医院人事档案管理存在的问题和解决对策

张祺蕊

摘 要：医院人事档案管理是医院管理的重要组成部分，它真实记录着医院职工个人经历和社会实践，是他们业务能力、工作表现、实战业绩等的重要反应。重视和加强医院人事档案管理工作，充分发挥人事档案的资源优势，构建良好的有效的资源信息库，能够推动卫生事业健康发展。本文从目前医院人事档案管理方面存在的问题入手，对如何加强人事档案管理工作进行了简要探讨。

关键词：医院；人事档案管理；问题；对策

随着医疗体制的不断改革优化，人事制度改革和人员模式改变，医院呈现出人事众多、管理多元化的特点，给医院人事档案管理模式提出了新要求，医院在管理人事档案的时候会存在问题和不足，这时我们应该及时发现并解决才能不断在优化中前行。

1 医院人事档案管理存在的问题

1.1人事档案管理方式较落后

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，档案材料需要由专人管理，单独存放。目前医院的运作信息化水平在医疗器械、医疗设备、医疗药品等方面的管理是相对完善的，但是在人事档案管理方面还没有引起重视。重要的个人科研成果、人事调动资料归档等不能实时更新，存在档案资料不完整，记录方式相对落后，基本采取手工编辑、检索，没有建立数据化信息库来实时更新个人档案，大多数医院人事档案大多还是以纸质文件为主，单纯的纸质文档存档容易发生档案遗漏丢失的情况。[1]

1.2人事档案管理人员素质不高

档案管理人员业务水平是档案管理及服务整体水平的关键所在，医院对人事档案方面的重视度不够，当前医院档案管理的人员结构中，首先表现出来知识结构不平衡的状体，学历和知识体系构成的层次较低；其次是部分档案管理人员是调离和中途转行，对从事的档案管理工作研究和认识不深；最后，管理人员多数只安于现状，没有良好的积极心态来继续学习和努力提高，本来知识体系就存在欠缺之处，在没有主动学习提高的状况下，很难促进档案管理的水平发展。由于管理人员本身水平，严重影响了档案管理工作的提高。

1.3人事档案利用率低

简单的纸质化人员档案管理不能够及时的调出每一个人员的档案，实时性不够，不能及时更新个人档案的话对于医院人事调动的档案调查时，由于档案没有对个人的工作岗位调动、科研成果、学术报告等工作表现进行更新，那么此档案的参考价值就不高，导致人事档案的利用率低[2]。

2 加强医院人事档案管理的对策

2.1 规范医院人事档案的收集整理工作

人事档案的收集整理工作是加强医院人事档案管理的基础。传统人事档案的收集缺乏主动性，容易造成信息收取的不及时性。因此，为规范医院人事档案的收集和整理工作，必须要定期采集信息，建立完善的收集机制，及时补充个人各个阶段的真实材料，同时严格控制出现人事档案错误、缺损及造假等问题，做到“快、准、全”。收集内容既要包括个人的基本信息、学历研究、党团资料、技术职称级别等，也要包括人员在医院工作中的各项表现，如医生的救治成功率、护理人员的护理满意度及各项研究的进展和应用情况等，做到收集内容定量化，确保材料质量，避免引起新的收集问题。[3]

2.2 提高医院人事档案管理人员素质

档案管理人员素质的高低影响到医院人事工作的开展乃至医院的发展。对医院来说，平时要重视加强管理人员的专业素质的提升，充分调动其工作的积极性和主动性，重视个人业务及工作能力的教育，将档案人员培养纳入到医院人才培养计划，通过专业培训、在职学习、考察进修、参加学术交流活动等方式，定期組织人员探讨如何实现管理工作的高效实施，制定最新的档案管理机制。对于管理人员自身来说，要有积极和工作态度，以充分的热情对待所从事的工作，有吃苦耐劳精神，对简单重复的工作不厌烦、不马虎；要做到仔细、认真、不随意透漏他人信息，做好档案保密工作；也要时刻完善自己的知识水平，多学习、多请教，努力提高人事政策水平和工作质量，全面掌握科学管理档案的综合技能，使工作效率达到最大限度。[4]

2.3要严格落实各项人事档案管理制度

要进一步完善、规范档案管理制度，明确档案管理人员的相关职责，制定行之有效的管理制度。比如，要求入档材料真实、完整、印章字迹清晰可见，档案收集人员要根据相关规定仔细鉴定材料的真实性，建立人事档案材料登记簿，同时也要求完善档案审查依据，做到有章可循。医院也要根据相关法规并结合自身管理实际，制定出高效严格的人事档案管理制度，如管理人员工作职责、领导部门监管职责、档案入档要求、查看借阅保密制度、无关销毁制度等。对存在人事档案造假人员、档案管理渎职人员、审查监管松散人员，必要时可采取法律手段进行制裁，提高医院人事档案管理工作公平公正，做到不参杂错误信息、虚假信息。[5]

2.4 注重档案保护工作

要加强档案保存的基础建设及安保工作。医院要设有专用的档案保存库房，同时室内条件要适合纸质档案的保存，设有灭火器、空调等设施。此外，要定期对档案室进行卫生清理，但要保证室内干燥。也要确立严密的安保措施，档案室大门要求为铁门，保有其钥匙的人员要看管好钥匙，做到“使用时不离身、不用时保存好”。对进入档案室的非管理人员要时刻关注，查找档案时要准确定位，以免因不必要的疏忽导致档案丢失、损坏。

2.5 实现档案管理的信息化

在医疗卫生体制的不断改革下，医院之间人才流动非常频繁，如果仍旧采取传统的人事档案管理方式，将无法适应新时代的要求，甚至还会影响人才的流动。所以，在新时期需要做好医院人事档案管理工作，就要积极加强信息技术的应用。现代化的信息管理技术能够对人事档案资料归类管理，同时也可以对信息进行加工处理，使档案管理更加高效性。对医院人事档案的信息化管理，可克服手工操作的种种不利因素，也方便医院领导部门随时查看人员信息，节约审查时间，提高工作效率。这种计算机管理系统可规定一定的访问权限，在权限内其他人员可以查阅、参考、评价等，这样既能提高人事档案管理的公共透明度，也可利于相关部门及时发现人才、管理人才、培养人才。[6]

3 结语

总之，医院人事档案管理工作是医院管理工作的重要组成部分，做好医院人事档案管理工作，是优化医院人力资源的重要保障，是配合医院人事制度改革的关键。在医疗卫生体制改革不断深入，医院现代化管理不断加快的前提下，只有更新医院人事档案管理模式，引进新技术，才能适应时代要求，充分发挥人事档案资源的优势和潜在价值，才能促进医院的持续、健康发展。

参考文献

[1]杨欣.浅谈医院人事档案管理的问题与对策[J].办公室业务，2017，（24）：170.

[2]任吉芳.提高医院人事档案管理效率的途径分析[J].办公室业务，2017，（21）：132.

[3]胡开莉.浅谈医院人事档案管理的现状与对策[J].人力资源管理，2017，（11）：237-238.

[4]乔小琴.新形势下加强医院人事档案信息化管理的方法研究[J]. 办公室业务. 2016（03）

[5]陈能思.浅议新时期医院人事档案信息化管理工作[J].东方企业文化. 2013（22）

[6]付灵运.新时期医院人事档案信息化管理创新策略探究[J].办公室业务. 2016（01）