大数据时代背景下的档案管理探讨

许艳芳

摘 要：在大数据的背景下，档案管理工作所面临的挑战与机遇是并存的，因此，档案管理技术人员在具体的工作中，应当认识到当前大数据给自身工作所带来的影响，并从工作实际情况出发，采取针对性措施使大数据为自身服务，增强管理效果。本文从大数据时代背景下的档案管理面临机遇与挑战入手，对大数据背景下档案管理工作存在的问题进行了分析，并提出了相应的解决措施。

关键词：大数据；档案管理；分析

在大数据时代背景下，档案管理工作面临机遇与挑战并存的局面。因此，要善于抓住机会，发现信息技术在档案管理实践中的价值，将大数据的优势有效应用在档案管理中，促进档案资源深层次开发与利用。基于此，结合新时期档案事业发展实践，扩大交流与共享，转变档案管理思想和管理模式，积极创新，构建完善的管理机制，从根本上促使档案事业能够适应大数据时代，充分发挥自身的社会价值。

1 大数据时代背景下的档案管理面临机遇与挑战

1.1 大数据时代背景下的档案管理面临的机遇

首先，对档案管理工作“胀库”问题可有效解决。主要是在电子文件的广泛普及之下，档案管理更加便捷，成本更低。特别是可使用大数据技术中云计算技术，能够在很大程度上增强对档案的调配能力，特别是可根据档案具体的处理需求，对于档案管理所需要的计算资源等实现快速匹配，确保档案管理工作开展的效率。其次，可在很大程度上增强档案管理工作的质量。在传统的档案管理模式下，由于受到外界环境等方面因素的影响，档案管理面临的风险较大，特别是火灾、等外界因素严重影响到档案管理质量，还有随着档案存储时间的变长，会带来字迹模糊等情况。而在大数据背景下，档案管理工作中的这些问题均可得到较好的解决，多数情况下仅需要占用少量的存储空间就可以实现对档案的高质量管理。

1.2 大数据时代背景下的档案管理面临的挑战

首先，档案的安全问题。确保档案安全是档案管理工作的重点。在大数据的支持下，人们对档案的调用、存储等方面非常便捷，但是这也可能给不法分析带来了较大的违法可能性，尤其是一些机密性的档案，非常容易受到黑客等攻击，其后果往往非常严峻，国家可能因此受到较大的财产损失。其次，档案管理的技术挑战。在大数据中，对于容错计算较为困难，所包含的算法非常多，特别是当前仍旧没有一款软件是可做到百分百可靠，所以，大数据系统主要是将系统出错概率控制在一个可接受的范围内。最后，档案管理人才挑战。当前大数据技术对人才综合素质提出了更高要求，但是由于传统档案管理的影响，很多档案管理人员往往年龄也较大，对于大数据这个“新事物”总体的接受较慢，这在一定程度上降低了档案管理工作开展的综合效率。

2 大数据背景下档案管理工作存在的问题

2.1 对档案管理中的数字化工作重视不够

档案管理在管理工作环节中属于弱势的环节。部分领导对档案管理的重要性认识不足，造成档案库房配备及设备长期得不到改善，经费不足，专职人员少，档案管理人员流动性大，科技档案、声像档案、实物档案归档困难；一些电子系统和设备落后甚至缺乏，目前大部分单位和部门的档案管理工作还处于传统的管理模式中并没有实现数据化和电子化管理。

2.2 档案安全意识和档案法制意识不强

大数据时代由于对数字化档案工作重要性认识不到位，档案的安全意识淡薄，认为档案的安全工作不是工作的重点，是一般的常规业务工作，做不做，做的怎么样不影响档案整体工作，因而产生了无关紧要的应付思想，致使开展档案的安全保障工作不能很好落实。

2.3 档案管理工作缺乏制度化的管理程序

一是在档案收集上，不规范。档案收集是档案存储保存的前提，目前档案的收集主要采用采集、零散式方法，并没有形成统一系统有序的方式，收集制度也不健全；二是档案整理上，不规范。在立卷过程中没有完全按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内资料漏失现象比较普遍；三是档案利用上，不规范。对借阅的档案，内松外紧即对借阅人督促紧，对自己工作松，借出的档案不按时归档，容易造成疏漏和遗失。

3 大数据时代背景下增強档案管理效果的相关对策

3.1 健全档案管理制度

在当前大数据时代背景下，对于档案管理工作而言，其发展空间也得以扩展，并且档案管理工作形式得以创新。然而，在实际档案管理工作中，由于缺乏完善的规章制度，导致工作人员义务与责任出现错乱，从而导致档案管理效率不高，因而应当健全档案管理制度，从而使其得以更好发展。在实际档案管理工作中，档案管理部门应当健全监督管理制度与信息准入制度，可依据规章制度实行责任分配及管理。在应用信息准入制度的基础上，管理工作人员能够对信息的重要性更加明确，并且能够更好地判断数据信息的可利用性，在此基础上也就能够使管理工作人员的压力得以较大程度的减轻。通过有关责任制度，可对档案管理工作人员实行详细责任分工及义务分工，避免档案管理工作人员出现工作混乱的情况，并且可保证在问题出现后对有关责任人实行调查，使档案管理工作人员的责任心及职业素养能够得以增强，从而保证更好地进行档案管理。

3.2 对所有档案资源进行统一备份

在大数据的支持下，可实现对所有资源的高质量处理，因此，可实现对档案资源的统一备份。这对于提升档案安全性及更为高效的掌控档案资源。同时，通过统一备份的方式，可以在全国所有的档案管理所内实现对档案的统一共享。这个工作的高质量实施，需要科学规划与全面的验证，根据不同的档案类型选择出不同的管理模式，特别是将档案管理的效能得到最大的开发与利用。

3.3 推动档案管理信息化与行业信息化的全面融合

鉴于大数据的深远影响，档案信息化建设需要重视专业机构的组建。信息化的档案极具多元化特点，为了保证整体建设的顺利进行，档案管理者要给予正确的指导和支持，强化协作，部门间积极交流合作。也就是说，档案管理工作的开展需要与行业整体信息化发展相融合，成为这一领域信息化总体规划的一部分。只有加强档案信息化建设，才能实现档案信息化与行业发展的积极融合，有效发挥档案资源的价值，为整个行业决策的制定提供有力的技术支持。例如，立足事业单位发展，档案信息对事业单位经营管理意义重大，能够在研发阶段、经营领域以及管理中发挥效能。只有对档案进行高效开发与应用，才能为事业单位收益的获取提供巨大支持。

3.4 夯实档案基础业务建设

为了推动档案信息化与数字化的发展，基础业务的支持不可缺少，它是档案信息化建设的先决条件。以事业单位为例，其档案基础业务的开展会受到一些不良因素的影响，因此要重视制定有效的应对措施，积极加以完善，避免档案管理水平不均衡的现象。对事业单位而言，在经营过程中，如果能够认识到档案管理的价值，重视提升管理人员的素质和能力，那么，事业单位整体管理水平就会得到有效提升，对经济受益的获取意义重大。在相当长一段时间内，整个社会对档案管理的认识存在误区，将档案管理工作简单地理解为档案的保管，忽视其作用的多元化。一旦档案管理制度缺乏完善性，抑或是档案整体规范性不足，将导致档案基础工作较为薄弱，很难满足事业单位对档案的实际需求，档案價值无法体现。因此，要充分认识档案管理工作的重要性，夯实基础业务建设，强化管理体制的健全与完善，提升档案管理规范化水平，加快标准化建设，为档案信息化建设创设更加稳固的基础。

3.5 增强档案管理人员的综合素质

当前制约大数据背景下，档案管理效能有效提升的关键因素就是人才素质问题。因此，在新时期应当培育出符合新时期需求的管理人员。在具体实施中，首先需要对档案管理人员的管理理念进行转变，特别是一些年龄相对较大的人员，让其全面认识到当前档案管理工作中使用大数据技术的重要性，这对于这些人员更为积极主动的参与到大数据背景下档案管理的工作是非常重要的。同时，根据档案管理工作的具体安排情况，针对性设置档案管理技术培训工作，从而让档案管理人员能够及时有效的掌控好档案管理效率。此外。在具体培训的过程中，应当注意培训工作开展的形式，防止过多的理论培训方式，针对性加入实践培训内容，这对于保证培训工作开展效果是非常关键的。同时，对于档案管理技术培训工作，可制定出考核制度，这对全面保证档案管理培训工作质量是非常关键的。

4 结束语

大数据是数据管理的一种全新方式，是物联网技术与云计算不断发展的必然结果。在进行档案管理的过程中，其需要处理的数据就非常多，且给整个档案管理效果有着较大的影响。因此，对大数据时代背景下的档案管理进行分析有着较为重要的意义。

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