浅析合并重组大学数字化过程中面临的问题及对策

刘鑫

摘 要：合并重组大学在数字化过程中会遇到学校前身档案整理规则不一致，档案数量大、工作人员少、设备滞后，档案分类不明确、对数字化加工过程不了解的问题，为了使合并重组大学在数字化过程中能够理清思路，可以从统一档案管理规则、档案数字化短期外包、统一档案分类代码、加强培训参观交流这几个方面来着手，以期更加快速有效的开展数字化建设。

关键词：合并重组 大学数字化 问题 对策 河南财经政法大学

1 引言

高校档案数字化就是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把高校中各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享的过程，是档案信息化建设的重要组成内容[1]。数字化建设水平的高低已经成为一所高校档案工作水平高低的重要体现。但是数字化建设是一個复杂且庞大的工程，是一个不断探索和改进的过程。在这个过程中必然要面对很多的困难和问题。本文以高校河南财经政法大学为例，就数字化过程中面临的问题及对策进行分析。我校启动数字化建设时，还不太了解数字化的过程，著录和扫描的过程中，由于学校前身多，整理档案规则不一致、分类不明确等，导致出现了很多问题。因此，高校档案数字化工作首先要制定清晰的工作计划，要根据自己学校的实际，进行科学合理的规划，努力使档案数字化过程中的每一个环节有秩序、高效率地进行。工作计划的制定也有助于科学合理地安排利用各项资源，保证本校档案数字化顺利进行。

2 面临的问题

2.1 学校前身档案整理规则不一致。2010年3月18日，教育部致函河南省人民政府（教发函〔2010〕48号），“同意在河南财经学院与河南省政法管理干部学院合并基础上建立河南财经政法大学。而河南财经学院的前身是郑州师范专科学校，河南省政法管理干部学院前身又包括河南省政法干部学校、中央第二政法干部学校，河南省政法干部学校又与河南省司法学校合署。因此，我校的档案实际上包括了上述所有学校的档案。由于当时没有一个统一的规则，导致各学校的档案工作人员整理档案的方式不一致，加上对档案工作的不重视，档案整理的比较混乱。我校购买的数字化软件是南大之星档案网络管理系统，数字化目录著录的时候，是按文件案卷号及件号来排列的。而库房中有些档案是以件为单位，一份档案标一个件号，有些档案是以卷为单位，每一卷标一个卷号，卷里面包含很多件不同类型的档案，有学籍类档案，文书类档案等等很多种，每一件又有很多页。如果把卷号分给卷，件号分给件，那么一件里的每一页档案则无法编号，这样数据扫描以后，没地方挂接。有些常用的档案，如录取审批表和毕业生登记表用的比较频繁，则不进行编号，直接将一年的录取毕业档案放在一个档案盒里，只对后边的文书类档案进行编号。这样没有件号的档案，没办法著录，这些问题极大地限制了我校档案数字化的工作进程。

2.2 档案数量大、工作人员少、设备滞后。我校档案馆数字化工作是综合档案室的职责，但是综合档案室只有两名工作人员，职责范围包括了档案的收集、加工、整理、查询、利用。档案范围包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、财会等，收集、加工、整理需要耗费大量时间，且综合档案室一年档案的查询量接近三千人次，手工翻阅档案也需要耗费很多时间。合并重组大学之后，数量巨大的档案堆满了三个库房。除去收集、加工、整理、查询、利用的时间外，用在数字化的时间少，数字化进度非常慢。综合档案室没有高速扫描仪、平板扫描仪等设备，使用一体机扫描时，还要将档案先拆卷，扫描完以后在重新装订，对档案又进行了一次破坏。

2.3 档案分类不明确。整理收集过来的学校前身的档案时发现，档案分类比较混乱。党群行政类档案中，多个类别代码存在相同部门发的文件，教学类档案中，有些成绩单归入了JX14，有些成绩单归入了JX13、录取档案也是同时存在于JX13和JX14中，这样导致数据挂接时非常混乱，查阅、统计数据时也不方便。

2.4 对数字化加工过程不了解。综合档案室一共两个人，腾出精力放在数字化工作的只有一个人。启动数字化之后，由于科室工作量比较大，没有到其他高校实地考察过数字化加工的过程，基本上靠摸索数字化加工的每一个环节，在数字化加工过程中，遇到了问题，然后在去分析解决，出现重复工作的现象，浪费了大量时间。

3 解决对策

3.1 统一档案管理规则。我校档案决定分社5个全宗号，分别是河南财经政法大学全宗（A）、河南财经学院全宗（B）、河南省政法管理干部学院全宗（C）、郑州师范专科学校全宗（D）、中央第二政法干部学校全宗（E）。我校制定了河南财经政法大学档案管理办法、兼职档案员工作职责、重大活动档案管理实施细则、档案工作规范、档案材料收集归档范围及保管期限，明确档案的工作原则、归档范围、立卷原则与方法。我校还使用统一档号结构、模式和标识。档号模式为：年度号+分类号+案卷号。档案采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。所有档案按件号来编，一份档案就是一件，每一页标一个页号，这样挂接时候，就由件号和页号来著录。

3.2 档案数字化短期外包。面对档案数量巨大、工作人员少的困境，我馆决定对于利用率高、保存价值高、实用性强、需要抢救的珍贵档案优先进行数字化，当然这些档案必须是按照规定能够数字化的档案。通过统计河南财经政法大学综合档案室查（借）阅登记表可知，我校利用率最高的档案是党群、行政、教学类档案，因此，选定这三类档案优先进行数字化。但是这三类档案的量依旧巨大，因此，通过短期外包找专业的公司先将上述需要优先数字化的档案快速做完，这样这些档案可以通过软件直接检索打印，省去了大量手工查询的时间，然后利用腾出的时间，将其他允许数字化的档案以及新收集的档案进行数字化。同时，增加档案数字化的工作人员，购买不需要拆卷即可扫描的先进设备，为以后数字化档案馆建设做准备。

3.3 统一档案分类代码。我校根据《高等学校档案实体分类法》、《河南财经政法大学档案管理办法》确定的基本原则，结合我校档案实际，制定了我校的实体分类法，规定了一级类目的设置与标识，二级类目、三级类目的标识、分类代码，将老档案全部换盒、重新编码，然后在进行数字化加工。

3.4 加强培训参观交流。加快加强档案工作者的培训步伐，培养一支业务素质高，善于运用计算机技术的档案队伍是实现数字化建设的关键。因此，要多参加专门的数字化知识和操作技能的培训，通过培训来提高数字化人员的业务素质，加快数字化进度。同时，数字化外包时，也可以跟着专业公司，了解和学习数字化加工的细节，把自己锻炼成高技术人才。档案工作人员要不断加强业务学习，提高自己的技术和业务能力，全面提高档案工作人员的业务素质。在信息技术迅速发展的时代，档案工作人员如果只是按部就班地按照以前的模式工作，显然是不能适应档案管理发展的要求。档案工作人员应积极主动地学习最新档案知识和技术，同时学校也应该加强兼职档案人员的业务培训，有计划地提高档案工作人员的专业素质。完善其知识结构，使他们在档案管理的实践中更好地适应档案数字化的要求，努力在日常工作中有所创新，有所突破。同时，档案工作人员要转变意识观念，改变档案管理就是“仓库保管”的旧观点，用自己的实际行动发挥档案工作人员的价值。同时，和其他高校密切联系，保持互联互通，学习其他高校数字化建设过程中的先进理念和经验。

4 结语

总之，数字化建设是一个长期并不断完善和探索的过程，高校进行档案数字化的目的在于为师生利用档案提供更加快捷、高效的服务。所以在开展数字化工作时，应在整个过程中都要贯彻为师生服务的思想。在进行档案数字化建设的同时积极开展档案的服务利用工作。高校档案的利用服务应贯彻在档案数字化的全过程，档案工作人员要切实地增强服务意识，转变观念，正确认识档案工作的服务属性，在平时的工作中认真贯彻为师生的思想。

参考文献

[1]逄淑美.关于高校档案数字化建设的思考[J].兰台世界.2014