档案管理工作的重要意义

2018-05-31 02:49:24 商情 2018年14期

徐俐

随着社会的发展,市场经济的不断完善,档案管理作为单位的一项基本工作,其意义便显得尤为重要。档案管理工作一方面可以让事业单位的高层管理人员及时的了解单位的整体运营状况,适时的调整策略,使单位更好的发展;另一方面,有利于事业单位与各界的广泛合作与全面发展。做好档案管理工作,对整个单位都有着不可替代的重要意义。

一、有利于单位的行政管理

档案作为单位的行政工具之一,具有重要的参考价值,是单位进行任何重大决策的依据,事业单位是否具有业绩或者是否具有较高的管理水准的重要体现是档案管理工作是否科学规范。档案资料具有客观、准确的特点,作为较好的参考资料,验证过去工作的得失,事业单位可以通过档案还原历史,找到可靠的依据和资料,并借鉴原有的经验和教训,对事业单位今后的发展进行预测,并可根据档案深化事业单位的改革,从而更好地促进单位发展。单位制定任何新的规章制度,都要参考原有档案,建立在原有管理系统的基础之上,有利于科学的决策,提高管理效率,因此檔案具有承上启下的重要作用。另外档案具有考察依据的作用,作为历史的见证,档案具有法律效应,档案自身具备的特点,使档案成为更加客观、更加令人信服的资料,可以为相关部门和相关人员提供信息资料和查找等服务,一旦事业单位涉及到司法诉讼的情况,档案查询系统就能够发挥很大的作用,从而确保事业单位的合法权益不受侵害,因此维护档案的稳定与安全,对当今社会经济发展有重要作用。

二、有利于事业单位的规范化

事业单位是否具有一定的管理水平和业绩的规范化的重要体现是档案管理工作是否规范科学。一个事业单位在发展过程中会有很多优秀的成果,而这些结果记录在档案中,并且要了解该单位的历史经营业绩必须通过档案查询,因此该单位的科学发展离不开档案管理工作。近年来,我国社会经济发展越来越快,正是在这样的背景下,我们不得不改变传统的档案管理理念,尝试更多新的管理方法,真正体现事业单位发展成果的实际情况。将档案管理与经营管理相结合,共同来配置资源,从而体现出事业单位今后的发展情况,对于单位的管理和运作具有非常重要的意义。综上所述,档案管理工作对于社会发展和提升单位竞争力非常重要,有利于事业单位的规范化发展。

三、有利于事业单位的信息化

档案备案的及时与灵活直接影响了档案管理工作的成果和效益。21世纪是信息化的时代,档案也是信息时代的重要组成部分,而数字化是档案信息化的重要手段。数字化档案与以前的传统文书档案管理相比,减少了对档案的人为损害或者自然损害,大大提高了档案的安仝系数,从而切实的保障了档案安全。现在的档案管理增加了信息化,将过去的纸质档案文件和现代的电子档案相结合管理。改变档案管理工作的及时和灵活度,以现代科学合理的管理方式,建立科学的检索机制,实现信息化,同时还要有针对的对档案数字化单位档案人员进行专门的培训,不仅要做好档案实体整理的工作,更要了解档案信息化的过程,了解各种档案新载体的作用及使用方法,掌握基本的网络安全策略和知识,从而提高了档案管理的效率,促进档案事业现代化发展,有利于事业单位的信息化发展,更加适应当今社会的发展。

四、有利于促进事业单位的整体发展

档案是事业单位各项活动的记录,具有极大的参考作用,同时也是整个单位文化的重要组成部分,增强员工的凝聚力和向心力,更好地发扬事业单位的核心价值观。档案管理的全面与否,关系到整个事业单位的发展,在档案管理工作中,要加强档案工作人员的责任心建设、素质培养、安全意识的教育,制定完善合理的档案管理制度,把各项制度落到实处,建立现代化档案管理人才的培养制度,培养融档案知识、计算机管理知识、信息安全等知识于一体的高端人才,来引领档案事业的现代化发展。同时为防止档案管理完成后档案资料的丢失,有必要加强管理人员及时归档资料的意识,提高档案管理的意识,及时收集整理、编目和鉴定和保管、统计,检索等其他相关工作。由于档案管理的质量会受到管理人员整体素质的影响,因此管理者必须要积极创造,要提高管理者的整体水平才能使单位更好的发展。目前,档案管理工作正在变得越来越现代化和多样化。因此,要不断进行管理改革,完成现代化的档案管理工作,从而促进事业单位的整体发展。

五、具有重要的法律作用

由于档案管理的重要程度,为防止档案的丢失、泄露,要委派专门的档案管理人员进行管理,还要做好所有的安全工作,除了档案管理工作的机密和安性之外,档案的价值和共享也是不断关注的焦点。因此,应采取多种形式,及时、准确、迅速、高效地开发和利用档案资源,档案管理者不仅要熟悉、精通和掌握各种档案管理的知识,而且要恰到好处地使用,以防出现问题时能及时解决,使档案具有最高的价值,同时可以为相关部门的人员提供信息资料的查找等服务,保证事业单位的合法权益不受损害,减少不必要的纠纷,最大程度的挽回损失,充分发挥好档案管理的法律作用。

综上所述,档案管理工作对现代事业单位的发展具有至关重要的作用,科学合理的做好档案管理工作,使档案管理更好地为事业单位的发展服务。