文书档案管理中存在的问题及对策

黎慧琼

摘 要：文书档案管理工作是一个单位最基础的服务性工作，是衡量档案管理水平高低的重要指标，是单位发展变革的真实写照，是单位档案资料完整性、准确性的重要影响因素。尤其是在信息化高速发展的背景下，研究参考、管理层决策、单位发展都对文书档案管理工作提出了更高效、更全面、更系统的要求。为提高文书档案管理水平，以适应新形势下文书档案管理事业发展需求，为单位建设和发展提供强有力的信息支撑，本文从当下文书档案管理工作中存在的问题入手，有的放矢地提出改进建议及对策，希望对文书档案管理人员工作的顺利开展提供一些理论上的帮助，对文书档案管理事业的良性发展提供一些有益的启示。

关键词：文书档案管理；问题；对策

随着社会现代化的不断发展，单位决策需要考虑的因素更加多元化、复杂化，文书档案作为单位决策最基础最根本的信息来源、数据支撑，直接关乎单位决策的正确性、长远性。所以文书档案管理水平是一个单位顺利发展的重要保障，是一个单位管理水平的衡量标准，尤其是新形势背景下，信息化的发展、各类信息整合力度的提高，给文书档案管理工作提出了更高的要求。然而，当下文书档案管理工作由于存在着许多弊端和不足，严重限制了档案资料的完整性与准确性，严重阻碍了单位的顺利发展和档案管理事业的稳步推进。因此，精确把握当下文书档案管理工作存在的不足，并有针对性地提出改良建议势在必行[1]。

一、文书档案管理工作的现状及弊端

文书档案管理经过多年的探索和积累，已具备一定的管理体系和配套设施，单位一般都建立了档案室或存档科，配备了专职的档案管理人员，制订了档案借阅、归档、收录、整编等流程相关的管理制度，为单位的发展做出了不可估量的贡献。然而，当下文书档案管理工作在观念意识、管理体系、软硬件设施上仍存在着一些问题或不足，限制了文书档案功效的最大化发挥。问题或不足主要体现在以下三个方面：

（一）管理观念传统、责任意识不足

“思想决定行动，行动决定未来”，思想是行动的发动机，决定了是否行动、怎样行动。所以文书档案管理工作要想做好，良好的管理观念、强大的责任心和服务意识必不可少。然而长期以来，文书档案管理工作得不到单位管理层的高度重视，许多领导仍停留在“有借有还有人管”的传统观念上，这种观念直接影响了文书档案管理人员的积极性和自我价值感，认为文书档案管理工作可有可无、自己的工作无关轻重。在这样一种观念的支配下，文书档案管理人员的责任意识与服务意识都受到了严重的冲击，文书档案管理中出现档案不完整、档案资料破损遗失、服务态度恶劣、积极性差等现象就难以避免。

（二）管理体系不完善，管理手段单一

管理体系是文书档案管理工作顺利开展的重要保障，是关乎文书档案利用效率与质量的关键因素，所以要建立完善、健全的文书档案管理体系，促使文书档案管理手段高效性、多元化。然而，在传统文书档案管理过程中，管理体系还存在着许多弊端和不足，难以适应经济社会的发展和档案管理事业的要求。问题主要表现在以下两个方面：一是信息档案管理体系未建立或不完善，众所周知，传统的文书档案管理模式是人工操作的纸质档案，一方面不利于查找、收录与保存，另一方面效率低下、容易出错。信息档案体系正是针对这一问题而建立的，然而部分单位因为未重视或缺少资金未建，部分单位建了却未有效利用。二是文书管理体系与档案管理体系没有完美地融合，文书工作与档案管理工作既相互独立又有交集，傳统文书档案管理体系难以实现二者的正常衔接。三是管理手段单一，目标管理体系未建立或不完善，传统文书档案管理只局限于借阅、查找等一些最基础的功效，并没有形成一定的可以供领导决策、单位发展参考的体系。

（三）档案基础设施落后，软硬件缺乏

先进的基础设施，是文书档案信息化、完整化的必要条件；完善的配套设备，是档案管理水平现代化、高效化的关键因素。然而部分单位由于领导层重视程度不够，或资金投入不足，仍沿用之前的档案室和基础设施。由于年久失修，档案室的狭小、基础设施的老化和纸质档案的保存不当都给档案管理工作形成不小的桎梏，影响了文书档案功效的有效发挥。部分单位虽然建成了网络档案数据库和供数据库工作的新档案室，然而由于专业人员的缺失、管理人员专业素质的不足等软件设施的欠缺，和安全、网络配套设施等硬件设施的欠缺，网络档案数据库难以最大化发挥作用[2]。

二、文书档案管理存在问题的对策

（一）切实转变观念，提高责任感和服务意识

首先，要通过会议强调、有奖问答、发宣传册等灵活多变的方法切实转变单位档案管理人员与工作人员的传统观念，提高他们对文书档案管理工作的责任心与重视程度，一方面可以使文书档案管理工作成为单位核心工作之一，实现档案管理日常化、长效化。另一方面可以加大对档案管理基础设施、人员编制、资金投入等方面的力度，通过投入更多的人力、物力、财力，真正从软件资源到硬件配备上把文书档案管理工作武装好、利用好。其次要适时地开展巡查与考核工作，通过处罚不负责、不积极的工作人员，奖励有创新、能奉献的工作人员的奖惩机制，切实把文书档案管理工作作为单位年度考核、单位事业发展的重要一环，从而有效地调动文书档案管理人员的主动性、积极性，真正把档案管理工作开展好、运用好。

（二）完善档案管理体系，做好文书与档案衔接

一要建立完整高效、门类齐全的信息档案管理系统，学会用数字化手段使杂乱无章的档案条理化、整合化，避免因档案室年久失修或基础设施不完善而造成的破损、老坏现象。这里需要注意电子档案与纸质档案的一致性，不一致时及时查找原因，若因电子档案未及时录入则档案管理人员要及时录入并注意信息整编，若因纸质档案丢失破损则及时补充。二要做好文书工作与档案管理工作的衔接，安排一名既懂文书工作又精通档案管理工作的专职管理人员负责，从中做好各个部门之间的协作，确保文书的收集工作和档案的保管工作都做到位。三要通过网上档案检索等信息化手段切实提升管理手段，提供高效便捷的查找手段。并建立用户反馈系统，在电子版档案不全或未及时更新等现象设置一键反馈功能，档案管理人员在接到反馈后及时更新、补全，最大限度地发挥档案资源的功效。四要定期或不定期地开展文书档案的收录和整编工作，众所周知，只要单位在运转就少不了文书的存在，所以要及时把最新、最全、最真实的文书收录到档案管理系统中来，确保文书工作与档案管理工作的同步性、一致性。

（三）加强档案基础设施建设，提高软硬件条件

首先，单位要重视文书档案基础设施的建设工作，投入更多的人力、物力、财力加大对文书档案基础设施的建设，建立完善的信息档案管理系统、齐全的网络安全配套设施和满足其运行条件的档案室，实现档案管理的数字化、信息化、现代化。第二，增设专职档案管理人员编制，在加大专业档案管理人才的吸收和引进力度的同时，通过定期或不定期地开展现代化文书档案管理技能培训的方式，提高现有档案管理人员的理论知识水平和管理技能[3]。

三、结语

综上所述，新形势下单位发展对文书档案管理工作提出了更高的要求，然而传统文书档案管理工作中存在着一系列的问题。只有切实转变单位管理层和具体管理人员的观念，提高其责任感和服务意识，完善档案管理体系，做好文书工作与档案管理工作的衔接，加强档案基础设施建设，提高软硬件条件，单位文书档案管理工作才能更好地开展，档案资源才能更好地服务于单位的发展、社会的进步。

参考文献

[1]徐召宏.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].图书档案，2015，10：109-109.

[2]林岭春.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].档案工作，2016，2：66-68.

[3]何小飞.探讨文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].企业文化，2016，8：97-100.