探讨如何进一步优化人事档案管理工作

詹宝莹

摘要：档案作为社会文明发展的产物，有着深刻的社会影响，是社会发展进步的标志之一。人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理方式落后、利用范围狭窄等问题，随着社会的发展，为使人事档案的管理更加完善，这就要求通过改善人事档案管理制度、采用现代化管理手段、提高档案管理人员素质等措施使人事档案管理更科学、更实用。在现阶段中人事档案管理工作有着许多新问题，新情况，关系到未来人事制度的深化和改革，我们应该认识人事档案管理中的问题并对这些问题进行有效的处理，从而大大提高人事档案管理的效能。作为档案工作者作为创新主体的个体，必须突破创新管理中的思维障碍，不断地创新，才能使档案工作有高度、有深度、有特色，真正实现可持续发展。我们时刻本着以人为本，服务他人，不断创新的宗旨，才能使原有的档案资源发挥更大的作用。

关键词：优化；人事档案；管理

一、人事档案的重要性：

人事档案是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人德才表现，以个人为单位组合起来，以备日后查考的文件材料。由此可见人事档案是每个人自然情况、学历、社会经历的原始记录，它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面情况。它的原始性、真实性和完整性，决定了人事档案具有凭证作用和法律效应。在组织部门选人用人、人才流动、职称评聘、调资、参加社会保险等方面起着依据作用。

档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。因此，要不断提高人事档案管理人员的素质，加强业务培训，系统地学习党和政府制定的有关人事工作的政策、法规，用新的人事工作知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期对人事档案管理的新要求；同时教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献。

二、人事档案管理的现状及问题：

（1）缺乏档案规范指导性。要提高人事档案管理的效能，首先应提高人事档案的规范管理水平。目前主要缺乏对人事档案管理工作的检查指导，并没有形成科学有效的规范管理方法。此外，也没有建立相关的领导小组，存在业务不精，人手不齐，缺乏人事档案工作的宏观指導。加上一些单位缺乏对于人事档案管理人员的重视，没有给这些员工进行有效的工作培训，也是导致人事档案管理工作低效，滞后的原因。

（2）档案管理意识淡薄。人事档案管理是机关事业单位业务工作中最基本的工作之一，但许多基层事业单位对于人事档案管理的认识不足，业务操作不规范，一些领导对人事档案管理的重视不够，存在落实不到位，应付了事，检查随意，监督不及时等现象。还有一些工作人员认为现在提升干部只重视能力的德行，不重视人事档案的查阅管理。这些都显示现在许多事业单位缺乏对人事档案管理工作的重视，管理意识不够强烈。此外还有许多毕业生对人事档案管理的地位，性质，作用了解不清，意识比较单薄，弃档缺档的现象非常多，导致人事档案管理工作一直处在被动的状态，很难高效的开展人事工作。

（3）档案管理手段和方式落后。人事档案管理是一项需要耐心，细心的专业人事来负责的工作，有着机密性，政治性，专业性等特点。人事档案管理需要专门人员进行管理，单独存放。但现在很多基层单位管理人事档案的工作人员都身兼数职，有些还是半路出家，没参加过任何人事档案管理的培训。还有很多单位存在手工整理档案资料，即使是在这个计算机十分普及的时代，许多查阅档案的方式还是以人工为主，无纸化办公还没实现，缺少适合人事管理档案的计算机系统。就是因为人事档案管理信息化低下导致了企业档案管理水平和行业要求相差甚远，与科学的管理要求也不符合。

（4）人事档案管理缺乏时效性。在目前很多事业单位的人事档案管理过程中，存在许多档案资料过于陈旧，记录事件久远等情况。由于长期搁置，归入人事档案内的很多资料没有得到有效的鉴定，常出现信息过时的情况。同时，还有很多人事档案资料只是走个过场，没有进行真正有效的管理，对真实人事现状和工作情况反映较少，阻碍了人力资源部门的工作进展。

三、如何进一步优化人事档案管理措施：

（一）建立规范化、信息化的人事档案管理制度。高质量、高水平的人事档案管理需要科学的方法和手段，由于传统的档案管理方法有许多局限性，也不符合实际情况，所以迎合时代的趋势，淘汰落后的人工化档案管理方法，逐步建立起规范化，信息化的人事档案管理系统，提高人事档案管理的效能。

（二）充实认识档案管理的内容。从科学用人的角度来看，为了能更好地择优录取和任免干部，需要对人员有充分的了解，知人善任，才能有针对性，更有效的给安排适合的工作。为了提高人事工作质量，在编写和记录人事档案内容的时候就要尽量把个人工作经验、工作经历、专业特长、道德水平、资格证书、业绩材料等都记录在档案内，提高人事档案的价值，为事业单位用人决策提供可靠的依据，也可以适当加一些更具个人特色的内容在里面，作为参考。

（三）完善监督机制。人事档案管理效能的提升，制度是保障因素。所以一定要严格依照人事档案管理的制度来办事，做到有法可依，有章可循。人事档案需要制度来维护，用管理来保证工作质量，需要定期对人事管理工作进行监督指导，成立人事档案工作的领导小组，制定出相应的工作计划，每年不定期的检查人事档案管理的真实情况，提出有效的改进建议，进一步提升档案工作的管理效能。

除了制度手段上的改进，档案管理人员也应不断增强自己的学习意识与学习能力，不断适应新的行业要求，在新环境中迎接新的挑战。在信息化的时代中，计算机软件已经逐渐深入到我们的日常生活工作中，人事档案管理也应利用新技术，有效提高人事档案管理的效能，为事业单位的发展铺平道路。

四、结束语：人事档案管理的创新是一种时代的必然，是新形势下的迫切需要，作为档案工作者作为创新主体的个体，必须突破创新管理中的思维障碍，不断地创新，才能使档案工作有高度、有深度、有特色，真正实现可持续发展。除了制度手段上的改进，档案管理人员也应不断增强自己的学习意识与学习能力，不断适应新的行业要求，在新环境中迎接新的挑战。我们时刻本着以人为本，服务他人，不断创新的宗旨，才能使原有的档案资源发挥更大的作用，释放更大的效能，带来更大的社会效益。才能使档案工作有高度、有深度、有特色，真正实现可持续发展。

参考文献：

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