人事档案管理信息化建设

郭相栋

摘 要：人事档案信息是对个人的学历以及业绩等跟人信息的统计管理，它同样也是单位对个人进行考核以及评价时的重要参考内容。在新时代的背景之下，实现人事档案管理的信息化对人员的管理有着重要的作用。本文将提出相关的建设意见，以提高人事档案的管理效率。

关键词：人事档案管理、信息化、建设策略

在单位中，人事的档案的管理水平代表着这个单位的整体的发展水平。目前，人事档案的管理工作还是十分的繁琐，工作起来并不是十分容易。采用系统化的管理措施可以大大提高工作的效率，而随着信息时代的发展，运用信息化建设来管理人事档案，可以实现将人员的档案信息进行分类、提取和重新整理，使档案的管理更加系统，更加可以保证工作的效率以及人事档案信息的完整性。

1 人事档案管理信息化建设意义

以往的人事档案信息都是纸质档案的形式，它往往容易受到外界条件的影响，比如在下雨天时容易导致纸张返潮而在之后的使用查阅过程中受到影响，这就要求工作人员在工作当中要实时关注纸质的状况，这就加大了工作量。而采用人事档案管理信息化的方式，将人员的档案信息输入到系统当中，这就大大地减少了收到外界条件影响，不仅这样，利用电脑的操作，还可以对档案信息进行加密处理，也很大程度的保证了文件的安全性。另一方面，网络的操作可以去除纸质档案的填写不规范、填写空缺的错误，保证了所有人员的信息都是统计完整的，并且在以后的信息重新添加方面有了很大的便利条件。

纸质档案的形式不仅对工作人员的细心程度有很大的要求，而且当遇到要查找以往的人事档案信息时，所要做的工作量也是很大，他们需要通过翻阅数千份甚至数万份的相关资料才能够找到正确的所需要的信息。而人事档案管理信息化的应用，让这件事情的完成成为了一件十分容易的事情，通过将所有人的信心资料录入到文件当中，如果日后需要再次重新查阅的时间，相关人员便可以直接在文夹档中输入人员的名称，便可以锁定所需更正或者添加的那一行，这样简便快捷的工作方式，很大程度地提高了人员的工作效率。

2 人事档案管理信息化建设途径

人事档案信息在单位进行人事调动和单位对人员进行调整了解时，有着重要的作用，人员的档案中充分的展示了个人的历史情况和状态，以及她的工作能力和水平，因此加强人事档案信息化管理是十分重要的。人事档案信息管理信息化的建设需要从多个方面进行推进，在新的时期人事档案管理要通过创建工作人员们的信息化意识，提高工作人员的工作能力水平，来提高人事档案管理信息化的建设。在信息化建设时不仅需要工作人员具有相当高的计算机操作水平，还要具有相关的知识和道德素养，而且对于单位的设备也有着很高的要求，在进行现代化建设时要注意全面跟进。

人事档案信息的现代化建设的目的是为了提高工作的效率和水平，在进行建设时要关注于何如进行积极的创新和引进新的技术，通过进行新的设备以及技术，并且进行建立完整的数据库的形式，将整个数据集进行更新和完善。另一方面在信息化人事档案建设是，还应该加强管理人员的理念，单位领导应该定时进行培训，并且要求工作人员结合实际情况完成好人事档案的工作，同时还要对主管人事档案工作的主管人员进行相关的法律意识的培训，并且由他们将这种意识传递下去，不断提高工作人员的能力和水平。

3 人事档案管理信息化建设措施

3.1 强化人事档案信息化管理建设

要想实现人事档案管理信息化的的目标，就要从各方面入手，重要的一步就是要强化人事档案信息的基础性的建设。一方面，人事信息在一个单位中是应进行重点的保护，因此，在进行录入信息之前，应找到提高信息化建设的合适的空间条件。比如在最初的纸质档案存放处，会对温湿程度有很大的要求，但是信息化的人事档案管理就降低了这一标准，单位可以对之前的库房进行相应的改造处理，并且提供相应的设备，在原来的基础之上，提高单位的档案建设管理工作，在人事档案管理处安设合适的防磁设备，以提高人事档案信息的安全性能。

提高单位的人事档案管理信息化建设水平，离不开人员对这份工作的认识程度，更离不开实际的物质保证，单位必须在之前建设的基础之上，不断更新换代，紧跟时代的变化潮流，更新自己的建設管理理念，才能够使单位的人事档案管理工作逐步发展。在实际的操作过程当中，需要单位做到加大信息化建设的资金投入，不断地引进先进的设备，并且按时的对其进行养护和保养，以满足其正常的使用，同时不断地提高工作的效率，加快单位人事档案信息化建设。

3.2 提高人事档案信息化人员水平

建设信息化的人事档案管理政策，对于工作人员的水平也有着很高的要求，它不同于最初的纸质档案的要求，仅仅需要工作人员细心认真进行填写和归纳，信息化的建设需要人员提高业务的能力。它不仅仅需要提高工作人员对档案信息的研究学习，还需要提高工作人员的计算机操作水平，如果不尽快进行适当的能力提高，必然会造成信息化建设的滞后单位可以定期的对工作人员进行培训，或者有目的的安排工作人员去其他单位进行合作交流，将其他单位的有效地工作方式引进到单位当中，以提高人事档案管理工作人员的整体水平。

提高人事档案管理工作人员的水平，不仅仅是提高工作人员的业务水平，还应该注意提高人事档案管理工作人员的道德修养，人事档案信息是单位的保密内容，单位应该注意到保护重要信息的严重性，从而，不断地提高工作人员的道德素质，让工作人员具有一定的法律意识、责任感，保证在工作时做到不随意查阅他人的人事档案信息，做到保证工作的准确性和安全性，是工作人员树立正确的保守秘密、服务同事的工作理念，做到在业务能力和道德方面进行全方面的提高。

3.3 建立人事档案信息化管理机制

当前，人事档案管理信息化的建设还没有一个具体的标准，这就意味着单位本身可以在一定基础之上制定适合自己的管理机制，不仅仅拘泥于某一个思想，要在信息时代下发放自己的思想，为单位的人事档案信息化建设制定一个管理机制。管理机制的创立就是为了保证人事档案信息化建设地不断推进。管理机制需要做到可以实时地进行更新，在互联网的推动下，构建一个可移动化的平台，不断地进行更新和改善，使单位的人事档案管理系统可以准确地、全面地反映出整个单位的人事档案信息，提高相关工作人员的工作效率和工作水平。

一个单位的整体情况是由管理层直接决定的，因此为了保障单位人事档案信息的安全性和完整性，还应该建立适当的安全机制以及监管机制，通过这些机制的设立，从而保障了对档案的有效管理。安全机制的设立要求工作人员在日常工作当中养成时刻做好人事档案信息的备份留档工作，并且对现有的纸质档案信息进行重新录入，对之前丢失的档案信息进行找并且，在相关人员需要进行查阅或者更改人事档案信息时，应该进行相关的登记记录，以免后续有不必要的事情发生，如果有人违反了相关的制度，就要对其进行处理，追究工作人员的工作责任，从而做到保障人事档案信息的安全。

4 结语

总而言之，人事档案管理信息化对单位的工作有了很大的帮助，它不仅提高了工作人员的工作效率，还保证了人事档案信息的安全性。人事档案管理信息化建设的路途还很漫长，只有做到在设备方面不断地进行投入、提高工作人员的水平以及建设相关的管理机制，才能够使得人事档案管理信息化建设得到保证。各单位应该紧跟时代的发展，早日建设成信息化的人事档案管理机制。

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