事业单位文书档案的规范化管理

吴仲熙

摘 要 文书档案工作是事业单位中的重要工作之一，这点是毋庸置疑的。然而，随着信息技术的不断发展，传统的档案管理方式已经不能满足当前人们的需求。并且，传统文书档案的管理方法都是采用的人工管理法，不但需要消耗大量的人工劳动力，而且非常容易出现人工疏漏和错误。为此，下文针对我国事业单位文书档案管理中存在的问题进行分析，并提出规范化管理措施，以供事业单位文书档案管理者参考。

关键词 事业单位 文书档案 规范化管理 问题 措施

中图分类号：G275.3 文献标识码：A

0引言

现如今，我国正处于信息技术快速发展的阶段，信息爆炸是现今社会的主要标签。在这种环境下，我国事业单位文书档案信息量非常巨大，这对我国事业单位文书档案管理提出了一个难题，若想在此背景下推进事业单位文书档案规范化建设，相关人员就必须深入分析我国事业单位文书档案管理现状，以实现对文书档案的规范化管理。

1加强事业单位文书档案规范化管理的重要性

一方面，事业单位文书档案是对本单位发展历程的记载，涉及到事业单位的资产与众多工作的详细资料，这些档案是公共信息财富的重要组成部分，充分挖掘其潜在价值有重要意义；另一方面，加强对文书档案的规范化管理对事业单位重大决策具有重要意义。事业单位可以在决策中参考以往的工作经历，从中吸取教训，有利于当前事业单位工作的改革与创新。

2我国事业单位文书档案管理现状

2.1缺乏文书档案管理创新观念

长期以来，很多事业单位都将文书档案工作视为一项边缘化工作，认为这项工作对事业单位的经营管理与发展影响不大，对文书档案管理工作没有做到足够的重视。特别是在我国信息技术发展的背景下，很多事业单位缺乏创新观念，没有树立文书档案规范化管理意识，信息化建设水平不高，这使得文书档案资源的利用率不高，无法充分发挥出其作用与价值，使得许多珍贵的档案资源蒙尘生锈。

2.2缺乏高素质管理人才

传統的事业单位文书档案工作，对档案人员的最大要求是细心，但并不要求其具有多高的知识文化水平。但是，随着事业单位文书档案信息化建设进程的不断推进，对档案人员的要求也不断提高，传统的手段和方式已经无法满足现代文书档案规范化管理要求。若想充分利用好信息化平台来管理文书档案，就必须要具备较高的信息技术知识，能够熟练操作计算机设备，熟练应用相关信息软件。但事实上，事业单位大部分原来的档案人员却并不满足上述要求，他们有的年纪较大，对新鲜事物的学习能力有限，无法快速融入到信息时代当中。可以说，现今事业单位十分缺乏高素质管理人才，这是限制文书档案规范化管理的一项重要因素。

2.3文书档案管理缺乏配套机制

事业单位文书档案管理其实是一项较为枯燥的工作，工作人员每天都要面对复杂、繁多的文件，很容易消磨从业人员的工作积极性，因此，事业单位应建设相关配套机制来对文书档案管理工作提供支持。但是，我国很多事业单位在这一方面没有做好充分的准备，缺乏相关配套机制，例如缺乏工作责任机制以及完善的绩效考核机制，这些制度的缺乏都会在一定程度影响文书档案管理工作者的工作态度以及工作积极性，不利于事业单位文书档案规范化管理发展。

3实现事业单位文书档案规范化管理的有效措施

3.1重视技术创新

为了实现事业单位文书档案规范化管理，就必须拥有先进的技术手段作为支持。因此，事业单位务必要重视技术创新，加大技术管理力度以及资金投入力度。第一，引进先进的自动化办公设备，从而提高文书档案规范化管理水平；第二，注重信息技术的创新。针对电子档案处理技术进行创新，并对文书档案管理软件进行优化；第三，加强网络安全管理。随着互联网技术的不断发展，信息安全问题也成了社会所关注的焦点，因此为了保证电力企业数据的安全性，就需要利用强有力的安全软件来防止木马、病毒的入侵，提高网络安全性。

3.2培养高素质的管理人员

事业单位文书档案管理工作是政治性、业务性极强的工作，对文书档案管理人员要求较高。文书档案管理人员的业务素质水平直接影响文书档案管理工作的质量，为了使文书档案管理人员能够适应文书档案管理工作的需要，必须要努力提高文书档案管理人员的各方面素质。从目前情况来看，事业单位档案部门必须走“自我提高、自我发展”的道路，通过各种培训和研讨活动，采取“请进来”“走出去”的办法，更新知识，提高技能，尽快培养一支新型的高素质文书档案干部队伍。文书档案管理人员必须具有坚定的政治立场和高度的政治责任感，具有良好的文书档案管理职业道德，严格按照文书档案的规章制度办事。同时要有较高的业务素养，熟知文书档案管理专业知识。同时，文书档案管理人员在提高业务素质的同时，特别要注重对计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己成为具备信息知识和网络技能的复合型文书档案管理人才。

3.3完善文书档案管理配套机制

对相关配套机制进行完善能够对事业单位文书档案规范化管理工作提供巨大支持作用。因此，事业单位应完善相关配套机制，保证文书档案管理工作顺利开展，具体可以从以下两方面着手：第一，根据文书档案管理部门各人员职责，制定问责机制，针对文书档案管理欠规范以及材料丢失等问题实行相关惩罚措施，从而端正文书档案管理人员工作态度；第二，制定合理的绩效考核机制以及激励机制。通过合理的物质奖励与精神表彰来提高文书档案管理的动力，从而激发管理人员的上进心，推动文书档案管理工作的高效完成。

4总结语

综上所述，文书档案是事业单位档案管理工作的重要内容，对于记录事业单位工作进程以及事业单位基本信息具有重要意义。在如今我国社会信息化进程不断加快的背景下，事业单位文书档案工作发生了很大的转变。事业单位必须要充分适应社会发展潮流，建设文书档案规范化管理制度，创新文书档案管理手段，提升文书档案管理人员业务水平，从而提高文书档案工作效率，进而促进我国事业单位稳定发展。

参考文献

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