浅谈企业产品数据管理系统中的文件控制

徐青平

1 前言

随着信息化及办公自动化的不断发展，各企业在产品设计等方面也开始寻求自动化、规范化，开始引进PDM系统（即产品数据管理系统），随着PDM系统的引进和不断推广，PDM系统中文件的控制给档案管理人员又提出了新的挑战。本文从目前形势分析、PDM系统在行业内的应用及文件控制现状等几方面进行阐述和分析，同时提出系统中文件控制的设想，以便大家研究切磋。

2 形势分析

在20世纪的60、70年代，企业在其设计和生产过程中开始使用CAD、CAM等技术，新技术的应用在促进生产力发展的同时也带来了新的挑战。对于企业而言，虽然各单元的计算机辅助技术已经日益成熟，但都自成体系，彼此之间缺少有效的信息共享和利用，形成所谓的“信息孤岛”；并且随着计算机应用的飞速发展，随之而来的各种数据也急剧膨胀，对企业的相应管理形成巨大压力：数据种类繁多，数据重复冗余，数据检索困难，数据的安全性及共享管理等等。

企业面临数据膨胀所带来的压力，开始寻求对处在不同阶段、不同产品的设计与制造数据及对产生这些数据的过程进行管理，对这些数据进行充分利用，使工作流程更为流畅，避免这些数据流失和失效。产品数据管理能力已成为描述企业综合竞争力的重要指标之一。而PDM是以软件技术为基础，是一门管理所有与产品相关的信息（包括电子文档、数字化文档数据库记录等）和所有与产品相关的过程（包括审批/发放、工程更改、一般流程、配置管理等）的技术。提供产品全生命周期的信息管理，并可以在企业范围内为产品设计与制造建立一个并行化的协作环境。PDM提供解决在浩如烟海的数据中，提取有用的部分，去除重复、无效的内容，使有用的部分上升为一种知识，变成企业的智力资产；让这些智力资产在企业中畅通无阻，让所有相关的人员在他们需要的时候，能够得到它们，而无论他身在世界的哪一个角落；让未得到授权的人，得不到企业不希望他们得到的东西。这正是企业面对市场竞争，面对即将来临的21世纪，保持不败，取得成功的最好保证。企业引入PDM系统是大势所趋。

3 PDM系统在行业内的应用及文件控制现状

PDM信息管理模型，由于将产品结构当作一种特殊的脱离于图纸和工艺等物理文件而单独存在的信息进行管理，难以实现零部件自身的版本管理，也难以实现产品结构的版本管理，那么在一棵产品结构树上要想实现产品结构的替换代用、选用关系管理也是很艰难的，因为产品数据已经被割裂为图纸信息和产品结构信息两部分了，产品结构信息仅仅靠单一的产品结构树来表达，在产品结构树上靠节点与节点之间的父子关系联结，父子关系过于单调，难以在不同的节点或者节点类上定义可变属性，也难以进行装配变量约束规则的控制。如何解决版本管理问题，各企业数据版本管理差别很大，有些企业依赖编码，有些企业则采用人工干预。PDM系统中的文件控制是传统设计方法中最难以规范的话题。

目前行业内，沈阳、成都、湖南等企业均已引进或已开始实施PDM系统，各单位档案部门对PDM系统的参与程度和方法各有不同，但总结一下大致有两种情况：一种是PDM系统中文件与兰台链接，实施即时同步归档（三维图纸转化为二维图纸或压缩打包），对系统内文件的管理和分发在兰台系统内进行；一种是把兰台定位于历史数据管理系统，对于PDM中的文件则完全在系统内进行管理和分发。但有一个共同点，都没有完全实现无纸化。

大部分单位都要求兰台档案系统与PDM系统中图纸实时同步，并在流程中设置归档流程并赋权，档案人员对流程中即将归档的图纸文件进行检查批准，充分发挥了档案系统及档案人员的作用，而个别单位则把兰台系统定位于历史数据的存储、利用，但PDM系统中图纸文件的条目、发放信息及二维图纸都导入了兰台系统，PDM系统中的一些动态数据只在PDM系统中进行管理。

由于PDM系统是一个动态的产品数据管理系统，无法实现静态的档案管理，那么，大量的归档文件如何从系统中导出、备份管理，就显得尤为重要，电子文件保管期限随保管条件、保管介质不同而不同，但无论如何，其保管期限都无法与纸质动辄保管千年的期限相比。因此，档案人员在电子文档提交归档后，需根据要求定期进行物理归档，同时，纸质存档一份。

4 PDM系统中文件控制的设想，主要思路及做法

制度和规范建设方面要充分重视产品数据的标准化和流程的规范化制度建設。实施PDM系统工程，必须高度重视流程的标准化和规范化制度建设问题。制度、规范及实施细则（工作流程）的应通盘考虑和制定，必要时可考虑实施节点考核，限期完成。突出流程优化、方便快捷、易于操作、运用高效等要素，同时，依靠系统、流程、及制度确保PAM系统中电子文件的真实性、完整性、有效性。PDM系统是一个复杂的动态数据管理系统，其中创建的各类文档，应遵循各自不同的审签流程进行审批和归档，否则，流程不能顺畅进行，其电子文档不能实现系统在线逻辑归档。PDM系统文件归档按研制过程中的不同阶段和不同版本进行。制定全面、系统、可操作性强的规范。同时还应遵循下列原则：

1）归档要求。

（1）所有公司研制产品原则上都应进入PDM系统创建、签署（含会签），并按不同文件审签流程进行流程审批，同时实现电子署名。

（2）经过PDM系统创建、完成签署的各类文档、图样相关属性应著录齐全，图符及标注应符合公司相关标准与规定。

2）通过流程会签提交归档的各类文档、图样的打包命名应遵循下列规则：

（1）对于单个Item Rev发起流程，流程名称自动继承Item的图号、版本、名称。

（2）对于多个Item Rev发起流程，流程名称的描述应能够反映出流程中所有对象的信息。（3）通过流程会签提交归档的文档、图样原则上以一份为单位打包归档。产品图样以一个型号为单位打包归档。文件编号及编写原则按公司相关标准及规定执行（流程发起是以数据编制者为单位）。（4）通过流程会签提交归档的文档、图样原则上应保持完整性、成套性。且发放单位明确。不允许单个零件或单页提交归档。（5）对于更改文件，更改单与更改文件应同时通过流程提交归档，同时，二者要保持一定的关联性。且更改文件应与更改单所载文件相一致。（6）对于符合归档要求的文件、图样，档案部门接收人员应在PDM系统中进行接收归档，同时在文件图样归档人员归档本上手工签字确认；对于不符合归档要求的文件、图样进行否决，同时，不再接收纸质文件图样（含硫酸纸）。

3）归档电子文件的动态管理：

（1）归档后的电子文件发放：A、在初期，完成流程审批归档后，电子文件自动发布，只要在系统中有用户角色的所有人员都能看到，待过渡期满后，归档电子文件的发放，由档案部门主管人员严格按定额发放，定额外用户临时需要参阅的，通过申请经批准后赋权。B、纸质发放，经档案馆接收人员接收归档的文件、图样，将自动转入PDM系统出图人员的邮箱内，档案馆出图人员依据接收人员提供的任务单进行打印出图（白图）。

（2）经PDM系统打印输出的文件/图样，由档案馆负责加盖 “PDM系统出图”标识章（技术文件加盖封面；产品图样逐页加盖），以区别于纸质归档的文件材料：并负责PDM系统归档后输出打印文件、图样的发放，发放的文件/图样不再加盖印章；需要存档的文件/图样还应加盖红色印章；若需增发定额，由使用单位按相关要求办理，同时加盖有关标识章。

（3）归档电子文件的更改。

①通过系统流程提交归档的各类文件的更改，一律采用换版形式，且保留历代版本。最新版本为有效版本，此前所有版本皆视为作废无效文件。

②系统中最新有效版本为现行现用，其它版本仅作参考。