档案利用工作的对策研究

张弛

摘 要：档案利用问题在当今档案界一直是最受关注的问题之一。要如何在档案界宏观和微观环境都已经和正在发生重大变化的情况下加强和改进利用工作现状，是我们档案部门近期首要的工作。本文从利用者利用需求的变化，探讨了档案利用工作的相应的对策。

关键词：档案利用；对策

档案利用是档案存在的根本目的和价值，本文从五个方面来阐述档案利用工作的对策研究。

1 服务方式从单一到多元

目前，大部分档案馆提供服务的方式无非是档案阅览服务、档案复印等，只有一些大型的档案馆会为纪念特定历史事件举办一些展览。显然，这样的服务方式已太过“保守”，在高科技发达的现代，档案部门理应在现实空间和虚拟空间里提供适合我们档案馆特色的、多元化的服务方式。

1.1 发挥馆藏优势，开办特色展览

中国上下五千年的历史在每寸土地上都留下了脚印，而档案馆是储存“社会记忆”的场所，固然保留了每个地方多样的历史痕迹。所以我们档案馆不应局限于传统的服务方式，而要挖掘我们本部门的馆藏优势，开办特色的展览。这不但为档案馆提升了人气，而且也给公众上了一堂生动的历史课。

1.2 建立“网上档案馆”，让利用者“足不出户，在家查档”

档案网站建设是信息化高速发展时代下，档案馆服务方式的延伸。网上档案馆不仅检索途径多，而且检索方便、传递速度快，大大提高了利用者查找档案文献的速度。网上档案馆因其“精简”的服务，并且永不闭馆，真正实现全天侯24小时服务，受到广大利用者的青睐，尽管目前还不完善，但其必定是未来档案馆提供服务的主流方式之一。

2 服务手段从手工到现代化

查档接待的传统方式，过去以至现在众多档案馆都是实行“三步曲”，即询问验证，办理查阅登记手续—查找检索工具—调阅档案[1]。档案检索工具素来是档案馆和利用者之间的桥梁，因而查找检索工具无疑是重头戏。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在传统的利用模式中，手工检索占很大比例[2]，大部分档案馆均编制了多种形式的检索工具。手工检索工具在一定程度上能帮助利用者查找到所需的档案，但也存在很多缺陷，一些不易操作的检索工具影响和限制了利用工作的开展。所以，档案部门要摈弃这些低效的手工服务方式，普及计算机检索，逐渐向现代化靠拢。不仅要建立案卷级、文件级数据库检索，还要加快建立文档一体化计算机管理。所以，档案部门要引进先进的设备，用高科技武装自己，培养技术人员，开发自动化、现代化的管理软件，使利用者享受到现代化的服务。

3 服务意识从被动向主动

服务是档案职业的生命力所在，也是业界一直最关注的问题。作为现代的档案人员，应该勤于思考，变动思维，不应再认为“利用率不高是利用者自己的事，我们无能为力”，而继续满足于“利用者需要什么，档案部门就提供什么”的服务意识。

笔者建议在档案部门引入“档案公关”。档案工作人员活动场所局限于档案馆内，与外界交流很少。而公关的职责就在于此，主要是通过宣传，使档案部门的工作职能为更多外行人所了解，并建立有效的沟通渠道。這样，不仅能帮助利用者更好的了解档案部门，同时，也帮助档案部门更好的了解利用者。虽然档案部门均有接待人员，但他们并非专门的咨询人员，他们也负责查档工作，因而利用者没有充足的时间进行咨询。笔者认为各省市档案馆应联合为在馆工作人员进行“档案公关”培训。具体培训课程包括各档案馆的馆藏范围、检索工具的使用等。培训期满后，定期到社区、企业、高校做咨询服务，实行轮换制咨询。对于一些编研、编史修志工作，档案馆应尽量为其提供便利，必要时可为其提供“送档上门”服务。这样一方面，宣传了档案部门的馆藏特色，另一方面，也提升了档案部门的社会声望，吸引公众前来查档。

另外，档案部门要善于挖掘“未来利用者”，培养“种子选手”。例如，可开展青少年冬、夏令营活动，邀请学生来馆举办团日、队日和诗歌朗诵会、作文比赛等，携带录象片和展览版面深入中小学校，在各高校举办档案爱国主义专题讲座和知识竞赛，在学校设立档案知识宣传版面等[3]。总之，档案部门要变被动为主动，实施“走出去”和“引进来”相结合的服务战略。

4 服务内容从文书档案到特色档案

档案馆要加强和改进档案利用工作，就要一改过去馆藏结构单一、馆内大量充塞着反映公务性活动的文书档案的状况[4]。

档案部门要吸引民众，提高利用率，就要丰富馆藏，调整馆藏结构。除文书档案外应加强收集与公民个人有关的档案资料，为公众提供特色档案资源。在此方面，可收集有关人生、家世、家庭、家族的档案以及个人学历和履历、业绩和财产、城市历史风貌的土著（原居民）历史、人间重大事件（如SARS对我国的影响、后果）等方面的档案材料[5]。又可收集有关蔬菜水果价格、农作物栽培、盐井酒业等一系列与普通百姓利益相关的档案[6]。如果档案部门可以成为“北京潘家园”一样的文化休闲的场所，实为我们档案事业之大幸。

5 服务时间力争做到365天，天天开馆

档案馆利用率不高，服务时间不合理是其致命因素。“我上班，档案馆也上班；我休息，档案馆也休息。”这是公众对时间不满的真实写照。现在的档案馆有两种生存方式，一种是上班管开馆门，下班管锁馆门，不见用户，只管喝茶。一种是档案馆俨然体育馆，工作俨然百米竞赛，万马奔腾，山呼海啸，佼佼者胜出，相形见绌者出局，好戏连台，观者如云。此乃档案馆文化品牌雄风乍起之气象[7]。而时下的档案馆几乎都是采取第一种生存方式，作息时间的不合理使得公众根本无法抽空去档案馆，而难得的周末休息时间，档案馆却大门紧闭。所以，久而久之档案馆便被公众淘汰出局了。于是档案馆也只能“不见用户，只管喝茶”了。

如何解决这个问题呢？其实很简单—改变对外开放时间，坚持365天，天天开馆。医院在前几年就已打出“专家无假日”的广告，365天营业的商场、宾馆比比皆是，很多服务行业都已经实行二十四小时营业模式。现代人的思维方式是“不确定”、“不可捉摸”的，对档案馆的需求从时间上讲也是不确定的。也许二十四小时开放的档案馆才能够从时间上保证公众对档案馆的利用需求。

365天，天天开馆及实现全文检索是未来档案馆发展的模式。上海市外滩新馆已经实行365天开馆制度，2005年五一期间就接待很多前来查档的市民，让广大市民踏上了“文化之旅”。而网上档案馆是真正的二十四小时档案馆，公众不用受到时间和空间的限制，不仅可以实现全文检索，而且在家就可以轻松快捷地查找到所需档案，省时又省力。这种自由、开放的服务时间真正值得我们期待。

如今，构建社会主义和谐社会，已经是中国最响亮的口号。在此背景下，档案利用工作要如何融入到和谐社会“以人为本”的思想理念，要如何融入其“全面的、协调的、可持续的”思想理念，更集中地发挥档案利用工作的作用，需要我们档案部门审时度势，利用新时期的观点做进一步的分析和研究。但笔者相信，未来档案馆必定是“有求必供”，以其最新的模式时刻向我们敞开大门的。

参考文献

[1]肖正德.为档案找用户[J].中国档案，1999，（8）：28.

[2]浅谈信息网络化与档案管理工作的创新 赵闯；-《才智》-2012-04-05]

[3]档案馆建设爱国主义教育基地的意义与途径 袁新平，周毓春《云南档案》，2004-12-20

[4]邬美飞，王孟辉. 刍议档案馆公共服务能力的提高[J].浙江档案，2006，（3）：12.

[5]崔成爱 .立足开放年做好档案利用工作[J].兰台世界，2006，（5）：33.

[6]黄霄羽，赵传玉.开展现行文件利用服务需注意的若干问题[J].档案学通讯，2006，（1）：31.

[7]郭东升.档案馆文化危机论[J].中国档案，2006，（5）：33.