新时期文书档案的现代化管理策略研究

冯登峰

摘 要：新时期的文书档案管理工作，要依托信息技术、大数据技术，加快推进文书档案的现代化建设。新时期下的文书档案工作需要不断完善现代化的管理制度，创新文书档案管理新模式，提高文书档案管理的信息化。本文就新时期下文书档案的现代化管理问题进行了探究，分析了文书档案现代化管理中存在的问题，并提出了相应的对策。

关键词：文书档案；现代化管理；创新制度；管理策略；

我国进入新时期后，随着经济建设加快，企事业单位获得了进一步的发展，在此形势下，文书档案的管理工作重要性日渐凸显。文书档案管理涉及到一个工作单位日常管理的方方面面，关系到工作单位的信息安全，影响着工作单位的发展。建立现代化的文书档案管理制度，需要遵循客观性、逻辑性、历史性的文书档案管理原则，创新文书档案的工作方式，使文书档案管理工作步入正规化、科学化、合理化的轨道。

1 文书档案管理工作中存在的问题

1.1 管理制度不规范

管理制度不规范是当下文书档案管理制度中非常普遍的一个问题，其影响也是较为深远，使文书档案管理工作陷入到不规范的境地中，直接导致文书档案管理工作效率低下。工作单位对于文书档案的管理工作，将其视为档案保管工作，并没有给予足够的重视和建设，是文书档案管理制度不规范的主要原因。文书档案管理制度在日常管理中存在着较多的问题，如在文书档案的保存工作上，存在着分类不明确的问题，许多不同类的文书档案被放置到一类中，导致在检索时往往无法快速的调出所需要的文书档案。在文书档案的目录编写上，不够规范和科学，目录编写较为简略，不够详细，不能为检索者提供必要的信息，加大了检索的难度。

1.2 信息化建设程度差

当下互联网技术高速发展，极大的改变了人们的生活和工作方式。对于文书档案管理工作来说，互联网技术和计算机技术的使用可以大大提高文书档案的管理水平。但是一些工作单位的文书档案管理工作，仍是传统的管理制度和管理措施，导致文书档案的信息化建设程度较差。以信息检索为例，传统的文书档案管理制度中，检索工作十分繁杂，检索一条信息，往往需要翻阅大量的文书档案才可以发现。而信息化下的文书档案检索，只需要在电脑客户端或是手机APP上输入所要检索的信息，便可以快捷的找到所需要的信息。管理手段上的落后，制约了文书档案管理工作的现代化建设水平，在经济高速发展的今天，不能利用先进的技术，文书档案管理工作是不能够服务好工作单位的发展。

2 文书档案现代化管理的策略

2.1 建立现代化的管理制度

构建现代化的文书档案管理制度，便需要淘汰落后的管理制度，根据新形势下社会发展的方向，结合国家相关法律法规，制定工作单位的现代文化档案管理制度。首先是要精简管理制度，废除文书档案管理制度中不合理的管理条例，建立符合文书档案管理原则的管理制度，即突出文书档案管理制度的客观性、逻辑性。其次要优化文书档案管理制度，根据新时期下工作单位对文书档案工作的需要，优化文书档案的管理制度，使之能够和工作单位的发展步伐相协调，为工作单位的发展提供助力。优化文书档案的管理工作，就是要根据社会的发展而变化，文书档案管理者要与时俱进，及时的调整文书档案管理手段。最后，文书档案管理制度要做好管理制度、管理手段、组织建设等方面的工作，确保文书档案管理制度的各项规定能够落实到实处，不断完善和规范文书档案管理工作，提高文书档案管理工作的效率，提升文书档案管理工作的质量。如在文书档案的编修制度上，要针对传统管理制度中的不足之处，如查阅文献不方便、文献目录不清楚、页码混乱等问题，要进一步规范文书档案的编修工作内容，细化编修工作，使编修工作更加科学化和合理化，各种文献能够快速的被调用。对于文书档案的保管、保密、借阅、归档等方面的工作，都要建立相应的工作机制，严肃工作环节，尤其是其中的保密工作，更是要建立重要文书档案的销毁工作机制，防止重要信息的泄露。

2.2 创新现代化文书档案管理方式

文书档案的管理手段直接关系着文书档案的管理水平，创新现代化的文书档案管理手段，能够改变传统文书档案管理工作中的混乱，使文书档案的管理手段更加高效和科学，符合新时期文书档案管理工作的建设需要。创新现代化的文书档案管理工作便是要依托互联网技术、计算机技术、大数据等先进技术，大幅度的提高文书档案管理手段的工作效率。在文书档案的分类工作上，要依托计算机技术，将文书档案按照不同的类别进行分类，可以分为命令、指示、報告、请示、会议记录、总结、发言稿等类别，按照不同的类别，分别放置不同的文书档案，并将分好类别的文书档案输入到计算机数据库中，并进行备份保存。在文书档案的检索和查询工作上，要依托互联网技术和大数据技术，分析工作单位经常调用文书档案的关键词，将其作为热词推动到检索页面，以便使用者更加快速的检索资料。在检索功能项上，要打造智能化的检索系统，即在分类保存的文书档案的基础上进行检索工作的建设。提高检索的智能化程度就是用户只需要输入一个关键词或是模糊字眼，检索系统便可以给出大量的检索数据，并能够根据用户不断详细的词语自动进行筛选，将更加准确的信息呈现给用户。在检索出来信息时，还要附有主要内容的简介，以便用户判断是否是所需要的文书档案。在文书档案的安全工作上，要依托计算机技术，进行数据的加密和保存，防止数据的泄密。因此要给每个能够调阅文书档案的工作人员一个唯一的ID号码，并进行备案和动态监控。在移动互联时代，为了适应人们的工作和生活习惯，文书档案还要推出相应的手机APP系统，优化登录和检索功能。

2.3 完善文书档案专业人员的培训工作机制

人才是实现文书档案现代化建设的关键，培养专业的文书档案管理人员是文书档案管理工作的需要。因此工作单位要完善文书档案专业人员的培训机制，为工作单位培养专业的管理人才。工作单位要定期对文书档案管理人员进行培训，培训内容主要为思想政治教育和专业技能培训两部分。在思想政治教育工作中，要组织文书档案管理人员学习国家的相关法律法规和工作单位的管理制度，以提高他们的思想观念和道德水平。要让文书档案管理人员明确身上所担负的责任，以及他们的工作对于工作单位的重要意义。在专业技能的培训上，要使用专业的设备进行培训，使文书档案管理人员能够熟练操作文书档案的各项设备，并具备扎实的业务素质。还要做好人才的引进工作，依托高校培养具有扎实基础的专业人才，并提高文书档案管理人员的福利待遇，才能够真正的使优秀的人才投身于文书档案的管理工作中。

3 结语

随着新时期文书档案现代化建设的深入，文书档案管理中所存在的问题也逐渐暴露，并影响着文书档案管理制度的现代化建设，只有不断创新文书档案的管理方式，提高文书档案管理工作的信息化水平，才能够推动文书档案的现代化发展。

参考文献

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[2]李丽菊.文书档案的现代化管理方法[J].办公室业务，2016（5）：123

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