现代信息技术对企业档案管理的影响与对策

殷景华

摘 要：企业档案记录了企业生产经营活动情况，是企业最真实的反映，做好企业档案管理工作对企业的发展有着决定性的作用。信息化时代里，现代信息技术在企业档案管理中的作用越来越突出，以现代信息技術为手段，有利于企业档案信息化管理。但是，在推进企业档案信息化建设的过程中，档案信息安全问题也受到了一定的威胁，需要企业采取有效的防范措施。

关键词：现代信息技术；企业；档案管理；影响；对策

在现代信息技术快速发展的同时，企业档案管理信息化趋势也愈发明显，是企业档案管理工作的重要目标。以现代信息技术为载体，可以提高企业档案管理水平，实现档案信息的共享。但是，现代信息技术的运用也给企业档案管理工作带来了一定风险，使得档案信息安全性、完整性受到了一定的考验。因此，要想加快档案管理信息化发展，客观真实地提供档案信息，企业就必须结合实际，在加大现代信息技术运用的同时，要强化档案的管理。

1.现代信息技术对企业档案管理的影响

1.1现代信息技术对企业档案管理的积极影响

（1）档案管理方式的转变

长期以来，企业档案管理工作中所用的方式比较传统，档案信息的存储以纸质档案袋为主，档案的调用靠人工查找，而这种档案管理方式很显然不适合企业发展的需要。信息化时代里，现代信息技术为企业档案管理工作指明了方向。以现代信息技术为手段，可以取代企业传统的档案管理方式。以现代信息技术为手段，企业在开展档案管理工作时，可以实现电子化档案，从而提高档案管理效率。

（2）节省档案管理成本

档案管理工作是一项系统的工作，需要投入一定量的人力、物力、材料。长期以来，企业各部门之间各自为政，信息得不到共享，一定程度上增加了档案管理成本。而以现代信息技术为手段，可以将企业各部门之间有效的联系起来，实现信息的共享，从而提高档案管理水平，节省档案管理成本。如，在档案的调用中，企业可以利用现代信息技术，构建统一的档案信息化管理系统，只需要借助信息技术，就可以快速地找到档案信息，从而节省时间成本。

1.2现代信息技术对企业档案管理的消极影响

（1）档案信息安全问题

在以现代信息技术推进企业档案信息化管理的过程中，信息安全问题也随之出现。网络环境下，虽然现代信息技术大大的方面了企业档案管理工作，但是企业档案信息也容易被一些不法分子给攻击，从而出现档案信息的丢失、被窃取等问题，进而造成档案信息的不完整，不能准确反映企业经营发展状况，不利于企业经营战略决策的制定。

（2）档案工作人员能力、素质问题

现阶段，虽然企业认识到现代信息技术在企业档案管理 中的作用，也开始加大现代信息技术的应用。但是，现代信息技术的运用对企业档案管理人员的要求较高。如果企业档案管理人员能力不足，无法满足档案信息化管理的需要，就会出现各种问题，影响到档案管理的连续性和完整性。同时，档案信息化管理后，档案管理工作变得更加严谨，如果档案管理人员职业素质不高，就会影响到档案管理质量。

2.以现代信息技术为手段的企业档案管理对策

2.1构建统一的档案信息化管理系统

随着现代信息技术的不断成熟与完善，企业应当认识到现代信息技术在档案管理中的作用。档案管理是一项重要的工作，档案管理工作的好坏一定程度上影响到了企业的发展。而要想发挥档案应有的作用，企业就必须结合自身实现，利用现代信息技术，构建一个统一I的档案信息化管理系统，全面推进档案管理信息化发展，进而提高档案管理水平[1]。

2.2加强档案管理人员的培训

在企业推进档案信息化管理的过程中，档案管理人员能力、素质的高低直接影响到了档案管理效率和水平。基于档案信息化管理要求，企业应当加强档案管理人员的培训。首先，强化档案管理人员能力的培训，包括现代信息技术的应用及操作能力、档案管理能力等，为企业档案管理培养一支综合能力强的档案管理队伍；其次，加强档案人员的职业素养，使档案管理人员认识到自身的职责所在，积极、主动地参与到档案管理工作中去[2]。再者，要落实责任制，将档案管理相关责任落实到实处，从而更好地规范和约束档案管理人员的行为，促使他们严格按照档案管理信息化规范来开展档案管理工作。

2.3完善企业档案管理制度

企业档案管理信息化建设是一项系统的工程，要是没有一个健全、完善的制度加以规范和管理，企业档案管理信息化进程就比较缓慢，现代信息技术就难以发挥出应有的作用。因此，在推进档案管理信息化的进程中，企业应当结合自身，完善档案管理制度。首先，结合现代信息化技术要求，完善档案信息细化管理流程，建立统一的档案管理标准；其次，结合档案信息化管理需求，建立一套完善、科学、行之有效的管理制度，引导档案管理的规范化、流程化、科学化发展[3]。另外，要落实监督制度和审查制度，对企业档案管理进行全面的审查和监督，杜绝一切风险存在，进而保障企业档案管理质量。

2.4加强档案信息安全管理

在推进企业档案管理信息化发展的过程中，企业必须高度重视起档案信息安全管理，一旦企业档案信息安全受到威胁，就容易造成档案信息的失真，进而不利于企业的发展。因此，企业必须全面抓好档案信息安全管理。首先，在构建档案信息系统中，必须优化软硬件设备，确保软硬件设备的先进性；其次，要加大信息安全技术的运用，如身份认证技术、加密技术、数据备份等，以这些技术为保障，提高档案信息系统的安全性[4]。另外，档案管理人员必须重视档案信息系统的维护，定期杀毒，定期整理，从而将一切威胁档案信息系统的安全隐患扼杀在摇篮里。

3.结语

综上，现代信息技术对企业档案管理工作的影响既有有利一面，也有不利一面，针对有利一面，企业应善于推广；针对不利一面，企业要引起重视。现代信息技术的出现加快了企业档案管理信息化发展，而企业在推进档案管理信息化的过程中，应当认识到信息技术给档案管理带来的冲击，针对这些冲击，要有针对性的加以处理。一方面，企业要构建完善的档案信息化系统，另一方面，要加大档案管理人员的培训，加强档案安全管理，完善档案管理制度，进而为档案管理信息化发展提供支持和保障，提高档案管理水平，更好地发挥档案在企业发展中的作用。

参考文献

[1]李娟.现代信息技术对企业档案管理的影响及对策探索[J].产业与科技论坛，2016，15（20）：268-269.

[2]关悦，徐亮，张毅.现代信息技术对企业档案管理的影响与策略[J].现代国企研究，2016（02）：76.

[3]何所惧.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策[J].才智，2014（09）：318.

[4]严德清.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策[J].现代经济信息，2014（06）：163.