技工院校人事档案管理要点分析与革新建议

肖鸿强

摘 要：对于技工院校来说，干部的人事档案管理工作是其非常重要的组成部分，是各级组织评判、审查技工院校教职工整体素养的关键参照，在教学活动、评定职称、科研活动等多项工作中发挥着举足轻重的影响。所以，全面提升人事档案管理工作的效率和水平，展现出人事档案的价值，是应当考虑的首要任务。

关键词：技工院校；档案管理； 革新

干部人事档案是一个以干部个人姓名为单位，便于集中保管和提供利用的整体形式，是组织人事等有关部门按照党的政策在培养选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。

本文将技工院校作为研究对象，对技工院校的人事檔案管理要点进行分析，并有针对性的提出革新建议。由于学校管理基础条件不同，管理标准不一，导致偶有出现档案材料不能按时整理成册、材料收集不全或者是部分丢失、材料手续不完整存在年龄真伪难辨以及工龄记录不清楚和个别档案的涂改造假等现象。学院在创建干部人事档案目标管理一级单位目标的驱动下，针对上述问题，本文从组织领导、制度建设、队伍建设、对档案材料的收集整理、归档保护以及后期的使用等方面入手，为科学化、制度化实施干部人事档案管理工作提供参考依据。

1 当前技工院校干部认识档案管理工作的现状分析

长期以来，很大一部分人对于技工院校的人事档案工作的认识不足，认为人事档案就是裁剪和装订以及保管等相关事务工作，和教学以及科研工作并没有什么关系，认为人事档案管理工作并不能给学校带什么经济收益，只要不丢失或者是泄密，可以应付得了干部的调动以及提拔时候的查档工作就可以了。

经实际调查发现，很多技工院校并没有配备相关的档案存放室，也没有单独的编制设立和专业的档案管理人员，并且档案管理工作由人事管理部门的相关成员兼职管理这项工作，很少会有领导过问院校内部干部人员的档案管理工作，这就使得当前的技工院校的人事档案管理工作看起来重要其实不然。并且，技工院校的档案管理室相对来说基础设施较差，一般使用普通的办公用房，有的是把档案库房安排在办公室的下面或者是地下室等，档案长期在这些地方存放会收到高温和潮湿环境的影响；并且档案存放室多为普通的门窗其封闭性相对较差，起不到防盗放光和控制档案室温度和湿度的效果。很多技工院校对档案管理工作的相关制度不明确并且不能明确到个人岗位职责上，使其管理工作缺乏系统并且完备的规章制度。

2 做好档案管理的宣传和保存管理工作

首先应该做好技工院校干部人事档案的管理工作和宣传工作，明确技工院校干部人事档案管理的惩治规则，提高档案管理管理人员的责任意识和档案借阅者的责任意识，档案管理管理人员应该明确自己的工作职责，确保档案管理工作室内的环境清洁，还要保证档案工作室的温湿度在合理的范围之内。同时档案管理人员要及时的提醒档案借阅者配备相关设备再进行翻阅资料，明确相关的借阅规则和惩罚条例，对于借阅资料时资料状态要及时录入计算机系统内。对于一些珍贵的项目资料需要使用复印件的不可以使用技工院校干部人事档案的原件，避免对原件造成的损坏。

3 干部人事档案突发事件管理以及除尘工作

要做好对技工院校干部人事档案的密封除虫和除尘，一旦发现出现损坏的档案资料要及时的进行修补，不仅要对档案进行编码归档为了方便查阅档案还要及时对档案进行管理更新。档案管理人员还要对掌握计算机管理系统，结合本校的工作要求和具体工作内容制定出适合自身档案管理的规则。还要增加对技工院校干部人事档案管理工作中突发事件的重视程度，对不同单位的技工院校干部人事档案管理机构来说，技工院校干部人事档案的管理工作并不像电子档案一样，它具有自身无可取代的特点，特别是对于一些珍贵的原始资料来说更是十分重要的，所以针对突发性事件应该做好应对不同突发似的应急预案，要提高相关档案管理管理人员对技工院校干部人事档案管理的重视程度。还要不定时的进行应急预案的演习，对管理人员开展相关的灾害预防和应急措施的培训工作，提高档案管理管理人员吹突发事件和能力和应变能力。还应该制定出适合本校档案管理工作的相关惩罚和奖励条例并严格执行相关条例规定，对于可以及时发出预警信号的管理人员实行相关奖励。

4 内部档案实行集中性管理工作及建议

在单位内部实行集中管理，让档案工作机构精干事项，确保档案保存管理工作的安全性，企业内部之间实行分级管理模式，这些信息流量较大的企业之间主要是横向联系，要保证技工院校干部人事档案信息的完整性和时效性。同时各部门之间要做到对档案资料的循环利用和保护工作，定期将保管好的档案资料归档入库。

档案部门是辅助性的岗位，会产生直接的经济效益，这都是由档案管理工作的性质决定的，在档案管理人员的选择上应该具有一定的高标准和要求，合理的对单位内部的档案管理人员进行配置，要保证档案管理管理人员的年龄比例差在合适范围之内，存在合理的知识结构，可以在工作中相互借鉴吸收并且补充来提高自身工作能力。建立档案管理工作室内的奖励机制，建立人才竞争机制，以培养人才制度化来保证长效的激励，通过对人才制度的建立来给档案管理人员创造出良好的学习和受教育机会，从而来提高技工院校档案管理能力，增加技工院校干部人事档案管理工作者的升职机会，可以使薪酬上的奖励或者是职位变动都可以在一定程度上增加档案管理者的积极性，从而激发自身对档案管理工作的动力。

5 技工院校干部人事档案的革新建议

档案管理工作的有效执行，需要档案管理团队具备高综合素质，高业务水平的队伍，想要获得强大的人事档案的管理队伍就要不断吸纳拥有专业素质的管理人才并且不断优化自身管理团队组织结构，还要不断加强对档案管理人员的培训工作和相关技能更新等。因此，笔者对技工院校干部人事档案工作提出以下革新建议：

（1）全面更新管理观念，加强对干部档案工作的领导。