探讨如何提高小学的档案管理水平

郑桂莲

摘 要：本文从小学档案管理工作的重要性入手，简要介绍提高学校档案管理工作水平的措施，旨在完善档案管理体系，加强档案管理信息化系统的建设，从而提升小学档案管理工作质量，以期为小学各项日常管理工作提供档案资料服务。

关键词：小学；档案；管理

学校档案管理工作所涉及的内容较多，其工作难度较大，包括学校的行政、财务、教学、人事、学生管理等各个层面，其重要性不言而喻，在当前信息技术高度发达的今天，小学档案管理工作发挥出了极大的作用与影响[1]。因此，小学应重视档案管理工作的优化与落实，继而不断完善档案管理体系，以便于促进学校进一步发展。

1 小学档案管理工作的重要性

其一，小学档案管理促进教学发展。教学档案是小学档案材料中的重点管理项目，是指在教学全过程之中产生的文本性材料，这些材料不仅记录着小学教学内容与形式，同时也是未来教学研究的数据资料，通过对教学档案的研究，对于小学教学体系改革起到了积极影响。其二，小学档案资料反映管理质量。档案资料中涵盖了学校管理的各个层面，因此，对档案信息加以分析和统计，能够客观、真实的反映出某一时间段小学管理工作实际情况，以便于学校逐步调整管理方向与方法，提升学校日常管理质量[2]。其三，小学档案管理体现学校面貌。档案信息中囊括学校的学风与校风，是学校各个时期办学特点的表现，这些学校资料成为未来学校发展的重要信息，是后人研究的历史资料和客观依据。同时，档案信息不仅能够为学校的未来发展而服务，同时也对地方经济建设及国家教育改革提供了重要的数据支持。

2 小学档案管理工作优化措施

2.1 建立小学档案现代化管理系统

现代化档案管理在对档案文本进行保存的基础之上，更为重视其应用价值，当前各个企事业单位均意识到档案管理的重要性，从而建设相应的现代化档案管理部门。小学应加强当前现代化档案管理硬件及软件设施建设，一方面，由专门、统一的部门进行档案管理，转变以往由各个年级组保管教学档案的现状，将学校中学生、教师、教学、财务、日常管理等档案加以集约化管理，有助于提高档案管理水平[3]。另一方面，建立小学档案信息管理系统，通过信息系统对档案加以保存、分类、分析、应用，能够确保小学档案信息的有效利用。在建设前，学校应全面了解其档案信息实际情况，依照学校情况针对性的构建信息系统，有利于提升未来档案管理的实效性。另外，小学校应加强档案信息系统平台中的归档、保存、调阅及备份工作，其中，归档需要建立档案电子文本信息，将档案电子文本信息按照种类分别储存在计算机硬盘及网络数据库之中，为未来调档及查阅工作提供便利，学校档案归档工作需针对种类、内容、档案对象等相关信息进行归档处理。小学校需针对档案信息采用硬盘与光盘加以备份保存，并严格做好防止硬盘与光盘的防尘、防火、防震、防水、防磁工作，避免因硬盘与光盘损坏而造成的档案信息遗失问题，提高档案备份信息的存储质量[4]。关于学校档案信息的调阅问题必须加以重视，需经由学校相关负责人员批准才可查阅，调阅时不得采用拍照、复印等方式复制档案信息本文，且只能在档案管理部门之中调阅，不得以任何借口携带档案文本离开档案管理部门。

2.2 打造小学档案管理工作队伍

目前现代化档案管理工作所涉及的技能與知识较多，对档案管理人员而言存在一定难度，诸如信息收集、保存、编辑、检索、统计、应用等方面均对管理人员提出了更高的要求。除此之外，当前大部分小学均开展档案管理信息化系统的建设，这就要求小学档案管理人员在上述技能基础之上，还要掌握计算机技术、档案信息化系统应用技术、网络安全技术等等，才能更好的开展日常工作。因此，小学校应加强档案管理人员的教育培训，提升档案管理人员职业能力及素养，满足学校档案管理工作对管理人员的迫切需求[5]。一方面，引入当前先进的档案管理理念与技术于档案管理部门，尤其是档案管理新技术与新知识方面，重点普及档案管理相关技术的应用，以期提升档案管理人员工作技能水平。同时，还应将计算机基础技术、信息化档案管理技术加以培训，采用理论与实践相结合的方式开展教育培训，从而使其能够将理论知识应用于日常工作之中，完善当前小学档案管理水平。另一方面，档案数据信息安全性是管理工作中的重点，因此，需要对档案管理人员的网络安全知识技能加以培训，使其在日常生活中采用科学、有效的方式实施档案管理，保障档案信息文本的安全性。学校应加强对档案管理部门的安全性、保密性教育，使档案管理人员能够树立正确的保密意识，针对计算机网络防火墙技术、杀毒技术及安全密钥技术等方面进行重点培训，提升小学档案信息管理的安全性水平。

2.3 渗透小学档案管理于教学之中

随着信息技术的发展，目前在档案管理工作中应用各种信息技术，从而使档案信息的应用效果与利用率有所提升，促使档案小学档案管理工作更具实效性，因此，小学档案管理应及时转变其管理方式、管理内容及工作目的，以期提高小学档案的应用水平。教学档案是小学档案中的重要组成部分，教学档案是教学过程之中学校、教师、学生各个方面形成的多方面材料，这些材料源自于教学环节，是教学改革与研究的重要数据。教学档案管理工作的重点在于材料收集，由于档案信息涵盖于教学之中，其材料收集工作需要教师的积极配合，因此，应将教学档案管理渗透于教学之中，促使教师能够配合档案管理人员开展教学档案信息收集工作，从而形成全面、系统的档案管理体系，以便于档案材料的保存与应用[6]。另外，教学档案管理工作还需加强其编辑及研究工作，通过对教学资料的纵向研究，提高教学档案信息的实效性，使其价值能够体现及应用于教学之中，进而不断加强教学档案的应用效果。

2.4 加强小学档案管理基础性工作

小学应建立健全档案管理规范制度，制度是当前档案管理工作不断优化及提升的有力保障，小学档案管理人员在制度约束下开展各项日常工作，从而逐步提升档案管理工作水平。因此，小学应加强档案管理制度体系的建设，根据学校档案管理工作实际情况，在档案管理制度中充分体现《档案法》各项要求，使档案管理人员在日常工作中做到有据可循。除此之外，学校应保证档案管理制度执行效果，将制度彻底贯彻于日常档案管理工作之中，优化档案管理人员岗位职责，采用岗位责任制加强对档案管理人员的监管工作，从而将档案管理规范制度深入到岗位中，提高小学档案管理工作质量。小学校在档案管理工作中引入激励机制，通过激励机制激发档案管理人员的工作主动性，根据档案管理人员工作质量实施奖惩措施，确保档案管理制度深入落实于日常工作之中。

3 结束语

综上所述，档案管理工作与学校日常运行、教学等方面息息相关，是学校管理工作中的重要组成部分，因此，小学应正确认识档案管理工作的重要性，逐步加强对档案管理工作的监管，提升档案管理人员的专业能力与素养，以便于进一步提升学校档案管理工作水平。

参考文献

[1]高永安.浅谈如何做好中小学学校档案管理工作[J].办公室业务，2016（9）：89-89.

[2]高永安.中小学档案管理信息化建设初探[J].办公室业务，2016（7）.

[3]徐霞霞.中小学档案管理工作存在的问题及应对措施[J].课程教育研究，2016（14）.

[4]崔宝明.浅谈中小学档案管理信息化[J].科技视界，2016（3）：248-248.

[5]王璐.加强中小学后勤档案管理工作的几点思考[J].卷宗，2017（10）.

[6]罗思.中小学档案管理的信息化建设探究[J].课程教育研究：学法教法研究，2017（3）：203-203.