数字档案资源建设的问题与对策分析

齐二美

摘 要：目前，我国正在进行大规模的电子档案建设工程。然而，在推进过程中存在一些亟待解决的问题。本文在分析电子档案资源建设问题的基础上，试图提出可行方案，借此助力国家的数字化建设健康发展。

關键词：数字档案；资源建设；问题对策

伴随着电子数字档案的大量建设，以及我国电子文献需求量的增加，我国电子档案资源日益丰富来。电子档案的获取和阅读越来越方便。然而，在发展过程中，我们也可以看到我国数字档案建设还是灿在不少问题。只有有效的解决这些问题，才能更好地，数字档案才能更好地服务大众，造福人民。

1 数字档案资源的主要特点

数字档案的建设，是我国发展进步的一个缩影。当前，我国数字档案的建设取得了阶段性的成就，形成了具有我国特色的档案数字化建设道路。

1.1 档案类型全面

目前我国的数字资源涵盖了多种类型，社会生活中常用的文献基本都做到了数字化。比如，现有的各种级别的期刊、中央和各省区市的报纸、以电子版发布的图书刊物、高等院校的学位论文、重要的国内外会议论文等，数字化档案都已经将其囊括在建设规划中，且已经取得阶段性成果。在各种数字档案中，数字化的报纸期刊、高等院校的学位论文，尤其是博士学位论文是阅览频次和引用下载频次最多的。电子图书也是当前较受欢迎的数字档案资源。比如超星图书馆和方正图书馆就很受各大高校的欢迎，纷纷引进，极大地方便了高等院校的教学和科研工作。与此同时，各种优秀论文数据在方便学者和学校外，也在逐步社会化，方便各行各业的学习者。

1.2 全文性档案数据比例大

我国素有搜集文献的传统。在先秦时代就有采集各地诗歌的专门人员，采集的结果成为我国第一部诗歌总集。在汉代，刘向、刘歆父子更是穷毕生精力整理国家图书馆的藏书，对其进行汇编整理和研究。其后，历代的政府和学人都会组织书籍文献的整理，且喜欢以大部头的书籍收录为乐事。比如明代的《永乐大典》和清代的《四库全书》等。今天我们继承了这种优良传统，以电子化、数据化的载体来延续中华文化，当前有分量的学术期刊和政府学术会议都可以全文收录，为中国文化的传承和延续做出了贡献，也为学习者提供了方便。

1.3 档案数字化总量大。这是我国数字档案的素材决定的，我国幅员辽阔，人口众多，每天都在生产各种各样的文献，这些文献都需要进行数字化。这就是说，我国数字化工程经过不同地方，不同单位的不同目的和用途的各自发展进程，实现了一个共同的目标：提升我国档案的数字化水平。同时，我国的数字化档案多，还因为我国在悠久的历史进程中留下了大量的文化典籍，这些文化典籍都是民族的瑰宝，都需要我们整理和保护，也自然需要实现数字化。这些传统文化典籍的数字化也是我们档案数字化的重要部分。同时，有些国家由于经济实力和文化水平的制约，不能实施数字化工程，我国在对其进行支援的过程中，也会产生一些电子文献。这些文献也成为我国电子文档资源的一部分。总之，我国电子文档资源的总量十分可观。

2 数字档案资源的建设问题

随着无纸化办公的提倡，我国很多单位开始摒弃了纸质档案，采用数字档案。如何有效的保存和使用这些档案成为我们店在档案工作者面对的新问题。准确的分析这些问题，可以为数字化建档提供借鉴。

2.1 数字档案的建设意识不强

随着网络时代的到来，各单位都在向数字化和网络化发展。换言之，在不久的将来，数字化将成为主流的办公手段。但让人担忧的是，很多企业和单位并未形成数字化办公意识，依旧习惯于传统的办公手段，与此同时，它们也缺乏数字化档案的建设观念，有关技术还不够娴熟。有相当一部分职员不具备电脑操作能力。另一方面，还有一部分单位是领导管理不到的，从而有意或无意的忽略了电子档案的建设，造成了大幅度的浪费。同样，该种观念极大地限制了相关单位数字化建设的速度，拉大了自身与时代的距离。换句话说，提升数字档案建设意识已经成为各个单位要面对的一个重要问题。需要特殊提及的是，我们的政府部门更应该加强数字档案的建设。这是因为政府部门的很多信息关乎国计民生，需要更为妥善的保管。政府应当带头进行大型数字档案的建设和整理，形成模范作用。

2.2 数字档案建设标准尚未统一

数字档案之所以会取代传统档案成为最受欢迎的档案储备方式，就是因为数字档案便于管理，使用方便。然而，由于我国数字档案建设起步较晚，基础差，底子薄等原因，目前我国尚未形成统一的电子档案制作与保存标准。可以说，现在的数字档案建设标准十分混乱。可以说，随着时代的发展，电子档案必将取代纸质化书籍，然而现有的电子资源完全不能体现出来这一趋势。很多电子文档在制作时没有考虑到读者的需要，不能做笔记也不能注释。东部和西部、南方和北方、甲部门和乙部门之间往往具有不同的标准，这不仅降低了数字档案的利用效率，而且还带来了一系列不必要的问题。比如，各地区和单位之间的数字档案因为规格不同，无法实现对接和共享。这样的数字档案就像僵尸，虽然存在，但是无法发挥效力。这就造成了资源浪费。

2.3 传统档案与数字档案不能互相代替

目前，我国实施了浩大的古籍数字化工程。应该说，这是一件大好事。古籍数字化不但可以延续中国文化，还能实现资源整合，这大大提高我国的古籍利用率。然而，这其中也存在着较为严重的问题。比如，有的人就认为在拥有了电子档案之后，我国各大图书馆就没有必要保存古籍了。这种看法显然是极其无知的。要知道，数字档案并非万能，也有自身局限。比如，数字化档案并不是永存的，而是有寿命的。一般来说，软盘的寿命至多为十五年，且对保存条件的要求十分严格。光盘的保存也并不容易，需要防止阳光暴晒和温度变化。另外，数字档案的建设很缓慢，很多传统档案还没来得及实现数字化就已经消亡了。这是我们不可挽回的损失。同时，古籍还有其他的价值，比如美学价值和参观价值等。也就是说，对于古籍来说，要实行双保险，既要有原本，也要有电子资源库。但是，对于一些普通文献。比如我们的各种办公文件，假如有了电子版就没有必要再打印纸质版。因为这种中福会造成不必要的资源浪费。

2.4 数字档案社会化和平民化进程缓慢

随着互联网时代的到来，各种资源都在迅速大众化。然而数字档案由于体制原因尚未实现资源共享。这是不利于大众常创新的。比如，现在很多数字档案虽然可以实现免费观看，但是检索资源相当单一。很多数字档案只有一条检索信息，没能与各大门户网站有效的合作。又如，很多数字档案的维护和更新速度缓慢，不能满足大众的需要。应该说，只有持续有效的更新，才能实现信息的新鲜化。在这方面，还是需要政府的大力支持。一方面政府要设立相应的机构，另一方面政府要筹备相应的工程启动金。这有这样，才能吸引相关人才从事于电子档案的平民化，造福大众。在数字化产品的普及上，我们做得并不好，很多人以为，只要大数字档案制作出来就可以了，实际上并非如此，只有人们会用了，数字资源才真正的建设好了。当前，我国还有相当一部分的群众不能很好地使用数字档案资源。比如在检索的过程中，很多人被文件复杂的检索过程困倒。这就是说，还要在档案的得简明化方面下功夫。

2.5 数字资源重复建设问题

重复问题可以从两个方面来说明。一方面，不同单位之间因为缺乏沟通和规划，往往同时收录相同的资源。这在一些大型数据库建设中尤为突出。比如，中国学术期刊全文数据库，它主要收取社会科学方面的学术论文和成果，少量的收取自然科学方面的问题。而中文科技期刊全文数据库则已收录我国自然社会科学等方面的论文为主，以收取社会科学和人文科学方面的论文为辅。然而，将这两种数字化期刊对比来看，我们可以发现，里面还是存在相当大的重复内容。这应该说是一种浪费。不但耗费了大量人力物力，而且在检索时还会造成混乱，文理交错，十分不方便。另一方面，各個数字化资源建设工程自身，也会因为规划不当或者划分不科学等原因，在收取文章或者数据库建设时造成重复。这种由于设计规划不科学造成的重复，往往造成大量的浪费。

3 加强数字档案资源建设的策略方法

从上面的文章我们可以看出，我国数字化档案建设有自身的特点，也有自身的缺陷。只有针对这些缺陷提出有效的改进方案，我国数字化档案建设才会走上征途，不断优化完善。

3.1 数字档案管理体制化

数字档案建设是一个系统工程。所谓系统工程说的就是它的复杂性和丰富性。它不仅包括数字档案文件的生产制作和保存收藏，还涉及众多部门和组织间的合作。有学者提出，要想实现电子文献的高效管理，就要制定完整的成体系的组织系统。也就是说，实现电子文件从产生到销毁的一条龙管理服务，打破不同部门间的阻隔。就我国现有体制来说，各部门间的推脱确实降低了电子文件的管理效率，有必要进行改革创新。这就是说，应该建立专门的电子档案资源管理局，集中管理各类电子档案的制作与保管。总局要在地方设立分局，进行分层化管理。数字化过程不是一个部门的任务，也不是一个部门有能力完成的，因此在数字化资源的类型和学科上进行统筹分工才是有效的文档数字化方案。虽然当前在市场上存在一些公司和企业出于商业化的目的生产加工一些数字书籍，但是这些书籍并不能满足国家层面对于数字档案的要求。或者说，只有国家才有调动多种学科、众多地域的人才进行大规模数字化建设的力量，就像清朝的《四库全书》一样，缺少了国家的支持是不可能完成的。这就是说，我们的国家还要在这方面加大投入，加大重视的力度，进一步认识到档案数字化的重要性。

3.2 建立统一的数字档案标准

数字档案具有极大的包容性。从载体来看，数字档案可以分为光盘、硬盘和软盘等；从种类上看，可以分为医学、化工、政论等。可以说，数字档案是一个非常丰富的世界。正因如此，我们在电子档案的建设中更要注重体系化和制度化，要做到分工合理，统筹规划。就硬盘来说，我国各种硬盘五花八门，往往不能实现统一化的管理，这其中造成的转变会造成大量浪费。又比如软盘，他对保存的条件的要求非常高，如果管理不善，很可能造成信息缺损甚至丢失，这就需要建立标准化的电子信息保存机构，从制度到技术都实现统一管理。从档案的采集到档案的制作加工，再到档案的维护升级，我们都要把制度和标准放在第一位。只有这样，我们的档案工作，尤其是数字档案工作，才会越来越好。此外，各地方的电子档案管理部门要有看齐意识，积极向档案工作的先进单位学习，借鉴经验，促进自身发展。

3.3 做好数字化服务

网络时代是开放的，我们数字档案的建设也要紧跟时代潮流，做好服务大众的工作。当前，我国的数字化档案由两部分组成。一部分是企业生产的，这部分服务做得较好。但也存在类型不全的问题。另一方面，政府实施的数字化工程则经常束之高阁，没能充分利用。比如，我国县以上单位都设有档案馆，这些档案馆的数字化档案十分丰富，然而，很少有人知道和利用这些资源。这就要求政府机构增大宣传力度，让更多的人了解到我们的数字化档案，这样才有可能提高利用率。首先，数字档案管理不能再像传统的档案一样沉积在收藏室和图书馆。档案管理人员要具有市场意识，要开放思维。比如，可以将电子古籍上传到网络上，供爱好者观看和阅读。一般来说，这种大型古籍的阅读量不大，因此访问量较小。这时，就需要我们的文献制作人员和相关公司做好宣传，使其认识到电子文献的价值。此外，还可以将电子资源制作成线下的文化产品，如图书和玩具。比如，中国古代的书籍装裱工艺就非常具有开发价值。电子档案所的工作人员可以将文献上记录的书籍制作方法转变为现实的加工品。这样，不但可以带来经济效益，还能普及图书制作的相关知识。

3.4 完善相关法律法规

当前，我国正在以前所未有的力度推进依法治国和依宪治国。我们的数字档案建设也要依靠法律的力量。相当部分的数字化资源涉及到国际利益，因此对于未公开公布的，有保密等级的数字化资源，比如导弹数据等，假如有违法犯罪分子胆敢盗取，那么，我国法律一定要有相关的制裁。这就要求我们在立法上首先要完善。比如，对于一些私人保存的文件，我们在实行数字储备时要注意有偿购买。我们不要以有利于文化建设的名义侵占他人收藏，谋取私利。另外，在电子信息档案的内部，也要由国家出面建立符合法律法规的管理体系。关于数字档案信息的法律文件，还要有宣传的进程，否则很多人可能会因为不知道和不了解触犯法律。因此，有必要组织专门的人力宣传涉及到数字档案管理的法律。这种宣传可以在各档案馆内举办，也可以在各个数字化资源的制作单位举办，总之目的就是提高民众的法律意识。

3.5 积极应用新技术

电子档案的出现本身就是技术进步的结果。在中国古代曾经用龟甲和兽骨来承载文献，也曾经在石头和青铜器上刻印文字，后来经过漫长的发展过程，我国才创造了纸张，发明了印刷术。然而随着社会的发展，纸张因其不够方便和便捷越来越不能满足人们的需要。这才引发的电子档案的建设。因此我们电子信息工作者要对新技术保持高度敏感。如果出现有利于电子档案维护的技术，我们要主动学习，实现电子档案制作技术的更新换代。就当前来说，传统的数据信息系统已经过时，大数据技术方兴未艾。比如现在的三字打印技术，就可能在将来成为文件的一种有效的保存方式，那时，不仅是电子化的保存，还是单位立体的保存，有些有肉的保存。比如，百度等公司就运用大数据处理海量数据，方便了人们的生活。大数据和云端技术可以为电子档案的存储提供便利，解决一般电脑存储量不够的问题。另外，电子文档的工作者也应该将自动化技术考虑进来，随着人工智能的发展，将来有没有可能利用机器人来执行数字建档的任务？如果可以将会节省大量的人力。档案工作者也应该引进大数据技术，只有这样电子档案资源才能得到更好地保存与利用。

4 结束语

电子档案资源建设，在某种程度上说是一种革命。在此之前，中国从未采用过这样一种文献保存的载体，它在根本上改变了我国延续了几千年的档案保存方式。面对这样一种全新的文献保存模式，存在一些问题是正常的，随着我国电子档案建设工程的推进，我国的文化信息事业一定会迈上新的台阶。

参考文献

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