办公室档案管理规范性的提升措施探讨

赵鹏

摘 要：随着经济的发展，档案管理越来越被重视，办公室档案管理规范化的提升，对事业单位的发展可谓是百利而无一害，但是档案管理工作较为繁琐，需有大量的人力和物力来支撑其稳步进行，因此怎样提升办公室档案管理的规范化，帮助其减少工作量、提高工作效率，使各单位的办公室档案管理能够更加的规范有序，就成为亟需解决的问题。本文根据社会现状以及办公室档案管理规范化的重要性提供几条相关的优化建议，以供交流。

关键词：办公室档案；档案管理；规范化管理

1 办公室档案规范化管理的必要性及其重大意义

办公室档案记载的是某一单位的发展历程及其发展现状，是各单位总结经验教训、制定发展规划的重要依据。是否能够规范化的管理办公室档案，在最大程度上保证档案材料的完整和真实，对于单位的发展至关重要。大数据时代背景下，各种数据资料数不胜数，更是为办公室档案管理工作增加了不小的难度，即使增加办公室档案管理工作的管理人员，也无法得心应手的及时处理各个部门所上交的资料。因此，尽快提升办公室档案管理的规范性就成为各个单位管理者亟需解决的重大问题[1]。

办公室档案规范化管理是单位管理的重中之重，对于单位的有序运作来说也有着重大意义，主要体现在以下几点：首先，提高办公室档案管理的规范化是新形势下的必然要求，它能够使单位在国家新形势的要求下，更好的为人民服务，也能够提高单位应对各种危机的能力，不断优化单位的办公水平、提高办公效率；其次，提高办公室档案管理的规范性，也是單位对于内部管理严格要求的体现。每个单位都是由各个部门构成的，尽管他们的分工和职责不同，但他们的工作重心都围绕着单位来运作，尤其是档案管理部门。各部门之间的交流基本上都是通过办公室档案管理部门进行的。可以说在各部门的交流与联系中，办公室档案管理部门起着不可或缺的枢纽作用[2]；再次，可以促进单位的成长与进步，帮助单位形成现代化的管理方式。随着时代的不断发展，办公室档案管理工作的工作量越来越大，内容也越来越繁杂，而且单位管理人对于办公室档案管理质量的要求也越来越高，所以为了尽可能的避免不必要的错误、提高办公室档案管理的工作效率，很大一部分的单位都选择用计算机系统对档案的管理进行优化提升。这在一定程度上既提升了档案管理的规范性，又提高了档案使用的传输速度，为单位实行现代化管理提供了巨大的优势。

2 提升办公室档案管理规范化的重大措施

根据社会各单位的现状，并结合办公室管理的必要性及其意义，仅提出以下参考建议：

2.1 提高对办公室档案管理的重视，逐步完善档案的规范化管理程序

每个单位的发展都有其不同的成长史，因而也就形成了它们各不相同的管理方式及其规范。当今各单位普遍存在的问题多是由于自身发展的种种原因，致使其眼光不够长远，缺乏对办公室档案规范化管理的重视。一个单位若想要更好更快的发展，在竞争激烈的市场中占有一席之地，就必须要学会改变这种现状。单位要学会“放长线，钓大鱼”，用发展的眼光去看待遇到的问题，不断改进自身的缺点，优化办公水平，以得到更加长久的发展。

例如，单位可以提高对办公室档案管理工作的重视程度并增加对该部门的经费投入，调动部门员工积极性和主动性 ，在此基础上实行严格公正的奖惩制度，有奖有罚，恩威并施。在档案的归类整理中要注意档案的审批和转交，严格部门及各个管理人员的职责，以确保高效的工作效率和档案的完整，这样即使中间有所失误，也可以及时追责[3]；其次，要做好相关工作的反馈，以便于单位管理人可以及时了解档案的管理情况并可参考一些优秀单位的管理经验。比如：制定员工的具体工作流程，经档案归类存放；严格控制档案的借阅时间，保证档案的完整；不定时对档案进行检查，以避免档案丢失。

2.2 紧跟时代的步伐，积极寻求信息化等新兴办公管理技术

当今时代是信息时代，也被称为大数据时代。其最主要的特点便是数据数量庞大、数据种类多。例如就办公室档案管理工作来说，其在日常的工作中会涉及到单位中各个部门所提交的不同数据，而这些数据数量多，种类杂且不说，其中还夹杂着许多重复的同等数据，这也就意味着同一个数据的采集涉及到的可能不仅仅只有一个部门。这或许对于其他部门来说不是什么难题，但是对于办公室档案管理部门来说就会让工作人员很苦恼，同一个数据，到底要存放在哪一个类别下进行归档保存？万一日后有所需要，又怎样才能迅速而准确的查找使用？这些都是难题。但若是我们可以引进现代化信息技术和最新的办公管理系统，使用现代化技术进行统一管理，那么这些所谓的难题便可以迎刃而解。当档案管理人员无法对数据进行准确的分类归档时，只要使用信息系统并根据其所给的提示将档案进行存放即可，而后再将纸质版的文档对号入座。再查找时，先在信息系统上进行搜索，则省事得多。这样既节省了人力，又大大提高了工作效率，使办公室档案管理工作的规范化得到有效的提升。

2.3 从管理部门工作人员着手，提高其工作素质

除了在制度上和技术上的管理与优化，从管理部门的实际工作来看，提高工作人员的工作素质和职业素养是办公室档案规范化管理的重要一环。无论是人工服务的档案管理方式还是后来的信息化管理方式，都离不开相关的工作人员。因此对于工作人员的培养也被提上议程。最直接显著的方法便是对相关的工作人员进行一个长期的培训，让管理人员们深入了解自己所在的单位的文化，帮助他们树立对单位的信任与责任。在日常工作中要做到尊重员工，特别是办公室档案工作人员，积极听取他们提出的合理化建议，加强与他们的沟通，在日常工作中发现问题并逐步完善管理措施。另外，单位还要鼓励办公室档案管理人员继续学习，进行自我深造。单位可以为管理人员们提供定期外出学习的机会，让他们有足够的机会去学习和接触最新的档案管理方式，并将其所学运用到实际管理中，来提升办公室档案管理的规范化。

总结：结合以上内容来看，提升办公室档案管理的规范化既对单位的发展有着至关重大的意义，也对单位整体工作效率的提高起着无可替代的作用。时代的发展，科技的进步，意味着单位的管理方式也要与时俱进，办公室档案管理规范也要不断加强与提高。因此立足于眼前、着眼于未来、适应时代将成为各单位办公室档案管理工作不断发展的必然要求。

参考文献

[1]浅谈档案管理工作的重要性[J].陈钊.科技创新导报.2017（33）

[2]论强化档案管理的重要性[J].李英蕾.科技创新导报.2017（33）

[3]机关事业单位档案管理创新与改革探讨[J]. 郑盛楠.人才资源开发.2016（22）