浅谈档案信息化发展的探索与思考

摘 要：科技飞速前进，全球信息大爆炸，信息化走进两千家万户。很多企业和单位已经将信息化管理水准作为衡量的标准，信息技术已经得到了广泛的应用。但在我国，信息化的发展程度已经无法与时代的进步紧密结合，种种因素对其造成的影响也越多。故而在档案管理作业中，强化信息化建设，用以提高管理的时效性和高效性，则占有非常高的地位。本文通过信息化在档案管理中的应用进行探究，从高速公路档案管理的重要性、高速公路工程建设档案的特点、高速公路文件资料档案管理的现状、如何提高信息化在文件资料管理等几方面进行探究。

关键词：信息化； 发展； 档案；

一直以来，我国的档案管理形式主要以人工档案管理的传统形式为主，这种形式漏洞多、隐患大、管理模式落后，根本满足不了信息化发展的需求，更无法有效的发挥其在档案管理中的作用。在高速发展的大环境影响下，信息化管理在档案管理工作中的应用将会占有非常重要的地位。只有在档案管理中充分应用信息化的优点，才能更好地提高档案管理的时效性及高效性。我国目前档案管理工作存在很多弊端，如何解决这些问题则具有了较为重要的意义。

1 档案的概念及特点

1.1档案的概念

档案是指人类社会在进步过程中，个人或集体对产生的有意义、有价值的东西进行保存，并记录着事物本质的一种形式。

1.2 档案的特点

1.2.1档案的制作者

档案的制作者非常的多样化。档案对于不同的人具有不一样的价值，所以记录档案的群体依据对其意义的不同，记录者也大相径庭。可以是国家机关、非国家机关，家族、家庭亦或是个人。

1.2.2档案的形式多种多样

社会的不断进步，各个历史时期，档案的形式也有所不同。在原始社会，当时的社会生产力十分低下，人们多使用原始的工具。骨器、石器、皮毛等都成为了档案的记录载体。随着时代的发展，青铜器、布匹、竹子等等都曾作为档案的载体出现过。到了现今社会，档案的载体更加先进，更加多样化，如U盘、照相机、电脑等。记录档案的形式也不再拘泥于原始的文字，符号，图片等，影像资料的出现表面档案的记录更加的详尽真实。随着时代的进步，档案的载体肯定会更加的多样化。

1.2.3档案的属性

档案具有真实性的特点。他将真实发生的事情进行原始的记录，并将其保存。在需要的时候取出档案，可以将当时的情况真实反映出来，再现曾经发生的历史。档案在很多情况下，具有多方面的意义，如教育意义、政治意义、社会意义等，在各个方面有着其不可磨灭的价值。档案的真实性特点，在很多情况下都可以作为依据，标尺，证据等情况出现。档案在很多情况下，也体现着其自身的历史意义，过往的历史时代，官方记录的一些档案，就能充分体现其自身的历史意义，当时记录的很多档案，都以大事记为主，记录着珍贵的历史事件，是我国进行历史研究不可多得宝贵资料。

2 信息化在档案管理的应用分析

2.1 提高档案管理人员信息化管理的意识

我国档案管理正在向着信息化高速前进着。我们应该积极创造条件，营造环境，把信息化档案管理列入发展的目标中。大力宣传的同时，利用各方渠道、多种形式来提高各方各级别人员对加强档案信息化管理的认识，使人们的观念得以转变，在这大势所趋的形势之下，认知到强化档案信息化管理的重要性。

2.2 档案信息管理的合理性

档案信息化管理是以改善传统手工方式的落后模式为目的，通过信息化的手段，实现现代档案管理的高效性、功能性、便捷性。对原有的档案管理制度进行优化，体现出信息化在档案管理中的价值，从而制定出更加优秀的、有效的信息化档案管理制度，使其职能更加明确，更加合理。

2.3 完善档案信息化管理体系

首先，要形成档案管理工作的制度。聘请业务熟练的专制档案管理人员，专业的、系统的进行信息化档案管理工作，这样才能把档案管理工作结合到各项内容当中，使得档案管理实现正常化与规范化。档案管理的信息化具有很强的业务性与技术性，从原始资料的形成到信息档案的归档，中间内容复杂且又环环相扣。各个阶段形成的资料，需及时的归档封存，并及时的做好移交工作。我们要建立一套严谨的自上而下的档案信息化管理体系，资料的制作部门、档案的管理部门及使用部门需相互协调，相互制约，从而形成一套系统的文件信息化管理体系，强化档案资料的质量，保证档案资源的真实性可靠性，进而促进信息化档案管理的发展。

2.4 成立信息化档案管理平台

具备较为完善的自动化办公系统，是实现档案信息化管理的基础。在办公系统中成立信息化档案管理的平台，令各部门各级人员针对岗位设置不同的权限，可操作的界面也能满足各部门职能的要求。获取的数据及时录入数据库，以便于作业人员方便查看。一旦信息化档案管理平台成立，将会为工程建设提供极大的便利，从而使信息化在档案管理中得到更为充分的利用。

2.5 改变档案管理的传统思维

档案管理的旧有体系，以人工操作为主，效率低，功能差等缺陷，造成档案管理的利用率大幅度降低。科学技术的不断前进，事业的飞速发展，旧有的传统档案管理体系无法满足当今的需求，信息化在档案管理中的应用尤为重要。通过软件的自我研发，或通过引进的方式对现有系统进行更新，利用便捷的工程软件来更好的进行档案的信息化管理。加强软件资源的开发工作，积极引进国外优秀的管理软件，创造条件使得国内的从业人员能够学习到发达国家档案软件方面的知识。让我国档案事业发展不在闭门造车，及时的与国际接轨，了解国内外的状况，积极汲取国外的优秀经验，定期对相关人员进行培训。事实已经证明，传统的管理模式已经拖了档案管理发展的后腿，只有打破旧有观念，积极接受优秀事物，开发自我潜力改革陈旧的管理模式，转变档案管理的旧有思维，接受更加合理高效的信息化档案管理模式，从而加快我国档案管理事业的快速前进。

2.6 强化信息化系统的安全性

应积极应用高新科技设备及信息化管理的相关软件，严格控制操作权限，从而使档案信息化管理制度职能有效发挥出来。

2.7 最大限度的对档案信息资源进行使用

档案管理信息化令其社会效益和经济效益积极的发挥是档案管理的最终目的。将档案资源合理的、有效的充分利用起来，才能做到物尽其用。及时的将档案信息进行调用，充分利用档案资源，可以有效的节约人力、财力。

2.8 强化档案信息化管理人员建设

优秀的档案管理人员应当具备责任心以及良好的职业道德操守。作为一门专业性较强的工作，档案管理工作需要从事人员具有较高的职业素质；严格遵守档案管理的各项规章制度是做好档案信息化管理工作的关键。不断完善档案管理制度，使得档案管理的相关工作能够更好的，更加有效的进行展开，切实做到有规可循、有矩可守、按章办事。强化档案管理人员的综合素质，将对档案信息化管理工作的质量产生直接的良性影响。提高从业人员的业务水平，做好教育与再教育工作，不断掌握新方法、新理论，更好的促进档案事业的发展。

三、结束语

档案管理事业有益于国民，乃是关乎社会前进的大事，对于人们意义非常重大，与国民生活息息相关。时代的进步，电子信息化管理在档案管理部门中的应用，已是大势所趋，充分体现其价值。电子信息化档案管理的科学性、合理性，有助于档案管理工作效率的提升，档案管理的信息化发展已是大势所趋。

参考文献

[1]关磊，刘海燕.谈新形势下企业档案管理[J].理论观察，2006

[2]汪锦莹.关于做好企业档案管理工作的思考[J].经济师，2009

[3]陈宏娟；图书馆纸质档案和电子档案的并行管理研究[J]；東方企业文化；2013

作者简介

李欣蔚，（1985-），女，四川绵阳市人，汉，职称助理馆员，研究生，研究方向：档案管理及信息化