播等多方面特点，不同于传统的档案保存，它是社会发展下来能够完全适应互联网时代的全新的数据保存方式。在实际的发展过程中，档案信息化建设也不是顺风顺水，档案信息化建设在当今时代仍然任重道远。

1 档案信息化与传统档案信息的保存

1.1传统保存方式

传统保存方式往往采用纸质方式保存，这样的保存方式是通过每个人手写登记随后印刷成纸质再装进档案进行保存的方法。这样的保存方式从蔡伦造纸开始已经被应用了两千多年。虽然历史悠久，但是随着时代的变迁，传统的保存方式弊端已经逐渐显露。诸如难以找寻，难以携带的缺点，已经无法适应我国飞速发展的脚步。除了少数陈年数据无法实际录入，大部分的数据已经全部朝着无纸化发展，最典型的就是学信网上学历档案的云储存。

1.2档案信息化

档案信息化是指将传统的文字档案进行整理或扫描到电脑上，并通过互联网将这些文字信息轉换为数字或代码信息上传然后进行储存的一种新型方式。这样的方式被广泛应用到图书室档案管理、教育部学历管理和办公室的档案建设当中去。[1]它最典型的优点就是无时无刻以数据形式存在你身边，当你需要打印论文的时候只需打开电脑或手机，连接打印机即可随时随地获取你想要的档案。而不用千里迢迢将档案从老家邮回手里。既提高了效率，又方便了数据的保存。

2 档案信息化的意义

2.1 适应互联网时代

第三次科技革命之后，人类从电气时代进入互联网信息时代。每天全球的上亿条信息都在互联网无形的数据库中传输。也正是因为互联网时代的到来，我们的办公效率和科技的进步更加飞快。对中国来说，互联网时代是促进国家腾飞的一个重要时代，能够加快我们朝着中国梦和小康生活进步。而这些进步依赖的就是数据的迅速传输，只有达到数据的传输，才能提高工作和办公效率。[2]无论是写字楼里低头打字的白领还是科研室里学术研究和学术论文的产生，都依赖着数据在身边的传输。在过去的生活中，想要查找资料一定要费时费力的到档案室阅览室翻阅，而如今只需要简单的移动设备连着着WI-FI或3G-4G，就可将千万数据握在手中。档案信息化的意义也在于此，它能够迅速展示所有档案，在选取和搜索的过程中带来的效率是顺应我们快节奏的发展时代的，这对于加速国家进步和发展也有着重要的推动意义。

2.2 对计算机复合型人才的培育

随着档案信息化的进步，越来越多的档案室将加强数据库维护，这样的维护需要的是具有计算机技术的复合型人才。并且档案信息化的建设中将会提供更多的相似岗位，这些岗位能够吸纳更多的人才，对于每年毕业的大学生来说，这也是锻炼自己满足生活的方式方法和手段。并且将会这些岗位将会用于培养技术型人才，这对推动我国互联网建设有着极为重要的作用。无论是那个方向的人才都会出现层次上的漏洞，我们要做到的就是在进程中补全这样的漏洞，为档案信息化的建设，提供更有效的人力资源。

2.3 推动我国无纸化进程

在过去，拥有一本书甚至学富五车被人们敬重和羡慕，但现在，我们更多提倡的是知识的富有程度而不是书籍的富有程度。文字的载体已经不在仅仅是纸，它可以是word文档，可以是txt文本，各种的电子格式都能够将文字一字不差的记录和保存下来。[3]当今世界的潮流是对于数据的信息化处理，档案也不例外。雇佣大量的人员对档案室进行维护，还要浪费场地进行保存已经不是我们所推崇的，笨重的时代已经过去，新的无纸化、信息化过程才是适应时代潮流的发展方式。一个手机可承载的档案数量远远超过十个档案阅览室，而在数据被如此需要的今天，档案信息化建设的意义是非常远大的。

3 档案信息化的路径

在档案信息化的建设过程中，我们不可能达到全国统一进行，原因是我国的各地经济发展不一，像北京、上海这样的城市已经全面进入无纸化时代，而在偏远的山区，很多孩子对于纸的渴望还是非常强烈。因此在推行档案信息化的过程中我们要根据情况因地制宜，轻重缓急应当分的清楚而不应该盲目的在全国范围内推动档案信息化的建设。

另一方面，由于现在互联网人才紧缺，对档案信息的维护也相当薄弱，很容易造成数据泄漏等方面的问题。每年全球因数据泄漏而导致的危机事件都数不胜数，但我国大部分的互联网技术人才更多倾向的是软件设计和编程。[4]因此我国应当提升在档案信息化建设中技术型人才的福利待遇，吸引更多的人才投入我国的档案信息化建设。

并且档案信息化建设中人员的素质也是参差不齐的，稍有不慎易造成档案信息的遗失和遗漏。因此在对人员的录取和培训中都应当相当重视对综合素质的评定，不能但从拥有技术就忽略素质可能会对档案信息的安全带来的弊端。

当然，档案信息化建设也应当争取部门的同意，我们不能一昧的推崇对档案的信息化建设，也应当考虑当地部门对档案信息化的接受程度。因为档案建设需要的扫描仪器和人才要求都非常高，很多企业或部门的购买力和人力资源有限，无法实现档案信息化的运转。因此在推动过程中一定要获得企业或部门的同意，才能够在实际过程中做到双赢效果。

4 结尾

综上所述，档案信息化建设在我国的数据无纸化进程中有着重要的推动作用和意义。它也推动着企业提高效率和办公的发展在新时代卖上更好的台阶。档案的信息化建设实质上是一件利国利民的事情，在互联网飞速发展的时代，对档案进行信息化建设是时代的进步和改革。就像从甲骨文到金文到小篆是不断发展的过程，档案也有从无到有，从纸质到信息化的过程。无论是企业还是个人在档案的信息化建设当中都应当秉持同意的态度，只有国民从心底认同档案纸质化建设，才能推动我国真正进入信息化时代。

参考文献

[1]关磊，刘海燕.谈新形势下企业档案管理[J].理论观察，2016.

[2]汪锦莹.关于做好企业档案管理工作的思考[J].经济师，2010.

[3]陈宏娟；图书馆纸质档案和电子档案的并行管理研究[J]；东方企业文化；2013.

作者简介

安慧（1986年10月），女，吉林省敦化市人，民 族：汉 职称：档案助理馆员，学历：本科。

（作者单位：中山市政法综治维稳情报信息中心）