大数据时代档案管理模式的转换与创新

黄福清

摘 要 在现今大数据时代，数据利用的规模在不断扩大，这也就导致了以往的数据查询与运用方式难以满足现在的实际需求。为此，大数据时代档案管理工作的开展，则要对海量的数据内容进行重新认识，以便更好地重新选择运用方法，确保整个大数据内容的价值能够被最大化地利用。其中，针对档案内容的管理工作，档案管理工作者需要让大数据理念得以为档案管理工作的进一步发展提供新方向，让数据技术成为档案服务质量提升的积极影响因素，让社会大众能够在这样的环境下享受到大数据所带来的便利。

关键词 大数据时代 管理模式创新 三位一体

1现代档案管理存在的问题

1.1创新意识不足

目前，许多档案管理人员受到传统档案管理思想的束缚，无法跳出圈子来看待问题，革新意识不强，改革觉悟不高，导致档案管理工作一直止步不前，没有突破。也正是因为档案管理创新意识的缺乏以及创新手段的匮乏，导致了目前档案管理出现瓶颈，严重的制约了现代企业档案管理的进步。

1.2档案管理体制仍处于旧式传统管理

随着社会信息化的发展，知识管理和信息管理的意识在现代企业中所占的比重越来越大，管理意识也越来越强，他们都希望通过办公自动化及信息管理等手段应用来促进企业信息化的发展。但現实的企业档案管理模式却一直处于传统、旧式管理，档案未实现信息化及共享，且分散管理于每个部门中，没有进行有效的档案整合及科学规划。

1.3档案工作人才缺口较大

随着档案管理的发展，对于档案管理人员的综合素质也有了新的要求，但是就目前档案管理人员的情况来看，综合素质偏低，管理水平低下，在档案管理上束手束脚，技术应用方面也存在较大的局限性，管理水平和档案业务精通的综合性复合人才更是少之又少。由于档案工作人员的技术水平局限性，即使在当前这样快速发展的网络环境下，也无法使用先进的网络技术来进行档案的有效管理，使档案管理的效率大打折扣，也无法使当前的管理技术得到进步。

2大数据时代档案管理创新的必要性

目前，事业单位档案管理工作大多数停留在传统的管理模式下，档案息息的录入、存储方式比较传统，很容易出现档案信息失真、丢失的情况，从而不利于事业单位的发展。而信息时代的到来，使得档案管理工作只有结合时代背景及需要，不断创新，才能有效提高档案管理水平，发挥档案的真正作用。

3大数据时代档案管理模式创新的建议

3.1创新档案服务内容

档案服务内容变化为我国各地档案服务部门敲响了警钟，因此本文建议从以下几个方面实现档案服务内容的创新：

（1）创新档案服务理念。为了实现档案服务内容的创新，首先需要做的便是进行档案服务理念的创新，这一创新需要围绕人性化服务、个性化服务、智能化服务、知识化服务四个角度开展。例如，我国武汉市档案局便通过引进智能化档案数据处理系统实现了智能抓取有效信息、快速完成数据分析任务、便捷服务通道提供等，由此使得武汉市档案局档案知识的广泛传播获得了极为有力支持。

（2）拓展档案服务途径。微服务、远程服务、云服务均属于大数据时代我国档案部门可以选择的档案服务拓展途径，就如上海大学档案馆、武汉市档案局、“南京档案”“贵阳档案”“青岛档案”均属于该领域的代表，其中“南京档案”为南京市档案局开设的微信公众号，该微信公众号能提供公共信息的咨询和查询服务，有效拉近了档案与大众之间的距离，档案信息服务效率、服务范围均由此实现了长足提升。此外，云服务指的是以按需、易扩展的方式获得所需服务。国家档案局开展的“中国档案云”项目便属于云服务的代表。该档案局正是通过云服务为我国民众提供了开放档案信息查询利用服务，有效推动了我国档案服务内容的创新。

3.2三位一体档案防护

大数据时代在带来积极影响的同时也会对档案管理工作带来安全威胁，因此本文建议档案部门建设三位一体档案防护，这里的三位一体指的是人防、物防、技防，具体防护策略如下：

（1）人防。科学技术的发展推动了档案管理工作的进步，而大数据时代下档案管理部门应通过完善档案安全责任到人制度、建设档案大数据人才专业队伍，实现档案数据的“人防”；制定档案机密信息保护制度、成立以单位一把手为头的档案安全领导小组、重视大数据人才培养等均属于档案管理部门可以采取的具体措施。

（2）物防。加强各级综合档案馆安全建设、改善档案保管保护条件便能够有效满足档案管理的物防需要，这一过程需要侧重于高新技术的应用和隐患的排除。

（3）技防。通过建立档案信息系统安全保密防护体系、建设档案大数据存储备份中心、开展重要档案异地异质备份保管，便能够将大数据时代档案所面临的安全威胁降到最低。而在大数据产业园区建立档案资源备份中心属于档案管理部门可以采取的具体措施。

3.3加强与社会的合作

与社会的合作需要体现在与档案形成者合作、与档案利用者合作、与网络服务商合作三个角度，具体合作侧重点如下：

（1）与档案形成者合作。帮助其完善建档工作、大力征集家庭和个人档案，由此能够实现更多有价值档案的挖掘。

（2）与档案利用者合作。在了解档案利用者需求的同时，还应透视其隐性需求以提供预测服务。

（3）与网络服务商合作。借助网络服务帮助其实现垃圾信息剔除，并结合专业公司开展电子档案管理，来进一步提升大数据时代档案管理工作水平。

4结语

综上所述，信息时代的到来，给档案管理工作带来了巨大的机遇，面对这种机遇，事业单位应当不断创新，结合自身发展，积极推行档案的信息化管理，真正实现信息化发展。档案管理是一项至关重要的工作，事关事业单位的发展。信息化时代里，事业单位应当积极转变观念，创新档案管理手段，革新档案管理制度，加强专业人才的培养，只有这样，才能促进档案管理工作的高效开展，进而发挥档案应有的作用。

参考文献

[1] 徐呈平.大数据时代的档案管理[J].中国管理信息化，2017，20（14）：147-148.

[2] 杜晶.大数据时代档案管理模式变化研究[J].办公室业务，2017（04）：169-170.

[3] 刘阳.大数据时代档案管理模式变化研究[D].湘潭：湘潭大学，2015.