财务会计档案信息化管理建设探讨

梁燕仪

摘 要：随着社会的发展，信息化成了当今世界的主要趋势。为了保障财务信息安全并且方便管理，财务会计档案的信息化管理成为了一个必须面临的问题，必须革新财务会计档案管理的方式方法，拓展财务会计档案信息化管理的途径，为财务会计工作更有利开展打开门路。为了实现对于财务会计档案的有效管理，必须实现对于财务会计档案管理的信息网络化管理，这就需要建立财务会计档案电子管理系统。本文将探讨财务会计档案信息化的主要内容，并为财务会计档案信息化管理建设提供参考建议。

关键词：信息化管理；财务会计档案；建设

财务会计档案是会计核算的专业性材料，它是单位财务经营状况和营收状况的凭据，是单位重要的经济历史数据；2016年1月新《会计档案管理办法》规定，会计档案管理年限调整为10年和30年两类，其中包括财务会计原始凭证，财务报告、会计账簿等重要资料。会计档案保管时间的延长，务必使单位会计档案储存空间上造成难以应对的压力。然而这些重要的资料对于一个企业的发展是不可缺少的，它是分析企业在社会经济中定位及发展的有效途径，它的重要性和产生存在的时效性使我们必须妥善安全的保存的。财务会计档案也是企业重要的机密资料，任何人不能擅自变更改动，因而在财务会计档案的管理的严密上就显得尤为重要。鉴于此，现在援用原有档案管理的条件择优保留外，必须革新财务会计档案管理模式，建立先进可靠的信息化系统来保证财务会计档案的存储，使财务档案保管既安全又节约空间，又有利于历史数据的利用。为此需要建立电子化的财务会计档案管理系统，建立方便高效安全的管理体系是保障财务会计工作顺利进行的首要前提。

1 财务会计档案信息化管理

1.1 数据管理

新的《档案法》明确了单位可以利用计算机及网络通信等信息技术手段管理会计档案。数字化是财务会计档案管理最重要的一步，传统的通过纸张保存档案的方法不仅容易出现细菌虫菌及丢失损毁的情况，而且不方面查找使用，大大降低了财务会计工作人员的工作效率，降低了企业的生产效率。建立系统的数据库，不仅为财务会计档案提供了安全的保障，而且在查询检索的过程中大大节省了时间，是在当今快节奏工作方式下的重要选择。

1.2 加强建设财务会计档案信息网络化

档案的作用就是在必要之时发挥其关键性能，实现财务会计档案信息网络化不但能够提高工作效率，而且还能够保证数据的真实可靠，不容易出现大的纰漏。而且在数据的远距离传输方面也做到了方便快捷，两地距离远的关联企业需要在财务会计档案方面产生联系时，可以通过网络完成，而且在不同的地域都可以完成财务会计档案信息的检索查询，省时省力。所以对于财务会计档案的网络化建设是有效管控财务会计档案信息的重要手段，是提升管理水平的有效途径。

1.3 建立辅助决策系统

当一个企业的领导者需要完成对于财务使用的决策时，必须依靠网络技术建立财务会计决策辅助系统。这样的做法不仅仅能够提高决策者的决策水平，为企业的生产发展奠定一个优良的基础，更可以提高管理者的决策效率，提高在决策时的准确性，是企业发展稳定性和安全性的保证。

2 财务会计档案信息化管理建设的方式

2.1 提升硬实力

2.1.1 财务会计档案信息化的建设需要不断提升网络的建设水平，这是保证档案信息化的基本前提，并且会促进档案在财务会计工作中的重要作用得以高效发挥。一个健康的网络水平，不仅能为财务会计档案信息安全性保驾护航，还会大大减轻工作人员的工作壓力，保证数据的真实性，是档案数据体系建立的重要组成部分。

2.1.2 财务会计档案信息化的建设需要完成建设财务会计档案管理的辅助决策系统。企业决策者需要通过财务会计档案来分析企业的发展道路，在这个过程中，财务会计档案的真实性和准确性就成了决策的关键。建立完善的辅助决策系统，不仅能够帮助决策者更加便捷的完成财务会计分析，为企业发展制定良好的发展战略，而且还能够同过数据分析，找到财务会计中存在的问题，纠正决策者的偏差。面对如此巨大的工作项目，需要通过电脑科学和控制论进行辅助，营造完善的辅助决策系统，它会对财务会计档案进行有效的处理，并且根据不同的工作状况来确定不同的处理策略，这样的辅助决策系统能够实现对财务会计的有效管控，更可以保障财务会计档案各项工作顺利进行。

2.1.3 财务会计档案涉及企业的战略方针，所以其安全性要得到切实的保障，建立一套完整的控制体系是增强其可靠性的有效手段，还可以对财务状况进行透明的监督。要想建立可靠的控制体系，必须对系统进行合理的监控，并且在每个任务阶段完成工作后进行安全备份。

2.2 提升软实力

2.2.1 制度是一个企业发展持久性保证的前提，所以要想完成财务会计档案信息化管理的建设，就必须制定有效的制度作为保障，这是一个企业长远发展的基石，是完善财务会计档案信息化管理所必备的软实力。首先要对财务报表体系进行完善，因为财务报表是财务状况的真实反映，只有保证财务报表的可靠性才能为信息化管理提供一个基本的道路，所以提升财务报表的水平是制度制定以及实行的前提。其次就是提升核算体系的能力，以促进管理控制体系的完善，在财务会计档案信息化管理的每个环节上，实行有效的管控手段，避免出现纰漏，才能使得整个管理体系的建设更高效。

2.2.2 管理人员应当时刻注重对于财务会计档案信息化管理工作的监督，保证每一条数据有证可循，把企业的财务状况当做放在心里时刻关注，这样才能在整个管理体系上下一心，促进管理体系的完善成熟。

2.2.3 对于财务会计档案信息的利用是一件至关重要的工作，在电子化信息的时代，每一条数据的对比和整理都显得轻而易举，这样使得决策者在分析企业财务状况时更加清晰有条理，这是传统的财务会计档案管理模式所不具备的优点。与此同时还能给管理者制定企业的长远战略提供有效的参考，帮助其分析市场规律、经济规律，从而提升企业效益。

2.2.4 一个丰富的数据库是财务会计档案信息化管理建设的必要手段。以往传统的财务会计档案的管理方式不但繁琐低效，而且对于数据的分析处理是一个很麻烦的工作。在财务会计档案信息化管理的建设中，一个庞大的数据库系统可以帮助工作人员解决这个难题，数据库的数据资料越丰富，就越有利于财务会计档案工作的进行。

2.2.5 财务会计档案信息化管理的建设始终需要人的参与，这就需要提升管理人员的自身业务能力，培养一个系统的团队，能够对信息化管理中出现的问题及时纠正，能够根据自己的专业知识对管理系统进行改进，这是所有工作开展的前提。

3 财务会计档案信息化管理建设的意义

传统的财务会计档案管理模式，大多采用纸张进行档案的记录与保存，这种方式不但费时费力，而且在记录的过程中极容易出现误差。大量的纸张会占用不少的存储空间，为财务会计档案的保存带来了极大的不便。财务会计档案信息化管理的建设，节省了其存储空间，利用先进的电脑信息化就可以完成对于档案的管理工作，而且在备份的时候，不必像纸张那样需要手动抄写或者打印，通过数据的迁移就能够准确高效的完成，这是传统的财务会计档案管理模式所不能比拟的地方，而且在当今网络信息技术日益成熟的趋势下，纸张档案的保存管理方式必将逐步被替代。所以，及时建立起信息化的财务会计档案管理模式，是一个企业在竞争中立于不败治理的关键。

4 结语

会计档案的电子信息化管理是当今世界的发展潮流，尤其是随着当今世界经济的飞速发展，完成财务会计档案信息化管理的建设是一項势在必行的任务，因为这不仅顺应世界经济发展潮流，更是我国完善市场经济的重要一环。这个过程需要不断提升财务会计档案信息化管理系统的科技水平，引进前沿的科研成果，为管理体系的建立提供可靠的技术保障。同时，财务会计档案信息化管理建设人员应该不断提升自己的管理水平，告别传统管理观念，完成向信息化管理的转变。

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