浅论新时代公路文书档案管理的信息化建设

马静

摘 要：目前，种种因素和困难仍然阻碍着我国档案管理信息化进程。公路文书档案信息化建设中存在的主要问题是：对信息化建设认识不足；人员整体素质不高；收集、归类和保管档案的流程缺少信息化管理等。新时代，必须采取措施，提高公路文书档案管理信息化水平：加大宣传力度，提升公路文书档案管理信息化建设重视程度；强化制度建设，规范公路文书档案管理信息化建设；加快人才培养，提高公路文书档案管理人员整体水平；加快硬件建设，实现公路文书档案网络化管理；增强安全防护，确保公路文书档案管理安全性。

关键词：文书档案；信息化；问题；措施。

公路文书档案为公路更好地为社会服务提供基础动力，也是保证公路管理工作质量的基础。新时代，经济和社会发展潮流涌进，推动公路文书档案管理信息化进程。如何通过信息化建设进一步提高公路文书档案管理效率，是公路部门应该重视的问题。

1 公路文书档案信息化建设中存在的主要问题

1.1 对公路文书档案信息化建设重视程度不足

长期以来，公路档案管理部门的管理核心大都放在公路建设档案上，公路管理部门则把文件管理重点放在公路事务的相关材料上，对公路文书档案管理的支持力度难以提高，还有些单位直接忽视这个重要组成部分；同时公路文书档案管理信息化建设，一时之间难以看到真实的经济效益，所以公路管理阶层大多没有过多强调文书档案信息化的重要性，认为文书档案管理信息化可有可无，对其投入资金有限，难以激发工作人员的工作兴致与动机。

1.2 公路文书档案管理人员整体素质不高

新时代，虽然有些公路文书档案管理部门已开始对文书档案管理信息化工作重视起来，但是公路文书档案管理的信息化程度与经济社会快速发展的需要存在着很大差距，档案信息化程度大大打折。这种情况的产生，不容忽视的重要原因是档案管理人员的综合素质整体不高。对于档案的归纳整理不合理，直接减弱了档案信息的利用效率，拉慢了数据资料获取速度。另外，由于一些管理人员对待工作的态度不端正，政治素质不高，业务能力不强，直接影响文书档案管理信息化建设与发展。

1.3 文书档案收集、归类和保管流程缺少信息化管理

文书档案存在着很多收集整理与归档环节不规范的问题，给档案信息化建设带来了很大阻碍。有些文书资料不能够及时录入系统，导致纸质档案与电子档案难以同步进行，信息传递过程出现了阻碍，难以推动工作效率的提高。同時，公路日新月异的发展与变化，人员也在不断变换，档案岗位人员流动性大，电子档案不能够跟随变化及时更新，那么档案信息就难以保证真实统一。这都是档案的收集、归档的工作流程不规范造成的。《文书档案管理信息化建设制度》本身对文书档案管理信息化建设的收集与整理做了总体要求，但在具体实施中，并没有可行的方法流程规定，缺乏相应的规章制度。加上公路文书档案的收集不及时，造成了一些公路文书档案的无形流逝。只有建立健全文书档案信息化收集、整理、归档管理等工作程序规范，才能保证档案真实有效。

2 加强公路文书档案管理信息化建设的主要措施

2.1 加大宣传力度，提升公路文书档案管理信息化建设重视程度

文书档案管理的信息化建设涉及到单位工作的方方面面。文书档案的功能也不仅局限于上传下达的连接和沟通，拥有了更多的时代价值。因此，公路文书档案管理部门要提升全体工作人员对档案信息化的认识深度。首先，公路文书档案管理部门应从提升领导干部的认识入手，先获得领导的支持与理解，并让领导认识到文书档案管理信息化工作需要单位的资金支持和人力支持。其次，应当细化档案管理部门人员分工，使每个员工都能够清楚地知道自己的岗位职责，将文书档案信息化建设工作由被动局面转化为主动，使工作人员认识到其重要性。最后，公路文书档案管理部门应当积极开展丰富多彩的宣传活动，普及相关知识，使全体工作人员都意识到文书档案管理信息化的重要性。

2.2 强化制度建设，规范公路文书档案管理信息化建设

新时代，我国社会发生了翻天覆地的变化。传统的文书档案信息化建设工作存在很多不规范的地方，阻碍了档案管理信息化建设进程。为了有效解决这一问题，公路文书档案管理部门应当建立起完善的档案管理信息化建设制度，为档案管理信息化建设进行提供制度保障，从而逐渐实现文书档案管理的信息化、制度化、标准化，进而推动各项工作高效运转。具体说，公路文书档案管理部门要根据《中华人民共和国档案法》，并结合自身发展实际制定本单位的文书档案收集、立卷、归档、保管等工作流程制度，要求管理人员严格按照工作程序进行档案的收集、整理与立卷等基本工作，保证文书档案的真实性和科学性。

2.3 加快人才培养，提高公路文书档案管理人员整体水平

文书档案信息化建设需要一支适应信息时代要求的人才队伍。公路部门首先要建立起一支适应信息化管理的工作人员队伍，为文书档案管理信息化建设提供人才保障。首先，公路管理部门在进行档案人员引进时，应注意加强对应聘人员专业素养以及工作经历的调查与分析，从源头上提升文书档案管理人员队伍质量；其次，对于已经在职的档案管理人员，应安排不定期教育培训，组织相关讲座，普及信息化管理知识与信息时代背景的要求；同时组织新老员工工作经验交流会，新员工可以向老员工介绍新时代的工作方法与技巧，老员工也能够为新员工提供技术上的指导，总结好的经验，共同提高工作效率；最后，定期对文书档案管理人员进行专业考核，促进一些业务素质低的工作人员自我加压，主动学习，提高文书档案管理信息化水平。

2.4 加快硬件建设，实现公路文书档案网络化管理

公路文书档案管理部门要及时更新档案管理信息化建设设备。首先，公路文书档案管理部门要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的档案处理系统；其次，为了保证档案信息的安全，公路文书档案管理部门要引进计算机辅助系统，逐步实现与本部门、本系统的办公网络链接；最后，公路文书档案管理部门要及时淘汰旧的档案设备。

2.5 增强安全防护，确保公路文书档案管理的安全性

文书档案管理信息化对公路事业有很重要的作用。只有档案管理安全性得到有效保证，才可以让其作用得到有效地呈现。首先，相关保密政策必须完善，对档案管理人员制定严格的规章制度，签订保密承诺书；一旦泄密，应当严厉处分相关人员。只有这样档案管理工作才能够安全有效地进行。其次，应引进信息专家，普及相关计算机网络知识，并对信息化管理所带来的安全隐患进行分析，使工作人员对信息化建设过程中的安全保密多加注意，加强监管力度；最后，信息存储计算机安装必要的杀毒软件并进行定期升级，不得与互联网链接，建立物理隔离等。

3 结束语

文书档案管理信息化能够对公路档案管理工作带来便利，体现着公路对文书档案管理的重视，对管理工作的精益求精。在新时代，只有跟随信息脚步，提高文书档案管理信息化建设水平，公路才能更好的实现服务社会的作用。

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