信息化条件下的档案管理与服务创新路径分析

摘 要：我国现代化进程不断加快中，各个领域的现代化都在高速发展中，在信息化条件下档案工作的开展已经步入正轨，这也是我国发展过程中一项非常重要的工作，档案的信息化在档案管理工作中的地位与作用也越来越重要。为了能够更好的促进档案工作的管理、提高档案管理工作质量，特写此文来分析信息化条件下的档案管理工作以及服务创新路径，将档案工作与时代发展挂钩，从而为以后档案工作的开展提供专业指导。

关键词：信息化条件、档案管理、服务创新

随着我国现代化发展和互联网等技术高效运行的同时，在每一个领域中网络信息技术已经成为其工作的重要部分之一，对于档案的管理，人們的要求也越来越高，传统的档案管理以及服务创新已经不能满足人们在高速运行的需求，所以进行信息化和数字化的档案管理以及服务创新成为人们工作的路径。

1 档案管理的信息化发展

1.1档案工作的信息化程度

档案工作一直随着我国科技技术发展而发展，但是，到现阶段我国的档案管理工作仍处于初级发展阶段，在档案的信息化进程中包含多个方面的建设，但仍然有不规范以及不合理的问题出现，而且还有一个主要的问题就是对档案信息化的要求不能的到满足。实现档案信息化是最终的目的，我们要为此而不断的努力。

1.2档案工作的进程

在信息化过程中，由于档案信息存在记录以人工和纸质版为主以及有一些相关的历史性问题，所以导致在各个档案馆的档案管理松散。为了能够进行信息化管理，对档案信息进行系统的分工是不可避免的，这是信息不全面就成为一个严重的问题，阻碍着信息化的进程。

1.3信息化探索的特点

信息化的发展速度是相当快的，由于在对档案的管理上没有将档案按照一定的技术进行整理，没有按照信息化的要求进行分类，所以导致档案管理并没有与信息化相结合，进而影响了档案在归档的时候利用光盘等工具存档，这种方式已经较为落后，不能再成为档案管理的有效方法了。

2 档案在信息化条件下的管理途径

2.1将传统的档案管理工作转变为信息化管理

在传统的档案管理中，主要是一纸质版、音频、录像等形式把信息记录下来，这种方式工作起来繁琐又复杂，整个工作过程中需要投入大量的人力以及物力将档案进行整理、分类、管理、保存等等，是一个落后于现代要求的档案存留形式，在这种形势下的档案信息往往被闲置甚至浪费。

随着现代技术的改进与突破，信息技术大大提高，在档案的管理及运用方面都有了很大改善，多媒体、计算机等现代技术为档案管理的信息化提供了很好的客观条件。信息化的发展促使传统的档案管理形式面临困难。现在档案管理顺应数字化要求，以信息为管理对象，对不同种类的信息进行分类以及数字化加工，运用现代化的管理手段对档案进行管理。信息化平台是可以重复利用的多功能平台，档案在信息化管理后才能实现信息的真正作用，为后人参考以及查证资料提供更为准确的信息，以及能够快速的找到需要的资料，信息化为经济的发展和科技的进步以及社会的繁荣提供更为高效便捷的服务，更能够实现档案管理的价值。

2.2建立有效的档案管理计算机信息系统

通过建立有效的计算机信息系统来实现档案管理的信息化。要做以下工作：第一点，规范以及改进档案管理计算机信息系统，在应用计算机的条件下文件管理流程应更加规范，以便适应规整档案的需要；第二，设计并开通档案信息化系统软件，以便文件在处理的流程上更顺畅；第三，为确保档案信息的安全，应在信息化系统中建立起内部控制制度。

在信息化时代的高速发展中，电子档案的安全性存在较大隐患，我们应该着重关注电子档案的安全问题。弟子档案所涉及的范围较广，应用领域多，在计算机的使用中，通常会存在黑客以及盗用信息的网络刽子手躲在黑暗处，随时侵犯大家的信息，甚至将信息流通道各处，所以在安全问题上值得我们下大功夫。

电子档案也存在真实性问题，在对信息进行电子储存之前，对纸质版信息的保留严谨，甚至存在草稿信息多的现象，导致在电子存档是造成信息不完整、不可靠，从而影响信息的真实性。

2.3实现档案管理的科学化

虽然信息化是一个以科技为主的平台，但是仍需要人来操作，信息也需要人来录入。所以档案管理员的身份是至关重要的，在对档案管理员的任用应需很多要求，例如要有多元的文化知识，在不同的信息上都能有自己的理解；也需要有团结协作意识，将档案管理队伍发展成为一直高素质高本领的队伍；也需要有强烈的保密，对看到的信息需要保密。

总之，在高速发展的时代下，信息化已经越来越受各方的重用，电子档案已经在档案管理工作中占有非常重要的地位。

3 档案管理的服务创新措施

3.1开展网上档案馆网页服务

随着网络信息化的发展，越来越多的工作单位都拥有属于自己企业的网站，企业的档案部门可以利用自己公司的网站，建立专门的档案网页，积极的将公司的主要工作数据上传至网页，特别注意的是要保证信息的真实性和丰富性，也要有专门的网站档案管理员，以便为客户提供更加方便的服务。

现在也有许多的企业已经实施了这一方案，都取得了不错的成果。网站档案的出现是档案管理信息化的主要形式，也是信息与数字化、现代化接轨的重要表现之一，不仅促进了自己公司的发展，也促进了社会的现代化的发展，也是科技强大的表现之一，我们应该鼓励更多的企业接受这种形式。

3.2开展在线服务

在传统的档案管理中，人们想要查看档案需要到档案管理局经过重重手续，才能接触到档案，而在档案的取得上也是重重困难，需要经过一个一个的查询，最终才能找到，然而纸质版的存放或是音频存放都会导致档案的确实或是不规范。所以，我们现在进行在线服务，将可供人们参考的档案存放在网站中，当人们需要时，只要输入相关信息便可以出现所有相关文件，从中选取即可，人们也可以向档案管理员提出自己的疑惑等，通过在线服务，我相信在以后的档案管理中一定会更加方便快捷，随着制度的改进，也会是信息化的档案管理工作更加安全，使我们的生活更加现代化。

4 结束语

在现代化的高速发展中，信息化已经是一个不可避免的词汇，然而这个简单的词语却是有着极大的作用，在电子档案的运行过程中，我们完全感受到了它的魅力，电子档案不仅方便、效率高而且符合人们对现代化的要求，所以，电子档案会很受人们的追捧，才会应用到各大领域当中。服务的创新也是信息化档案管理工作中重要的一部分，服务到位才能为档案的管理工作提供保障，人们会利用有效的服务来实现对信息化档案的运用。信息化时代已经是现代化中不可缺失的一部分，我们也要从信息化服务中推进现代化的进程。

参考文献

[1]刘磊.档案管理信息化条件下的档案管理现代化策略[J].科技传播，2015，7（10）：187-188.

[2]冯曙光.基于数字信息化条件下的高校档案管理创新研究[J].科技经济导刊，2015（13）：180+46.

[3]李爽.信息化条件下的医院档案管理刍议[J].管理观察，2015（33）：184-185+188.

作者简介

李鹏（1989-）.男.汉族.广东省深圳市福田区.当前职务：档案管理.大专.研究方向：档案数字化团队项目管理，深圳市住房公积金管理中心。