信息化浪潮下基层档案室建设转型的讨论

彭韵杨 石继辉

摘 要：档案的信息化建设是档案管理发展的必然趋势，然而不同级别的档案机构有着不同的角色定位，基层档案室围绕完成机构内部形成的文件材料的收集与归档工作这一最重要任务，依据自身的实际，建立档案信息化管理的目标。在案信息化建设战略部署的要求、OA系统的普及和电子文件归档的需求、用户需求的转变升级及档案价值利用的需要等背景下，切实做好参与组织机构内部OA系统的建设构建、规范档案管理系统软件的使用、人员的培训及硬件设备升级等基层档案室信息化建设工作。

关键词：档案 档案室 信息化 电子政务系统 转型

1 信息化浪潮对档案事业的冲击

第三次科技革命浪潮是信息技术的高速发展时期，互联网+、大数据、物联网、云计算、智能网、移动互联网、电子政务、数字化及数据化等各类新技术新科技层出不穷，信息技术正全面渗透，甚至颠覆了各个行业。档案管理事业同样受到了信息化的冲击，档案管理面临着从传统的手工纸质作业向信息化作业转型的新挑战。档案学界在此方面做出了理论与操作方面的多种探索，然而大多探索是对档案事业整体信息化的研究，并未细分到不同层次、不同级别档案管理机构的信息化需求。

本文认为，基层档案室是档案收集与整理的一线部门，是档案资源体系的基石根本，角色定位的差异决定了基层档案室与档案局（馆）等部门有着不一样的档案信息化发展需求。因此，基层档案室必须立足自身，认清实际，从而分析基层档案室信息化建设的需求与方向。

2 基层档案室的信息化现状

在国家推行档案信息化的大背景下，基层档案室的信息化进程得到了快速的发展，部分档案室甚至甚至进行创新性的探索，大大提升了档案智能化利用的程度。然而，必须要认识到的是，大部分的基层档案室仍然处于低信息化的程度，甚至是零信息化的現状。

基层档案室信息化发展难主要表现在如下几个方面。一是领导层面的重视程度不足，档案室缺少资金投入，信息化设备不足；二是档案人员缺乏信息化建设的专业知识支持；三是档案信息化管理规范还有待梳理建立。因此，基层档案室的信息化建设目标定位应该循序渐进的，扎实地推进档案信息化过程中的每一步，切勿“大跃进式”地提出过于高级的目标。

3 信息化技术对基层档案室转型建设提出的要求与挑战

3.1 档案信息化建设战略部署的要求。存量数字化、增量电子化的信息化战略是我国推动档案信息化建设的重要抓手，也是我国档案工作适应大数据时代的部署。基层档案室应该响应国家发展，在技术与能力范围内，积极探索开展基层档案信息化工作。一是按“存量数字化”的要求，扩宽档案保存载体形式，采用扫描仪等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、光盘、胶片等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本。二是按“增量电子化”的要求，全面开展原生电子文件的接收归档，按照国家电子文件归档和电子档案管理规范，规范电子文件归档。

3.2 OA系统的普及和电子文件归档的需求。目前，电子政务系统、办公自动化系统（Office Automation System，以下简称OA系统）等办公系统以其高效、规范、透明的优点已经广泛的应用于各企事业组织机构内部，电子文件工作已成为日常工作的常态，OA系统已经实现工作的程序化、流程化，并产生大量的元数据，OA系统公文归档以及电子文件归档成为档案管理工作的重要内容。然而，电子文件归档与纸质版文件归档间的制度过渡、OA系统的网络系统属性与档案软件的单机属性之间的联通、OA系统的流程设计与电子文件在线归档的标准化建设之间的衔接、OA系统权限设置与电子档案的安全与保密性要求之间的平衡等都是基层档案室在组织机构信息化转型中必须面对的新常态、新问题、新挑战。

3.3 用户需求的转变升级及档案价值利用的需要。过去传统的纸质环境下，档案管理传统的人工操作检索慢、借阅不方便，已经不能满足用户的需求。随着办公无纸化信息化的普及，用户对于工作资源利用的效率、便捷有了新的要求，对于档案利用的需求同样发生了改变。运用档案信息系统，建立目录数据库，传统载体档案数字化成为基层档案室信息化建设的重要内容。

档案资源是待开发的宝贵资源，具有业务开展、辅助决策、科研、文化等价值[1]，然而要开发档案价值，可以借助计算机信息技术，通过共享、统计、相关性分析、因果探索等方式，提升档案的完整性，利用的便捷性，编研的精度与深度，辅助档案价值的开发。

4 基层档案室信息化建设的对策思考

基层档案室档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构，是全国档案工作的基础。档案室扎根于基层的特点决定了其自身的定位，决定了完成单位内部各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作监督和指导是基层档案室的最重要任务。因此，在基层档案室信息化建设过程中，加强完成基层档案室基础工作是前提，不应盲目地追求太高的信息化建设目标，如云平台、智慧档案馆、数字档案馆等，应当量力而行[2]。

4.1 承担业务指导职责，参与组织机构内部OA系统的建设构建 档案室是承担着对本单位档案工作进行监督指导的责任，在OA系统与电子文件普及的办公环境下，为了更好地贯彻落实档案管理过程控制的任务，就需要档案室实际参与到组织机构内部OA系统的建设中[3]，根据《电子公文归档管理暂行办法》等国家及各上级领导部门制定的档案收集与归档的标准，梳理与规范系统流程，由事后控制转变为事中控制，促进电子公文归档的规范流程与OA系统有效结合。

4.2 规范档案管理系统软件的使用。档案信息化管理，尤其是归档后的整理分类、编目、立卷、借阅等应当运用专业的档案管理软件进行。对于档案管理软件（系统）的选择，于基层档案室而言，应该选择功能相对成熟、价格适中且能够长期进行合作的应用系统，最好是与上级领导部门，如市、省档案局相一致的系统软件[4]，避免电子数据移交时可能出现的格式错误等问题。本文认为，基层档案室在档案管理软件系统的选择上应该切合自身实际量力而行，基于基层档案室组织机构业务情况、档案存量、档案利用情况及经济能力等实际综合考虑，不应过分追求高级系统将脱离实际，以致事倍功半。

4.3 人员的培训及硬件设备升级。档案管理信息化建设过程中，持续出现档案信息化的新问题新技术是常态现象，这就需要档案人员不仅要有扎实的档案业务知识与水平，而且有一定的计算机技术水平，更需要不断的进行档案知识的补充与更新。另一方面，档案室需要承担培训及普及任务，对组织机构的兼职档案员进行档案管理新技术、新方法、新设备的教育与培训，以全面适应档案管理信息化的转变。[5]同时，按照档案信息化管理、数字化建设的需要，配备必要的计算机、扫描仪、打印机、复印机、相机、录像机等设备，奠定信息化建设基础。

参考文献

[1]彭韵杨，熊建芳，石继辉.数字化时代医院综合档案资源开发的探讨[J].现代医药卫生，2016，32（24）：3899-3900.

[2]朱妍霖，王琳.基层数字档案室建设之我见[J].四川档案，2016（03）：27-28.

[3]廖玉玲.“越位”之嫌引发的思考——兼谈信息化条件下基层档案室职能定位[J].机电兵船档案，2014（04）：41-44.

[4]东晓华.档案信息化建设应量力而行[J].兰台世界，2011（S1）：146.

[5]李婷，耿玲.浅议档案管理信息化是基层医院信息化发展的重要组成部分[J].科技风，2009（14）：99-100.

作者简介

彭韵杨（1989-）；女，广西梧州人，汉族，硕士；现有职称：助理馆员；研究方向：档案信息化。