关于中学学生资助项目档案管理的思考与探究

陈素珍

摘 要：学生资助项目是我国极为重要的一项民生工程，而在对贫困学生进行资助的过程中，会产生大量的信息资料，形成大量的资助项目档案，本文就以中学学生资助项目档案管理为核心，探讨中学学生资助项目档案管理现状与存在问题，并且提出相应策略，以更好地开展学生资助项目档案管理工作。

关键词：中学学生；资助项目；档案管理

近年来，随着国家对精准扶贫工作的重视，国家资助政策的不断出台与落实，学生资助项目已经成为推动我国教育事业开展、推动教育公平的一个途径，而在开展学生资助工作的过程中所产生的大量资助项目资料、信息等内容，与确保资助工作的顺利开展、保障学生资助工作的公平与公正之间息息相关，需要做好资助项目档案的管理工作。

一、中学学生资助项目档案管理的现状

1. 学生资助申请材料牵涉众多

目前，贫困学生建立贫困生数据库，需要通过较为严密的申请与审批程序，这个过程中需要涉及众多部门与方面，所形成的学生资助档案繁多，且之间环环相扣，而其关联性强的特点也给资助档案的管理带来了一定的难度。

2. 学生资助档案来源广泛

中学学生的资助档案来源较为广泛，且具有较强的分散性，限制了学生资助档案的集中管理。每个学校的学生资助工作涉及到不同的部门，包括学习资助管理部门、学校办公室、学校财务室等，由于涉及部门众多，就导致学生资助档案的来源十分分散。

3. 学生资助档案面临信息化挑战

早在2007年，我国教育部就通过向学生资助档案管理投入了大量的资金，建立起全国性的学生资助管理中心信息网络，并按照教育层级的不同而专门开辟了中职学校学生信息管理系统、高校学生资助工作信息管理系统、普通高中学生资助工作信息管理系统等，并且以地区为单位，在每个省、市、自治区、乡镇都建立起了相关系统平台，这在很大的程度上推动了学生资助档案管理的无纸化与信息化，但同样也给学生资助档案的信息化管理提出了新的要求，对于技术水平较低的资助档案管理人员提出了全新的要求。

二、中学学生资助项目档案管理的问题

1. 对学生资助项目档案管理的认识不够

在进行学生资助项目档案归整过程中，存在资助工作人员对资助项目管理不重视、不熟悉的问题，这主要是由于在许多资助工作人员看来，资助项目档案管理工作量巨大，且资助项目档案仅仅是资助工作材料而不属于档案，认为只要将资助发放到位即可，因此将学生的资助申请材料、证明材料、公示材料、学生资助报表等材料随意存放与丢弃，导致部门检查、审计与学生资助项目需要相关资料或档案时出现档案完整性不足的问题。

2. 资助项目多样性和差异性加大了档案材料收集难度

近年来我国不断出台针对困难学生的资助政策，大力加强对于困难学生的资助管理，就使得学生资助项目不断增加，仅仅是高中阶段就有多个不同的资助项目，包括国家助学金项目、免学费项目、大学新生项目等。而在申请与审批学生资助项目的过程中，还需要进行较为复杂的评议，许多地区还会进行公示评议，在评审过学生资助申请之后，会将资助学生名单进行一周左右的公示，这个过程中如果存在异议，则由资助机构进行重新调查与核实，并进行相应处理[1]。这就会产生大量的资料与档案，进一步增加了学生资助档案管理的难度与工作量。

3. 资助工作人员流动性造成了档案材料保管的缺失

现阶段，许多学校及资助管理档案管理部门并没有设置专职的资助管理人员，许多资助管理人员都是其他人员兼任的，并没有经过专业的培训，也不具备资助档案管理的专业技能与专业水平，导致对于学生资助过程中所产生的档案与资料并不规范，导致许多档案无法及时更新，资助档案管理的不规范。例如，许多学生的助学金是通过银行代发的，而银行代发之后反馈给学校的助学金发放清单是以“工资条”的形式发放的，这些清单中并不涵盖签章正经与佐证材料，发放清单缺少足够的效力与真实性。

三、提升中学學生资助项目档案管理的策略

1. 提高认识，构建学生资助项目档案管理的科学机制

针对中学学生资助项目档案管理中存在的问题，首先需要各档案管理部门、各学校明确学生资助项目档案管理的重要性，进一步提高资助档案管理人员的专业素质，由专人负责管理资助项目档案，并明确其职权与分工。健全并完善档案管理制度与档案管理人员的奖惩机制，为资助档案管理工作的审理开展提供足够的保证。制定常态化的资助档案审核与监察工作，以此更好地提高档案管理人员对于中学学生资助项目档案管理工作重要性的准确认知。

2.加大培养，提升学生资助项目档案管理的业务水平

针对上述中学学生资助档案管理工作缺少专人负责的问题，应当进一步推动资助档案管理的标准化建设，以更好地保障资助档案管理的高效性、真实性、完整性与安全性。为此，可以定期举办学生资助档案管理人员的培训机构，并邀请具有专业技能与工作经验的资助档案管理人员举办讲座。另外，考虑到目前学生资助档案管理工作的信息化水平不断提升，还需要对中学生资助档案管理人员进行电子档案管理的培训。例如，广西南宁市就每年都举办学生资助档案管理的培训班，重要培训资助档案管理人员的归档文件整理方法、资助档案管理办法、电子文件归档与管理规范等。

3.专人管理，确保学生资助项目档案管理的稳定性

中学学生资助档案管理应当由专人专柜进行管理，以更好地开展学生资助档案的管理与归档工作，并出台相关措施，对学生资助档案管理工作加以规范，实现学生资助档案的精细化管理，就不同资助项目与资助环节进行分级、分类与分项，以便于后续的查找与使用，便于对相关机构与部门进行有效监督与检查。对专人专柜管理流程加以规范，从资助档案卷内目录的编制等，到资助档案的排序、编号与存档保管等全部环节着手加强管理与检查，以确保学生资助工作更好地开展。

4.科学分类，实现学生资助项目档案管理的系统性

在收集学生资助档案信息之后，要对其进行行之有效的分类整理与归档管理工作，按照国家助学金项目、免学费项目、大学新生项目等项目类型进行学生资助档案的分类，以便于以资助项目种类为基础进行资助。在此基础上，对于学生的资助档案加以完善，包括申请、汇总、发放等档案相关表格，以确保资助档案管理的规范性与统一性。积极收集贫困学生的基本信息数据，以更好地健全和完善资助学生的审批与资助程序。另外，还需要形成良好的外部环境，从制度环境、硬件设备与资金支持等方面，为学生资助档案的管理提供有效支撑[2]。

结语：学生资助档案管理工作现阶段还存在一定的问题，需要进一步明确学生资助档案管理的重要性，加强档案管理力度，进而通过人员培训来提升资助档案管理人员的专业素养，通过专人专柜管理来进一步提高资助档案管理水平，并且从档案分类整理与归档等方面入手，确保学生资助项目档案管理的有效性与规范性。

参考文献

[1]马秀荣.浅析学生资助管理档案的主要内容、特点及完善[J].卷宗，2016，6（12）.

[2]李刚.浅析学生资助项目档案管理之现状与策略[J].少儿科学周刊：教学版， 2014（1）.