职业院校人事档案管理问题与对策

章志梅

摘 要：随着社会经济的发展，信息技术的提高，各企事业单位人才流通速度加快，对人事档案管理工作的要求也越来越高。作为教书育人的职业院校，对教职工的人事档案管理更需要严格，不仅对教职工的一般资料，而且对其各项工作成绩、综合素质等均需要全面记录。但当前的院校人事档案管理中尚存在部分问题，本文即针对这些问题进行展开分析，并探讨对策。

关键词：职业院校 人事档案管理 问题 对策

引言：人才，是这个世纪最热门的话题，与最抢手的资源。本着“人才强国，人才强校”的战略，各职业院校不断招聘、引进人才，教职工队伍日益壮大，作为院校人力资源规划基石的人事档案管理工作也引来了新的挑战。

1职业院校人事档案管理的重要性

1.1人事档案在人才建设中的重要性

一份完整的人事档案包括了每一名员工的个人信息，求学、任职经历，学历、职称，培训方向、专长，工作中取得成绩，获得的荣誉等等，全面、真实的反应了员工的综合信息，在员工求职时，招聘单位通过档案描述，对员工的个人情况一目了然，选择是否任用时，也可以此为依据。通过对人事档案的科学管理，可以更清楚的掌握院校师资队伍情况，明确师资队伍的优势与劣势，为进一步加强师资队伍建设，可以更有目标的引进人才。健全的人事档案管理系统，在牵涉到人员晋升、任免时，能迅速提供可靠、完整的资料，为领导的决策提供了有利依据，也能让每一名员工都有公平发展的机会，从而打心里对学校组织产生信任感，自觉自愿的在学校稳扎实干，为学校的发展贡献自己的一份力量。当学校有成立新项目、新部门时，也可以根据人事档案情况更方便、迅速的调动适合的人才，即能节约时间成本，又能优化人员配置，利于新项目、新部门的运转。因此，院校人事档案管理系统是否健全、完善，直接关系到学校长远的发展。

1.2 个人档案在个人发展中的重要性

个人档案随着员工的学习、工作经历，一路跟随员工到每一个工作单位，每一次岗位更换的时候，都会有内容更新，可以说，人事档案就是一个员工的所有成长经历，也是所有走过路程的证明，伴随着员工的一生。员工凭借自己档案中的经历、信息、取得的成绩来争取晋职、升迁的机会，每取得一次成绩，都会在人事档案上增添新的一笔，将其中的内容一点点丰富起来。如果沒有完善的管理体系，导致资料未被妥善保管而残缺不全，每次到晋升的时候，都会要求员工重新自行准备材料上交，而不是直接查阅人事档案。由于晋升需要准备的材料非常复杂，需要花费大量的精力，这样一来，就会造成大量的时间浪费，员工怨声载道，影响工作效率，对学校的管理质疑，动摇继续为学校扎根奉献的决心，造成学校人心浮动，人才难以留住，制约学校发展。

1.3人事档案对院校和谐发展的重要性

院校建立完善的人事档案管理制度，有专人管理，专人定期整理，并根据每名员工新变更的资料，不定时增补档案信息，保证每名员工个人档案的完整性，相当于保护了每名员工的利益，保证了晋升、任选时的公平公正，以及人事变动时的高效性，促进了院校的和谐发展。

2职业院校人事档案管理存在问题

2.1院校对人事档案管理缺乏重视，没有完善的管理体系

大部分院校都以做出科研成绩、创造经济效益为重，而人事档案不是直接化为经济利益的手段，不能直接提高学校的声誉，在领导层面就得不到重视。很多人认为管理档案就是简单的将纸质材料装订整齐，将档案库房打扫干净，需要用的时候能找到，不随便泄露或丢失就可以了。所以，平时很少有人去过问，没有足够的资金支撑，更不用说建立什么完善的体系了。管理制度上也不健全，档案管理出现纰漏的情况，对管理人员也没有明确的奖惩措施，没有责任到人，出现问题就可能会“踢皮球”，最后不了了之。

2.2管理人员综合素质不足

因为档案管理本身在院校得不到重视，分配到档案室的管理人员自然相对来说文化、素质等均较差，有些没有专门人员管理，还是由其他部门的人员兼职，影响了管理人员的稳定性。收入待遇也普遍偏低，大部分管理人员缺乏工作热情与责任心，不思进取，得过且过；对档案管理认识不足，又没有专门的资金用于相关人员的培训，管理人员本身不清楚档案里需要什么、缺什么，不会适时通知院校教职工及时提交必须的补充材料，导致需要查询档案时，发现材料不完整，缺失较多。

2.3管理方式过于落后、单一

由于领导层面对档案管理的重视不够，资金分配时，大多数都分配给容易出成绩、创收益的科研项目，导致很多院校的人事档案还是完全手工管理。档案资料包含信息量复杂，完全手工整理、记录、装订，工作繁重，耗时较大，管理人员配备不足，有限的人手需要应付巨大的工作量，又没有健全的激励机制，更不可能有工作上的积极主动与创新。

2.4档案管理与人事管理脱节

现今，人们对自身的发展越来越重视，在一个单位得不到预料中的提升，不能按自己的目标计划前进，往往就会选择跳槽去新的单位，人员的流动非常频繁。有些院校没有完善的档案管理体系，档案提交程序复杂，内容不全，会使得人员在变动工作单位时，弃原档案不用，直接建立新档案，造成档案紊乱，甚至有人无档，有档无人的现象，让档案管理纯粹成了不能发挥实际作用的摆设。

3职业院校人事档案管理的对策

3.1增强档案意识

需要通过对档案管理工作的宣传与档案管理相关法规授课，让全院教职工从上到下都能认识到人事档案管理的重要性，认识到档案关系到切身利益，认识到档案关系到晋升、任用的公平公正，提高人事调配的工作效率，以及保证学校决策的正确性。提高了认识之后，逐步将档案管理纳入学校年度工作计划，建立工作考核机制，组织专门人员定期检查、督导，认真听取档案管理人员的意见和建议，针对问题及时提出解决办法。完善档案管理制度，建立科学、合理的奖惩措施，提高管理人员工作积极性。

3.2加强专业培训

定期组织管理人员进行相关专业知识培训，扩充专业知识，提高专业技能。定期考核管理人员对档案业务的熟练程度，对考核优秀人员给予一定奖励，考核未通过人员予1次补考机会，若再未通过，需给予一定惩罚。加强管理人员思想建设，增强管理人员对本职工作的责任感与事业心。平时需要多关心管理人员的工作、生活，了解他们生活、工作上遇到的困难，给予一定帮助，让他们感受到组织的关心，从而自愿在工作上给予回报。

3.3建立档案管理网络平台

加大资金投入力度，实现人事档案管理的信息化。建立档案管理网络平台，由专门操作人员电脑录入信息，建立完整的档案数据库，设立搜索查询系统，便于查询、调用。配备专门的档案网络管理人员，定期维护、更新，保证整个网络平台的运行。

4 结语

人事档案管理是一项系统化、复杂繁琐的工作，需要院校整体高度重视，投入大量的人力物力，在这项工作合理化、规范化的同时，也能推进院校的发展。

参考文献

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