新时期加强事业单位文书档案管理的思考

代常红

摘 要：為了提高事业单位的管理效率，在经济发展如此迅速的时代背景下，我国的事业单位普遍需要加强对文书档案的管理。因为文书档案对于事业单位的运行和发展来说有着重大的意义。但是，有关于文书档案的工作被诸多事业单位忽略掉了。本文着重论述事业单位中关于文书档案管理出现的问题和解决办法。

关键词：事业单位；文书档案；管理

在国民经济快速发展的过程中，我国的事业单位同时也在不断向前发展。那么，作为记录事业单位来龙去脉的文书档案工作成为了当务之急。为了让事业单位的文书档案能够更好地成为单位领导的决策依据，成为辅助事业单位健康发展的重要力量，对于我国事业单位文书档案管理工作仍需加强管理。

1认识文书档案

文书档案包含了总结、命令、请示、信函、通知、决定、布告和会议记录这几种形式。它产生于企事业单位、机关团体在行政管理事务活动中，是对文书的一种习惯性称呼。能够对一些待归档的文书进行排列分类、组卷编目则是文书档案管理工作。

2文书档案管理的重要性

只有真正认识到了这项工作的重要性，才能真正地重视起这项工作来。为了事业单位未来的发展和和国家经济的迅速增长，事业单位的文书档案管理工作者要肩负起这个责任来。因为文书档案工作本身具有一定的挑战性，需要工作者有很好的专业素养和一定的耐心。除此之外，一些关于事业单位的重要决策也会把文书档案作为一定的参考依据。它作为一种信息资源，与国家信息档案各有优势，同时文书档案还记录了一些相关员工和领导的个人信息。

3关于事业单位文书档案管理的问题分析

3.1管理人员的业务素质薄弱

由于文书档案的管理人员没有进行相关的档案规范化管理知识教育培训，对档案管理中一些复杂的工作难以胜任，一些工作中的问题得不到解决，导致档案得不到科学规范的整理与规划。其中涉及机密性和专业性很强的内容，一些职业道德感较弱的人员不甚泄露的事情也会发生。这对于档案管理工作的顺利进行是非常不利的。由于这项工作是需要一定的耐心且是一项复杂的归纳整理的文书工作，容易造成一些管理人员工作懈怠，敷衍了事。还有一些工作人员因为工资问题离开了工作岗位，这些问题如果得不到解决将会影响到事业单位的发展前途和重大决策。

3.2文书档案的存放条件较差

把一些文书档案随意地与杂物存放在一起，需要这些资料的时候自然是降低了事业单位的工作效率，没有科学有序地将这些档案存放在存储室里。再者相关事业单位并没有利用电子信息化设备来搜素查询这些文书，仍然是手工化阶段。这就使这项工作杂乱无章，浑然无序。导致了工作质量得不到提高。这是由于相关的档案管理工作做得不够到位，将其当作摆设而已，完全不重视这项工作。这都是由于相关事业单位忽视了对事业单位文书档案管理工作的重要性。

3.3重视程度有所欠缺

由于对文书档案管理工作的重视程度不够导致对其资金的投入，也就是杯水车薪而已。得不到相关资金的支持，很多档案管理工作无法有效的展开。例如：招有着专业水平的工作人员，建立档案电子化管理系统，为文书档案建立更好的储存室。除此之外，还影响到了文档的分类和归档工作，这是一个极其重要的环节。能不能有效地发挥文书档案管理的功效关键在于此。重视程度的欠缺导致档案管理工作无法顺利进行，因此会降低整个管理工作的工作效率，使档案的分类不够科学化。由于重视程度的欠缺，我国事业单位的信息化程度是较低的，管理人员没有建立起普遍的信息化意识，对文档不能进行有效地准确的处理，从而导致的工作效率低下，将文书档案的价值发挥到最大。

3.4文书档案的管理理念和管理方式落后

由于文书档案这项整理工作是繁琐的，其又是非常严谨并且依照一定的原则和依据的，有一定的工作量。故而一些单位将文书档案存储之后很少再去查阅忽略了它的内在价值。故而其管理理念的落后之处。有些事业单位聘用不熟悉工作流程的兼职人员，导致一些国家机密泄露或者消极怠工的现象发生。有些事业单位的工作是上级领导难以重视的，这就导致了管理制度的落后，然而这对于档案的管理是不利的。这些在文书档案中出现的问题需要尽快的解决掉，否则影响事业单位的决策和国家经济的发展。

4关于加强文书档案管理工作的策略

4.1提高管理者的职业素质

为了提高工作效率，优化事业单位文书管理工作需要提高工作人员的综合素质，聘用有相关专业修养和有责任心的人员，并岗前培训，不断地与时俱进丰富文书档案管理者的管理经验和专业实践知识。增强他们的业务管理能力，选拔有责任人心，能够有足够的耐心来面对这份工作。笔者所在的单位在领导的支持下建立了相关的用人制度并严格执行，持证上岗成为硬性条件，这将有利于单位开展今后的文书管理工作。为了提高员工的思想认识和职业道德水平，应多次进行培训，充分发挥个人的工作潜力。

4.2加强对档案的集中管理和加强对档案的保密工作

将各个种类的书分门别类并建立统一的档案室，并利用相关的电子设备对每个档案做统一管理登记每个档案的基本情况避免文书档案留在处室和个人手中的情况发生。积极开展文书档案的收集工作，尽可能地使文书档案保存完整，工作人员还应有协作意识，与其他部门配合更有利于开展此项工作。对统一放置的文书档案资料室应该进行保密加固，防止档案的丢失，并制定严格的相关的规章制度，对泄露档案的人员进行处罚，并安装监控和报警设备起到震慑作用，事业单位应该做好保密工作。

4.3提高对文书档案的重视加强信息化建设

只有做好了文书档案的管理工作，事业单位的档案管理体系才会越来越完善。要想做好这项工作，应该转变对文书工作的认识，只有重视起这项工作才能做好这项工作。通过资金、人力等方面对文书管理工作的扶持，完善相关的设施，提高工作效率。再者要学会利用现代化的技术，对文书资料进行统一管理，实现工作流程的透明化和标准化。能够将信息化运用到工作当中是现代化事业单位的办公趋势。这种信息化的工作流程不仅能提高工作效率，对于一些机器能够实现的任务代替了人力工作，有利于减少人的工作失误，是符合当今信息化发展潮流的。

4.4完善管理制度创新管理理念

建立一个奖惩并施的管理制度，既能够对文书管理者的努力工作的鼓励，同时也是对缺乏责任心消极工作者的惩罚和警示。将物质和精神奖励并用，使文书管理者感到对自己工作的肯定与价值感。当然最重要的就是制定的相关制度要结合本事业单位实际情况，使工作者能够普遍接受的合理的范围之内。事业单位可将晋升机会留给富有责任心且业绩突出的工作人员。这样能够形成良性循环的工作氛围做到奖罚分明。除此之外，在管理中一切以“以人为本”，事业单位应充分认识到管理者对于事业单位发展的重要性。能够及时的了解到管理者各方面的需求才能事他们安心工作，提高工作效率。以更加宽松人性化的工作理念对待工作者。利用合理的制度来激发文书档案管理的积极性，让员工与员工之间形成互相竞争互相合作的工作氛围。

5总结

上述关于事业单位文书档案管理中出现的问题及如何应对已经给出了答案，只有在实践中才能真正地解决问题，在经济快速发展的驱动下，事业单位文书档案管理显得尤为重要，这就需要文书管理工作者积极的面对挑战，认识到这项工作的重要性，使事业单位能够适应经济社会的发展是其主要目的。

参考文献

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[2]侯燕.信息化背景下事业单位文书档案管理分析[J].财讯，2017，（14）：65.