如何提高档案管理的现代化水平

程贺轶

摘 要：档案管理工作包括对各方面档案信息的搜集整理，也包括对信息资料的管理与共享，这些工作在现代化技术的支撑下都可以更快、更好的发展。多年来我国很多档案管理部门都已经实现了管理的现代化，但是不排除在现代化进程中还存在着许多问题。本文就具体针对这些问题展开详细的讨论，从意识理念、人员配备、技术支撑三方面提出发展的方案。

关键词：档案管理；现代化水平；问题

随着市场经济和社会建设步伐的加快，各行各业每天都会产生大量的档案数据，相比于传统的纸质化档案记录方式，如今越来越多的单位、企业偏向于电子化档案的管理模式，传统的人工管理逐渐被机器管理所取代，这无疑是提高了管理的效率，同时也为单位节省了许多人力资源开销，是现代化发展的重要体现。但从客观方面分析，在看到现代化管理技术为档案工作带来利处的同时，也需要审视在现代化发展中的诸多不足，比如人员意识比较单薄、配套管理措施不健全等等，这些都是影响我国档案事业长远发展的重要因素。

1 档案管理现代化水平现状

现代化的档案管理方式实质上是利用信息技术手段，将生活、工作、学习中的诸多信息及时录入到档案系统之中，保障档案的全面性、完整性和准确性，因此档案管理工作与技术水平有密切联系。科技发达的国家档案管理的人工化比率低，技术含量高，管理效率相对人工管理要高。与这些国家相比，我国的现代化道路只是出狱初期的发展阶段。从20世纪70年代开始逐渐出现了计算机，并且广泛运用到各行各业之中。90年代开始网络技术的普及，为智能化的信息管理提供了软件支撑。依靠这两项技术的发展，我国的档案管理方式也做出了相应调整，人工管理的模式逐渐被信息化管理所取代，但同时现代化管理方式由于依靠大量的技术，也产生了一系列问题，比如员工技术实力薄弱、管理者缺乏县嗲话管理的意识、技术设施比较落后等等，这些都导致现代化发展遭遇困境，不利于档案管理质量的提升。

2 档案管理中存在的难题

2.1 管理者现代化意识淡薄

现代化档案管理方式在一些单位仍然没有普及，究其原因在于管理者对于现代化认知不足，未意识到管理技术对于管理质量的重要性。如果管理者缺乏这方面的理念，即使单位配备了高质量的硬件设备、先进的管理技术、高素质的管理人员，都无法达到现代化管理的标准。综合分析，管理者缺乏现代化意识的主要有以下几点表现：（1）管理者在实施现代化管理的时候会遇到一些问题，而员工并未重视这些问题的存在，未积极寻找问题突破口；（2）虽然很多管理者了解现代化之于档案管理工作的重要作用，但是仅仅停留在口头层面，并未将这些计划付诸于实践。由于信息资源的海量化，如果没有系统的管理计划，则导致信息处理起来力不从心，容易出现错误。

2.2 管理人员综合素质偏低

人才是管理的主体，现代化的管理方式要求管理者需要具备多方面的知识技能。从管理方式上来看，现代化管理主要依托于互联网技术所具备的信息高速传输能力、处理能力以及海量存储能力，将生活工作中大量的信息资源及时记录到档案系统之中，方便日后的档案调取和运用。由此可见想要完成整套流程，管理者必须要具备专业的档案管理知识，同时还应掌握必要的互联网技术手段和操作方式。很多单位正是因为档案管理者缺乏以上技能中的某一种，才导致管理工作屡屡碰壁。也有的单位因为没有建立系统完善的人才培训计划，导致员工素质能力无法得到提升或个人规划无法实现，最终选择辞职以谋取更好的岗位。由此可见，加强人才素质培养是管理工作有效开展的前提。

2.3 缺乏资金和计划支撑

档案管理的现代化发展需要依靠大量的硬件设备、管理人才的支撑帮助，有些单位无法在档案管理工作中长期有效地投入资金，从而导致了信息资源的匮乏，很多技术手段无法跟上管理工作的标准。同时，档案管理是项系统庞大的工程，如果缺乏明确的管理计划、明晰的管理目标，则导致各个部门的档案管理所依据的是不同标准，部门之间的档案资料无法共享，不利于档案的运用。

3 促进档案现代化管理的途径思考

3.1 从思想上树立现代化的意识

管理理念是管理方式改进的重要思想指导，在单位或者企业中，无论是档案工作的实际负责人、工作人员，还是单位的领导干部都应重视现代化技术手段对档案管理的重要性，重视在现代化进程中所遇到的问题，积极探索问题的解决方式。其次作为档案管理的直接负责人员或者管理者，应转变服务意识，抛弃原先所坚持的“等客上门”的被动式服务方法，取而代之的是“主动寻客”的管理方式。根据单位发展情况以及档案现有情况，制定科学合理的管理计划，依照计划有序地开展档案管理工作。最后作為单位的全体员工，应给予档案管理工作更多的支持和帮助，主动归类整理日常工作中产生的各种信息，实现部门之间的信息互通共享。

3.2 建立高素质的员工管理团队

人才的流失和缺乏是困扰许多单位的重要因素。有些单位虽然有一些高素质的档案管理人才，但是由于工资、福利待遇、晋升机会等多方面因素的影响，导致人才流失严重，已有的技术水平也随着人才的流失不断下降，针对这些问题，应做好以下几方面工作：首先重视对管理人才意识理念的培养，定期开展思想教育工作，树立员工爱岗敬业、忠于职守的工作态度。定期组织员工开展专业知识的培训，提升员工的知识技能和业务水平，帮助员工做好职业生涯的规划。其次在奖惩措施制定时，应注意惩罚分明。多利用精神鼓励和经济鼓励两种方式来激励员工学习现代化管理的新知识，掌握计算机操作的具体办法，为单位培养高素质的复合型人才。最后在为单位留住人才的同时，也需要思考如何为单位争取更多优秀人才。在每年春秋季校招的时候，单位部门可以深入到各大高校，挖掘高素质的档案管理专业学生，为单位的工作开展注入新鲜血液。同时在招聘面试的时候，有意识地考察应聘人员在计算机、档案管理、网络、职业素养等各方面的知识能力，适当提高选拔的门槛和待遇，为单位吸引人才。

3.3 完善硬件方面的配套设施

硬件设施是现代化管理方式进步的物质保障。在信息化管理方式中，档案管理工作仅靠人工是无法完成的，需要依赖于复印机、电脑、刻录机、扫描仪等现代化的硬件设备予以支撑，这样才可以完成信息的录入与输出，方便信息在不同部门之间的传输。同时在软件方面，也需要开发与本部门或本单位档案工作相匹配的软件程序辅助管理工作的开展。在不同部门之间，应确定统一的管理标准，每个部门依照该管理标准开展档案管理，保证信息数据的统一性，这有助于档案的传输与交流。硬件和软件都是管理工作有序开展的保障，在购买这些设备时应根据工作的实际需要，避免出现资源的浪费。

4 结束语

依靠现代化技术手段开展档案的管理工作，这是时代发展对于档案部门的要求。在现代化理念指导下，管理工作需要突破传统管理模式的禁锢，可能需要改变延用已久的管理方法，这些都是对管理者的重大挑战。在现代化管理模式开展中，管理人员需要克服这些难题，从思想和行动上都做出改变，加强档案工作的三化建设，提高管理的质量。

参考文献

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