大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用

摘 要：伴随我国社会经济的迅速发展，科学技术得到了进一步发展。现如今，人类已进入信息时代，大数据技术在社会各个行业中得到广泛地应用。为祖国发展提供巨大的支持，也为企业长期稳定发展带来新的机遇。在大数据环境下，企业的文书档案管理工作面临着一定的考验。引进信息技术进行档案管理尤其重要。基于此，本文阐述了大数据与企业文书档案与信息化管理的基本含义，分析了当前企业文书档案信息化管理的主要内容，最后论述了大数据环境下企业档案管理中信息化的应用。

关键词：大数据环境；企业；文书档案；信息化管理；应用

企业文书的档案管理，作为企业向前发展的重要构成，档案中记载着企业发展历程中重要的信息，反映了经营情况，为管理者做出重要决策带来有力的参考。这是一项极其复杂的过程，涉及到诸多信息的整理与分析。大数据可以迅速收集大量的信息，并具有良好的数据处理与管理功能，极大地提升了信息处理的效率。因此，可以说，大数据的应用对企业的档案管理工作的升级与优化是十分重要的。以下展开具体探讨。

1 大数据的基本含义

大数据是随着人们不断应用互联网技术逐渐发展形成的，它蕴藏着很多重要的商业机密，记录着企业发展真实的数据信息。随着社会的进步，人们对网络的依赖性也日益增加，数据体量慢慢扩大，在此期间逐步形成有些很难被客户实时性地加工和处理的数据，即为大数据。因为数据量不断增多，有的客户通过相关的软件进行文件检索、查询、下载、加工、管理等操作，使得数据整理过程更加繁琐，其难度也不断加大。如今，信息时代已经来临，对数据信息资产的良好维护逐渐成为人们的共识。一般情况下，掌握大数据既是指对众多数据资源的把握，又是对庞大数据来源的掌握。对于带有特殊意义且存在极大的储存价值的信息，经过一系列地加工和处理，进而有效地提升了信息的附加值。现阶段，随着人们不断加深对互联网的应用，大数据己成为日常工作、生活中重要的技术，这项技术深深地影响着社会的每个角落。在企业不断改革升级过程中，文书档案的信息化管理日益推进，大量的文档数据信息己构成大数据环境下信息的重要成分。

2 企业的文书档案与信息化管理

第一，企业档案的文书一般包含很多类型，如大量的文字、图案、动画、录像等。文书档案记载着企业从建立之日起到如今所经历的所有经营管理情况与经济活动内容。例如：企业的财务管理、人事管理等。有的文书具有较大的收藏意义，主要由企业经过处理的文书资源转化的，就是指企业的文书档案。第二，企业的文书档案信息化管理，主要是指相关工作人员应用先进的信息技术，对企业内部的相应文书档案加以采集、处理、整合、排列、传输、开发、存放等，让所有档案经过纸制文件的形成，转变为数字化、网络化的形成。经过这样的转化过程，可以极大地提升企业文书档案的应用价值，进而为企业的生产、经营、管理、未来发展等提供重要的信息參考。大数据背景下，企业的文书档案实现信息化管理尤为重要，指的是充分依托先进的电子信息技术，对为广大客户带来更加便捷式的服务。

3 企业文书档案信息化管理的主要内容

3.1 网络化的管理

现如今，企业的所有文书档案，经过一系列的数字化转变以后，应当及时应用先进的网络技术，借助计算机联网处理，展开统一化的管理。经过联网后的数据信息大体可形成各种不同的数据，形成地域、层次、类型、网络范围各不相同的数据信息，这样的经网络技术精细划分以后的信息，可以帮助客户在查询的时候，更加方便快捷。因此，企业经过精细分类以后展开的档案文书管理工作，对完成网络查询的便捷化、资源的共享化发挥着十分重要的作用。关于文书档案的网络应用性能，一般包含诸多内容，如：网络借阅、网络查询、网络归档、网络分类、网络复制、网络隔离等。

3.2 数字化的管理

传统的企业文书档案主要是以纸质形式的文件存在的，而且管理方式十分复杂，工作量巨大，在记录相关档案文字的时候，录入人员需要完成大量的信息输入工作，在录完以后，还会面临难度较大的整理任务。基于信息量十分庞大，客户在进行相关信息查询的时候，也很不方便。此外，档案放置问题也面临着库房安排紧凑、档案架缺少等问题。而应用大数据技术，企业的文书档案管理工作显得比较轻松。主要依托计算机进行大量数据信息的储存。不仅节约了大量的时间，还节省了人力、财力、空间。在大数据的环境下，企业的文书档案最大的变化是：把纸质档案进行数字化的处理，且安全存入电子档案中，即形成了信息化的档案。良好的企业的文书档案管理是大数据背景下企业档案信息化建设的主要内容。

4 大数据环境中企业文书档案的信息化利用

企业的文书档案管理的宗旨是为用户提供巨大的应用价值。文书档案中清楚地记载了企业从建立初起阶段，到后期发展阶段，经历的所有经济活动。例如：企业的管理制度、财务管理、人事管理、科技成果等内容，有的带有重要纪念意义的文档信息，皆由企业工作人员经过相关文书资源处理以后逐渐转变形成的。所以，企业的文书档案对于企业的未来发展而言，有着十分重要的参考价值。在信息时代下，企业的文书进行档案化管理的目的主要是，为用户充分提供档案资源的服务。企业在发展中，可利用文书档案，为用户特别提供方式各异、功能齐备的优化服务，如借助电子邮件、微视频、网络电话、电子文档等现代化的信息技术，为广大用户带来便捷的档案咨询、查询等服务。这样，应用信息化形式也是大数据背景下，企业文书档案实现信息化管理的重要表现。而且，还可以应用各个地域的网络为用户搭建下载档案数据的平台，在应用的时候，应用企业的文书档案中丰富的信息资源，为用户进行某种产品、服务的企业文书档案的跟踪式服务。总之，企业的文书档案具有十分宽广的应用范围，可以面对全国、全市、某个区域以及企业展开文书档案的开放式服务。

5 结束语

近来，我国科学技术得到迅速发展，先进的信息技术与计算机网络技术推动了大数据的发展，在大数据环境下，企业的文书档案实现信息化的管理是十分必要的。这既是时代不断进步的表现，又是社会发展的客观需求。企业通过应用大数据技术，借助计算机互联网技术，对企业的文书档案有效地管理，极大地提升了档案信息收集、整理、传输、应用的工作效率，同时，也可以为用户提供方式各异、功能齐备的服务。总之，企业文书档案的信息化管理，有效地确保了档案信息的完整性、安全性能，清楚地记录了企业从创立之日起的所有经济活动，为未来的战略发展规划提供更加可靠的信息参考。随着企业信息管理水平的不断提升，档案信息的类型与数量还会进一步增多，更好地满足用户的需求，提升了信息服务水平。

参考文献

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[2]王耀波.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].办公室业务，2016（20）：82.

[3]马红梅.试论大数据环境中企业文书档案的信息化管理[J].办公室业务，2016（20）：176.

作者简介

王佩芬（1982-），女，西南交通大学外国语言学及应用语言学专业，天津市地下铁道集团有限公司，从事档案管理工作。