建设地震部门档案体系的设想

卢月敏

摘 要：地震档案管理是地震部门日常工作的重要内容，对于我国防震减灾事业的发展具有重要作用。随着地震工作的不断深入，我国已经形成了较为全面的地震档案管理体系，地震档案记载了我国防震减灾工作重大事件和重要决策，同时也记录了几代地震工作者长期积累的成功经验以及相关教训，可以说地震档案是我国防震减灾事业发展的真实写照。因此，在新的时代背景下，完善地震档案管理工作，建设地震部门档案体系，一方面能够促进我国地震相关理论研究的不断深入，另一方面对于探索地震预测新方法，提高我国抗震减灾能力具有非常重要的现实意义。

关键词：地震；档案管理；档案体系

随着社会的发展，人们对于档案工作的重视程度越来越高，尤其是与人民群众生命财产安全关系密切的地震档案管理工作。地震具有活动周期长，预测难，突发性强，破坏力大等特点，它的规律性是需要长时间的经验积累、实践总结才能掌握的，而不可能靠一次地震或者一代地震工作者就能够完成，因此，以档案的形式将先人、前辈宝贵的经验记录、传承对地震工作的有效开展就显得尤为重要。当前我们还不能利用一些观测数据来找寻规律，有效的开展地震的提前预测，最主要的原因就是我们所研究的地震数据的跨度时间与整个地质时间相比，太过短暂，很难对规律性进行有效总结。所以，做好地震档案资料编制与归档工作，建设地震部门档案体系，有效发挥地震档案资料的作用，对于地震事业的发展就显着尤为重要。

1 当前地震档案管理及档案体系建设中存在的问题

1.1 地震档案管理信息化建设程度不高

地震档案管理涉及的资料、数据非常多，工作内容复杂，工作强度大。而计算机信息化技术的发展为档案管理工作带来了新的转机，使地震档案管理更加高效，同时也便于各个部门更加高效的进行数据、资料共享。而当前一些管理人员受传统观念的影响，忽视了信息化档案管理的重要性，认为地震档案信息化建设就是将档案信息录入计算机，而忽视了地震资料信息化建设的实际意义，不重视档案信息化的建设的整体性与系统性，错误的认为信息化建设仅仅就是档案的数字化、网络化，从而造成档案信息化建设很难满足当时工作的实际需求。同时，还有一些单位缺乏对地震科技档案信息资源开发，仅仅将日常的工作内容作为档案的资料的来源，没有充分挖掘档案信息资源，这些都造成地震档案信息化作用很难发挥出来，影响档案体系的建设。

1.2 档案信息化建设与档案基础业务相脱节

随着社会对档案信息化建设的重视程度越来越高，大众对其的关注越来越密切，造成部分档案部门忽略了档案基础业务工作是档案信息化建设的基础，过分夸大档案信息化的作用，认为档案信息化是万能的，只要实现了档案信息化建设，档案工作就大功告成了，就会提升档案工作在社会上的地位和作用。在日常工作中一味强调信息化的重要性，以为档案信息化可以代替全部档案工作，从而放松了档案的基础工作。

1.3 新时期档案管理安全问题

在地震科技档案信息化建设初期，地震部门各单位都有大量的纸质档案通过各种现代化的设备转化为电子档案，电子档案在解决了传统档案容易损坏或遗失等问题的同时，又带来新的管理问题，即如何保证电子档案的真实性、可靠性、完整性和可利用性。信息開放与档案安全从来都是一对难以调和的矛盾，从简单的档案数字化到档案信息的开放利用，从档案资源共享到地震信息的保密管理，从档案著录者的操作到档案利用者的使用等整个过程，存在很多可能出现的问题。此外，计算机和网络系统的安全也会面临威胁，例如计算机病毒的传播导致信息的窃取盗用，计算机病毒的危害以及黑客的攻击会造成数据库和服务器的破坏，严重时甚至会造成整个网站系统的瘫痪。

2 地震部门档案体系建设的设想

为了推进我国地震事业的快速发展，促进各地区地震资料的实时共享，应该着力建设一个统一的、规范的、系统的地震档案信息化管理体系。该体系应当总体上包括三个层次。第一层次是中国地震档案馆，为中央一级；第二个层次为各省及直辖市地震局档案系统，为省一级；最后一个层次为市一级以及大的检测台站。为了地震档案工作更加高效，除特殊情况外，每一个层级与本层级的下、上一级进行直接联系，主要的工作内容包括：

2.1 中央层级地震档案管理及工作构想

中央层级地震档案管理是中国地震档案体系中最为核心内容，也是统筹全局的层次。其联系单位主要包括：（1）中央层级单位：中央档案馆、中国地震局机关各司室；（2）省市级单位：各省、直辖市地震局。

中央层级地震档案管理工作内容主要包括文书档案、科技档案、财务档案、基建档案、重点项目档案以及人事档案。另外还要对全国地震档案业务工作进行统筹规划，制定地震档案工作的法规、制度，进行地震档案工作人员的业务培训和管理，发放全国地震部门档案人员上岗证等。

2.2 省、直辖市一级地震档案管理及工作构想

各省、直辖市地震局设有地震综合档案馆，其主管部门为各省、直辖市局的办公室。经整合以后，其工作内容包含文书档案、科技档案、财务档案、基建档案、重点项目档案、人事档案。其联系单位为：（1）中国地震档案馆；（2）各兄弟省、直辖市地震档案馆：（3）各下属主要台队、地方地震机构。除了开展各项档案业务工作外，还负责指导基层单位的档案工作。

2.3 市一级以及大的检测台站地震档案管理及工作构想

各地、市一级地震机构和台队档案室层次的联系单位有：（1）上一级机构的省、直辖市地震档案馆；（2）本省范围内的兄弟地、市和台队的地震档案室。

地震档案管理工作对于我国抗震减灾能力的提升具有重要意义，而当前我国地震档案工作的现状是地震档案各归各的部门，各用各的软件，档案分散在不同的管理部门，这样不利于地震档案信息化，不利于地震工作，在信息化高速发展的时代，各地区、各级地震部门档案管理应该不断探索，勇于创新，尽快建立完善的地震部门档案体系。

参考文献

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