高职院校档案资料的规范化管理

许琪玮

摘 要：随着国民经济和教育事业的不断繁荣发展，高等职业教育也遍地开花，从数量到质量都得到了迅速提升，传统的档案管理模式已不能适应学校规范化管理体系的需求。本文简要叙述了高职院校档案资料的规范化管的重要意义和目的、内容、特点与现状，并提出了加强高职院校档案资料的规范化管理的策略与措施。

关键词：档案资料；规范化；管理；策略；

1 前言

高职院校学生档案资料是高校档案管理的重要组成部分，是进行科研、教学、学工、管理、决策和开展各项活动等学校各个方面的总结性资源，并以各种形式，如文字、图片、图表、影像资料的真实载入和记录，既是学校发展历程的原始资料积淀，又是学校变迁过程中的劳动成果和智慧结晶。

新时期高职院校要从意识到行动，充分重视档案资料的规范化管理，与时俱进，切实提升档案资料规范化管理水平，推进高职院校档案资料规范化管理逐步实现数字化、信息化，使其充分发挥社会服务功能，同时，丰富学校校史档案资源，促进和谐校园建设。

2 高职院校档案资料的规范化管理的目的和意义

档案和资料，承载着学校的发展历史和教学优势特色的精髓，是学校重要的信息资源和文化财富，是维护学校历史真实面貌的基本凭证，具有重要的历史价值。

高职院校档案规范化管理水平是检验其建设水平高低的有效标准，也是衡量院校层次的重要标志，是其先进制度和管理水平的重要体现。档案规范化管理已引起很多高职院校的重视。细化翔实、完善具体的档案资料是现代高职院校建设发展的历史再现，是高校校园文化发展的积淀，也是评估高校发展水平的重要依据和载体，更是发挥高校社会服务功能的一个基点，具有很高的科学性、社会性和服务性，具有非常重要的现实意义。

3 高职院校档案资料的规范化管理内容、特点与现状

3.1 高职院校档案资料的规范化管理内容。

3.1.1 行政管理类。主要包括上级部门颁布和下发的行政性、指导性文件，学校自身发展规划、教学计划、招生计划和状况，以及学校各项规章管理制度等。

3.1.2 教学管理类。包括日常教學常规资料，学生考试资料和教学活动资料等。

3.1.3 师资队伍建设类。主要包括学校教师业务档案、个人档案，以及教师教学、科研成果等相关资料。

3.1.4 学科建设与课程建设类。主要包括重点学科和专业的建设情况；论证、评估及申报材料；学科建设、课程建设的申报材料；校企联营有关资料等。

3.1.5 学生管理类。主要包括学生学籍相关资料；学生个人档案及在校期间有价值的相关资料。

3.2 高职院校档案资料的规范化管理特点。

高职院校档案资料内容纷繁复杂，门类众多，具有自然形成的特点，是学校从无到有、兴衰成败的历史真实记录，具有重要的历史价值，同时，又是教学活动的总结性载录。按照学期和新生招录的周期性，专业配套程序等，形成周期性、规模性、原始性、专业性、分散性、多样性等特点。

3.3 高职院校档案资料的规范化管理现状。

由于历史原因，我国的高职院校的管理体制还停留、沿袭着以往传统的方法模式，在很大程度上制约和影响了高职院校教学品质的提升和科学、可持续性发展。一方面，管理阶层重视不够，档案管理工作人员专业素质低，档案资料管理制度不完善，档案资料收集难，使档案资料的时效性无法凸显，影响了档案管理水平和工作效率的提升。另一方面，基础设施建设薄弱，设施陈旧、简陋、落后的情况普遍存在，与无纸、数字、网络电子化现代化进程相去甚远，降低了档案资料的利用率。新形势下，高职档案管理工作转变陈旧思想和观念是大势所趋。

4 高职院校档案资料的规范化管理策略和措施

4.1 强化档案资料规范化管理思想意识和责任感。

从领导班子到基层档案管理科室，统一思想，高标准、严要求，提高对档案规范化管理工作的思想认识和责任意识，加强学习，通过交流和借鉴先进经验，取人之长处，补自己之短板，不断更新传统观念，提升服务大局的思想意识和创新意识，营造良好的档案规范化管理工作氛围，有效提升档案管理工作地位。

4.2 健全和完善档案资料管理制度，确保档案资料及时归档。

首先要健全档案资料管理制度，强化管理机制，做到有法可依，有章可循，使档案资料管理井然有序，科学化、合理化，使各项工作指标的圆满完成得到充分保证；其次，完善和细化档案资料，提升档案管理层次。同时，进行科学分类、整理分卷，做好收集、整理、立卷、归档等基础工作，最大限度地发挥教学档案资源的作用，并定期进行检查指导，及时解决工作中出现的实际问题和困难，真正把档案规范化管理工作纳入重点工作日程。

4.3 加强档案资料规范化管理队伍建设，提升专业管理人员素质。

学校加大档案管理人员培训力度，创造各种条件提升院系教学档案管理人员的综合素质，增加其现代化管理技能的培训，使管理人员能够与时俱进，不断提升自我意识以及创新意识、信息意识、参与意识、竞争意识形成一个专业素质过硬的现代管理团队，使之所学知识适应现代化档案规范化管理的要求，能完全胜任现代档案规范化管理工作的需要。

4.4 与时俱进，提高档案资料规范化管理水平，推进现代化、数字化、信息化建设全覆盖。

要充分认识到档案管理信息化建设的重要性和必然性。随着现代化信息技术的广泛应用，电子文件大量产生，传统的人工模式已经不能适应新时期档案管理工作的需要，网络系统为档案资料提供了方便快捷的管理手段，为实现档案管理现代化提供了有利保障，因此，加大资金注入，全面开展高校档案信息资源库建设和系统建设，加强软硬件等基础设施设建设，充分利用多媒体等现代科技手段，与时俱进，与时代同步，使高职院校档案资料规范化管理走上创新发展之路，同时，加强档案管理规范化网络建设，实现资源共享。

5 结语

档案资料是一种无形资产，也是宝贵财富。加强档案规范化管理建设，不仅是档案事业发展的需要，也是提升学校整体大局发挥的需要。只有进一步加强档案规范化管理建设，积极推进档案管理信息化建设，才能更好地服务于教育教学，确保教育质量进一步提升。

采取科学的管理模式，规范管理档案资料。因地制宜，制定出台适合本校教学特色的档案归档原则，使档案最大限度地发挥教学资源的促进作用。

参考文献

[1]陆凤丽.高职院校档案管理规范化之我见[J].东方企业文化.2012（10）.

[2]洪芙蓉.浅谈高职院校档案管理存在的问题与对策[J].今日南国.2008（8）