基于数字化校园背景下档案管理模式分析

摘 要：在信息技术高速发展的背景下，校园档案管理呈现出数字化的趋势，对于加强档案管理具有重要意义。基于此，本文将阐述数字化校园背景下档案管理模式的内容，从资金匮乏、安全漏洞、技术滞后三方面入手，分析数字化校园背景下档案管理模式存在的问题，并以加大资金投入、强化安全管理、提高技术水平为切入点，深入探究优化数字化校园背景下档案管理模式的方式，旨在提高档案的利用率，为校园的发展奠定基础。

关键词：数字化校园；档案管理；管理模式

校园档案数字化管理实际上构建数字化校园的重要内容，提高了档案管理的自动化程度，同时有效节约了档案数据的存储空间，减少档案管理的成本，从而增强档案管理工作的经济效益。另外，校园中档案的数字化管理，作为新时代的新技术，实际上是一项繁杂、庞大的系统工程。虽然很多校园对档案进行了数字化处理，但是受多方面因素的影响，其档案管理的数字化程度依然存在很大的进步空间，因此需要相关人员加以重视。

1 数字化校园背景下档案管理模式的内容

对于校园的档案管理而言，数字化档案资源建的关键环节即为数字化采集，基于校园中电子文件、纸质文件并行的前提，档案数字化采集的主要内容包括两方面：

（1）直接接收电子文件的内容，并将其作为校园档案数字化的主要材料。在社會信息化程度不断加深的过程中，电子文件是其必然的产物，同时也是全新的档案管理形式，更是档案实现数字化的基础。对电子文件实行数字化管理，在根本上促进了校园档案管理的时代性变革，并且为纸质档案实现数字化管理的目的提供了成功经验；

（2）通过文字识别技术、扫描技术、音影技术等先进的方式，能够将不同的平面资料、电子文化、实体实物等档案内容，直接转化或者录制为电子文件。在校园实现对档案数字化处理以前，已经保存了很多以纸质档案为代表的非数字化档案。所以，从狭义的角度看，档案数字化就是将传统的档案内容转化为数字档案，从而实现对档案的集中化管理，构建全新的档案管理模式。

2 数字化校园背景下档案管理模式存在的问题

2.1 资金匮乏

通常情况下，校园较为重视教学、科研等相关工作，所以就会在很大程度上忽视对档案的管理，加之教职工缺乏档案管理意识，致使校园将大部分资金均用于教学、科研方面。在资金匮乏的背景下，校园中档案管理人员无法及时对档案管理的硬件、软件设备进行更新与完善，因此严重限制了数字化档案的程度。换言之，校园档案的数字化管理设备较为老化、缺失等问题，极大影响校园中关于档案数字化管理模式的有效性。

2.2 安全漏洞

对于校园档案数字化建设，其基本条件就是标准的、规范的安全体系，目前校园均将《中华人民共和国档案行业标准——纸质档案数字化技术规范》作为构建体系的基础，并没有颁布针对校园档案数字化的相关细则。所以，基于这一背景校园则需要依据实际需求制定工作流程，加之缺乏工作经验，很容易导致档案管理系统中存在安全漏洞。另外，虽然以电子文件的方式具有占用空间小、传递便捷、操作便利等优势，但是在管理过程中，很容易发生数据泄露、信息外溢等不同程度的安全问题。同时，档案的原件也会受到丢失、破损、污染的可能，进而档案内容的原始性与安全性[1]。

2.3 技术滞后

在校园档案数字化建设的过程中，熟悉档案业务知识、掌握计算机技能的专业性人才是其最主要的需求。然而，很多校园在推动档案数字化管理模式时，并没有配备专业的人才，甚至未对管理人员的能力设定具体的要求。另外，有很多档案工作人员属于“兼职人员”，在负责档案管理的同时，还在其他岗位中工作，使得人员的精力不足，很难全身心的开展档案数字化管理工作。同时，虽然档案管理人员具备专业的业务知识、能力，但是却很难适应全新的计算机管理模式，从而影响档案数字化工作的开展。

3 优化数字化校园背景下档案管理模式的方式

3.1 加大资金投入

在校园事业不断发展的过程中，档案数字化管理模式是关键性的工作内容，主要就是因为档案具有特殊的价值，是校园教学、科研、管理的重要资料。因此，为了能够进一步推动档案数字化管理，就需要加大资金的投入力度，主要方式为：（1）加深校园教职工、档案管理人员对于数字化档案管理的认识程度，增强内部人员对数字化管理模式的认可，提高管理人员推动数字化管理模式的信心；（2）在加深人员认识的基础之上，可以将以往封闭的档案管理模式逐渐转化为半封闭式的模式，保证档案信息能够为校园的教学、科研工作提供参考，提高档案内容的实际利用率。在这样的工作环境中，可以增强数字化档案的价值，便于校园加大人力、财力、物力等资源的投入，从而推动数字化档案管理模式提供充足的资金。

3.2 强化安全管理

在运用数字化技术的过程中，校园需要将建设数据库网络、技术标准等纳入总体规划之中，从而以积极的态度构建先进的数字化平台。在推进数字化档案管理模式时，可以对基础的整理工作进行简化，同时深化档案的检索工作，最大程度的丰富档案资源，从而实现档案信息共享的目的。对于档案数字化管理的各个环节而言，都应该避免篡改、删减、破坏档案信息等行为，并杜绝相关内容的丢失，以此保证档案内容的有效性。对校园档案数字化管理的流程为：拆卷扫描原文件、重新装订、核查扫描内容、存储数据等，而其中的任何环节都不能发生差错，避免影响档案在后期利用的过程中影响相关工作的质量。在数字化操作的过程中，需要确保档案的电子目录与案卷的原序列一致，从而便于检索。为了能够进一步完善安全方面的规定，就应该对档案的副本进行异地保存，以此来确保档案的内容能够一直处于安全的状态，避免系统发生故障时而发生信息丢失、损坏等问题，保证数据库的档案信息完好无损，实现优化校园档案数字化安全管理的目标[2]。

3.3 提高技术水平

在推动档案数字化管理的过程中，校园中档案的管理者是最根本、最直接的能动因素，主要是因为管理人员的知识、技能与档案数字化的工作质量具有不可分割的关系。实际上，基于数字化校园背景，档案管理模式极大地提高了档案管理的水平，同时要求管理人员具有更强的综合能力，尤其是档案管理人员需要具备高等教育知识，并能够熟练掌握、运用档案管理的相关技术。在应用档案数字化管理模式的全过程中，校园应该组建专业的人员体系，鼓励并引导档案管理人员积极借助网络进行学习，增强自身的能力，同时提高档案数字化的安全管理意识。基于这一前提，管理人员可以逐渐形成更加完善的知识结构，以更高的能力完成档案数字化管理的工作任务。

4 结语

综上所述，基于数字化校园的背景下，档案管理模式有着其具体的内容，而在推动该模式的过程中存在很多需要亟待解决的问题，因此需要采用恰当的方式予以解决。以此为基础，校园加大了对数字化档案管理的资金投入，增强了安全管理的力度，并且提高了档案管理的技术水平，健全了数字化档案管理的标准，从而进一步优化了校园的档案管理模式。所以，为了能够实现数字化档案管理的目标，可以将文中的方式落实在日常工作中。

参考文献

[1]陈倩. 面向数字化校园的档案信息管理系统的设计与构建[D].南京邮电大学，2017.

[2]陈健民.基于信息化时代背景下的校园档案管理工作研究[J].济南职业学院学报，2017（05）：122-124.

作者简介

赵明（1981-），男，工作单位：湖北省黄石市体育运动学校。