浅谈如何提升基层档案管理工作水平

杨蕾

近年来，随着档案管理现代化水平的不断提高，全社会的档案意识也不断增强，基层档案管理工作呈现出了良好的发展势头。但同时对档案人员的素质、档案管理硬件投入要求越来越高，这就给档案管理，特别是基层档案管理提出了新的、更高的要求，经过近几年自身工作经历实践，就如何提升基层档案管理工作水平谈点个人的做法。

1档案管理工作中存在的问题

1.1重文书档案，轻专门档案，人为割裂了各门类档案间的内在联系。基层普遍存在注重文书档案忽略其他门类档案的现象。文书档案归档较为齐全、管理较为妥善，而对一些专门档案，如科技档案、实物档案、声像档案等则不注重日常收集整理，有的单位重要的业务档案没有及时整理、装订、归档，管理较为滞后。

1.2档案意识不强，管理机构不健全。档案工作对全社会各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的开发利用能够取得巨大的社会效益和经济效益。但社会公众对档案利用知之甚少，有不少单位的同志，尤其是领导干部，认识不到档案工作的重要性，档案管理员大多是身兼数职。

1.3档案管理硬件投入不足。机关档案工作是一项专业性很强的工作，所需财力、物力等不可能靠自身来解决，而依赖机关本身提供，大多数单位档案室面积狭小，保管保存条件不符合要求。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在档案管理中广泛运用，档案管理手段不断进步。但基层立档单位运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还是采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集，利用和开发。

1.4档案管理人员素质不高，很多单位档案管理人员素质不高，很多单位档案管理人员没有受过系统培训，在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求不适应。这些情况已不适应新形势下的档案事业发展，档案管理人员的素质影响档案管理水平。

2加強基层单位档案管理工作的主要措施

2.1做好收集管理工作，确保各门类档案归档齐全。一是健全各门类档案责任体系。要明确文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案等各门类档案整理归档责任人和完成时限，健全各门类档案整理规范，确保责任、标准、时限到人。二是档案人员要注重日常档案收集工作，了解有关本单位各科室档案收集、立卷归档及工作动态规律，争取档案收集工作的主动权，以便及时将有关科室形成的档案立卷归档，统一管理，确保档案种类、内容真实完整。三是加大宣传教育力度和检查考核力度。坚持档案宣传“长、常”两字，在干部队伍中普遍树立档案管理理念，使人们充分认识到档案工作的重要性，认识到协助档案管理人员做好档案工作是在职人员义不容辞的责任。同时，要切实加强对档案工作的领导、检查和考核，确保各项工作按照既定计划如期完成。

2.2加强档案日常管理，争取领导的重视和支持。一是档案管理人员要热爱本职工作，努力学习和钻研业务知识，不断提高档案管理水平，争取干一行爱一行、钻一行成一行，以扎实的工作作风、出色的工作业绩，给领导和同事们留下良好的印象。二是要多请示汇报。单位领导对档案工作大多不够了解、缺乏档案意识，加之目前各项业务工作纷繁复杂，档案工作很容易被忽视和搁置。因此，档案管理人员要经常向领导请示和汇报档案工作，逐步增强领导档案意识，引起领导的关注和支持。三是要有服务意识。档案管理人员要树立服务意识，要紧紧围绕中心工作，及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息资源，使档案利用的作用和效果得到认同。

2.3注重信息开发利用，服务单位工作。档案管理的目的在于利用，利用的前提是扎实到位的基础工作。因此要发挥档案的利用价值，一是要规范档案基础工作，确保档案数据信息的真实准确完整。尤其是涉及组织人事、行政管理的各类数据、名单、时间等信息。二是档案管理人员在做好档案基础工作的同时，要勤于思考，多动脑筋，积极挖掘档案信息，在服务领导决策、服务机关、指导基层、服务经济建设上下功夫，分析、加工编研二次信息，形成高质量的编研产品，如大事记、地方志的分析汇编、规章制度汇编、荣誉录等等，服务单位中心工作。三是加强沟通交流，拓展思维眼界。建立与档案指导部门、档案兄弟单位的业务联系，通过实地参观、电话交流等多种途径开展业务探讨，交流借鉴档案管理经验，努力实现档案管理工作综合效益的最大化。

2.4加大对档案管理工作的投入，实现档案的现代化管理。随着科学技术的发展，现代化技术在档案工作中广泛应用，现代化管理为档案工作带来了新发展契机。因此，各单位一方面要加强档案的保管设施，另一方面要不断创新，充分利用计算机等现代化手段，储存检索各种门类和载体上的档案，实现档案管理员的现代化。

总之，提升档案管理水平，是适应新时代档案工作的必然要求。在不断提升的过程中，必须在观念、制度和服务方式上下工夫，想办法，真正使貌似陈旧的档案焕发生机，为社会生活服务，展现其独有的价值和作用。

（作者单位：潍坊市坊子区房屋征收与补偿工作办公室）