事业单位档案信息化建设面临的困境及对策

于丽娟

摘 要：随着社会经济的发展，信息技术的普及，现在我们已经进入互联网+时代，信息化逐渐成为各行各业发展的主要方向，档案管理信息化建设自然也不例外。相较于一些民营企业的档案信息化建设来说，事业单位档案管理因其本身诸多的遗留问题，使档案信息化建设正在面临一些困境，在一定程度上制约了事业单位档案管理信息化建设的发展。鉴于此，笔者针对事业单位档案信息化建设面临的困境进行了探讨，并在此基础上提出几点应对策略。

关键词：事业单位；档案信息化；困境；对策

改革开放以来，社会经济迅猛发展，这使得我国事业单位档案管理的任务越来越重，工作人员面临十分巨大的工作压力。而将管理信息化应用到事业单位档案管理当中是十分必要的，目前在我国，对事业单位的档案管理当中仍然存在着一些问题，相关工作人员一定要将这些问题进行高度的重视，从而提升解决问题的效率，帮助我国事业单位档案管理的效率更高，质量更强，同时也对我国事业单位发展带来更好的保证

1事业单位档案管理信息化建设重要性

首先，促进档案查询借阅效率的提升。对于传统的档案管理方式而言，档案查询问题是纸质档案管理的最大困扰，这是因为纸质档案多存储于特质档案盒中，根据顺序保存在档案架或档案柜中，借助档案目录查阅或确定档案存放位置，继而找到档案。同时在借阅档案环节，由于纸质档案具有易损性的特征，必须要做到随借随还，借阅的时间不能过长，防止档案损坏现象的出现。而随着档案管理的信息化建设，档案都属于电子文档，利用计算机进行快速准确地查阅，通过拷贝复制等方式提高档案管理效率，避免损坏原始档案。其次，实现档案管理期限的有效延长。以往事业单位在档案管理工作中，基本选用纸质存储的方式，即利用纸质来存储档案资料信息，而纸质易受外界环境的影响，增加了档案资料管理、储存、采集等环节的难度。档案管理的信息化则是利用网络平台和电子平台进行管理，用磁盘存储档案，对档案管理模式进行创新和优化，从而节省保存成本，提高档案资料的完整性和安全性，确保档案管理的信息化建设。

2事业单位档案信息化建设面临的困境

2.1基础设施建设薄弱

处在档案信息化建设的社会趋势当中，越来越多的事业单位意识到档案信息化建设的重要性，并且基于《事业单位人事管理条例》要求进行着档案信息化建设。但是，由于技术、资金等诸多因素的影响，相当一部分事业单位本身的基础设施显然无法满足当前档案信息化建设的要求，正是因为硬件基础建设方面存在的滞后性，使档案信息化建设的开展受到制约。

2.2人员综合素质低

强化档案管理人员的工作能力，在档案信息化建设中发挥着重要的作用，但目前事业单位档案管理人员缺乏较高的综合素质，不能满足档案管理信息化建设的实际需要。如部分事业单位没有培训或更新档案管理人员，管理人员缺乏丰富的信息化管理经验，在档案管理工作中无法满足科学、准确、熟悉的要求，不能满足信息化建设的多样化需求，影响档案管理工作的顺利开展。

2.3规范与标准不够统一

对事业单位来说，因为多年发展过程中累积的档案数量非常庞大，而档案信息化建设本身相关的规范、标准相对较为复杂，再加上近年来信息技术的全面发展，使档案信息化建设始终处在动态发展的进程，这就使得事业单位档案信息化建设往往难以达成横向对各种通行技术标准的兼容性，纵向为未来信息技术发展留下余地又能兼容以往的标准规范。

2.4信息安全管理不到位

与传统的档案管理模式相比，信息技术多元化的收集能力扩展了档案管理的信息收集渠道，强大的信息处理能力实现了信息资源的充分利用，数据库以及云技术实现了海量的数据存储需求，网络技术实现了信息的快速共享以反馈。但是，其在极大程度上便捷了管理工作的同时，也带来了更加隐蔽的网络风险。例如：黑客攻击、病毒入侵、数据丢失等等，都会导致非常严重的经济与社会损失。

3应对措施

3.1加大软硬件建设力度

档案信息化建设始终处在动态发展的进程，要想保障事业单位信息化建设的有序推进，其对于硬件的要求越来越高，并且需要的配套设施也越来越多。基础配套设施的完善，档案系统、网络的维护，均需要依靠资金的支持，资金的投入至关重要。具体来说，各个事业单位需要把档案信息化建设纳入到发展战略与整体规划中，建立健全相关的监管措施。与此同时，事业单位其他部门需要给予档案信息化建设充分的理解、支持，给予档案管理部门更多的资金支持，保障档案管理信息化建设的有序开展。

3.2提高人员综合素质

事业单位档案管理人员在信息化操作技能方面有所欠缺，无法熟练利用计算机技术进行档案管理工作，致使档案的修改与录入存在一定难度，降低工作效率。因此事业单位要加强人员的技能培训，使其熟练掌握相关技术和操作方式；或者是引进优秀的人才，减少人员因操作不熟练而产生错误的档案信息，从而提高档案管理工作效率，实现档案管理的信息化目标。除此之外，单位要鼓励档案管理人员要从思想上重视档案工作，对其所需注意事项进行充分认识，或者是加强人员专业能力的考核，构建科学有效的考核制度，培养出符合岗位所需的高素质的人才。

3.3完善档案管理标准与规范

科学、规范、统一的标准与规范是有效保障事业单位档案信息化建设的先决条件。对事业单位来说，应当基于当前档案管理工作的实际情况，制定一套完善、规范、统一的档案管理工作标准与规范，具体来说，包含以下几个方面：其一，在事业单位内部构建统一的档案目錄标准，以便于针对档案相关的信息员实施规范处理，方便相关部门在使用档案资料时进行便捷、精准的检索。其二，完善档案管理相关的规章制度，事业单位可以尝试吸收借鉴各个企业在档案管理方面的经验，建立一套涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系。其三，事业单位还应当构建一套与档案管理制度相符的监管体系与奖惩制度，以便于针对档案信息化管理相关工作进行全面的监管，充分调动档案管理人员的能动性。

3.4健全监督体系，强化安全管理

在信息化的时代背景下，信息资源对企业、单位、组织发展的作用已经越来越重要。对此，要想实现档案管理信息化建设的稳定发展，必须从实际出发，强化信息技术的安全管理。一方面，应该健全监督体系，在信息技术的基础上，实现对档案管理工作的全方位实时监督，及时发现因主观或客观原因导致的信息安全问题，以此提高单位的档案安全管理能力。另一方面，应该建立网络信息安全管理体系，建立信息安全防火墙，提高档案信息的安全性。例如：可以应用网络虚拟机技术，建设信息安全防火墙，在最大程度上避免黑客以及病毒的恶意入侵。同时，可以合理运用云技术，以此实现信息数据的跨端口共享，避免了因为系统损坏、计算机故障、操作失误等原因造成的数据异常丢失或破损。

4 结语

综上所述，随着现代信息技术的快速发展，事业单位的档案管理工作也发生了极大的变化。为了实现事业单位的档案管理信息化建设，必须要树立现代化的管理理念，以现代化的管理措施，使事业单位社会公益事业性质得以更好发挥。

参考文献

[1]李卫东.事业单位档案信息化建设的问题研究[J].黑龙江科技信息，2017，（03）：195.

[2]王小红.浅析事业单位档案管理信息化的有效建设策略[J].经营管理者，2017，（08）：267.