机关事业单位养老保险档案管理

赵虹

摘 要：为了更好的推动机关事业养老保险档案管理工作的顺利开展，需要加快推动机关事业养老保险档案管理规范化、制度化和科学化的进程我们进一步强化机关事业养老保险档案管理工作，提高档案管理的规范化和制度化水平。

关键词：机关；事业单位；内养老保险；档案；

1机关事业单位内养老保险档案特点

机关事业单位的养老保险档案有其特殊性，主要体现在以下几个方面：1）档案数量庞大。我国养老保险制度不断创新与改革，机关事业单位中参与养老保险的人口数量在逐年增加，从而导致机关事业单位中档案数量惊人；2）动态变化。在事业单位内，由于各种主客观因素的影响，职员的工作单位、个人职位以及个人薪金易发生变动，随之养老保险档案也会发生变动，从而导致机关事业单位中档案发生动态变化；3）遵循以人为本的原则。机关事业单位内的养老保险制度的内容，包括档案的整理，均是以人为基本对象来办理的，因此机关事业单位的档案管理应遵循人本原则。

2机关单位养老保险档案管理的现状分析

2.1当前我国机关单位养老保险档案管理的法律法规不健全

人力资源和社会保障部与国家档案局共同制定和颁布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，这是我国机关单位和其他部门单位共同遵守的规章制度。从另一个角度来看，我国没有一部与社会保险档案管理相关的法律法规，因而，在机关单位养老保险档案管理中就遇到了一些难以预料和难以解决的问题。同时《社会保险业务档案管理规定（试行）》本身就属于行政法规，而且从内容上讲，更多的是一种规章制度，效力远远低于法律、稳定性不够强、层次比较低。总之，我国机关单位养老保险档案管理的法律法规不健全的弊端越来越凸显，所以，健全养老保险档案管理的法律法规是当前亟待解决的问题。

2.2档案的多元化利用，增加了机关事业单位档案管理的难度

在原有的机关事业单位档案管理工作中，管理内容相对单一化和简单化，着重对机关事业单位退休工作人员的退休金进行管理，随着机关事业单位养老保险制度的改革，机关事业单位的退休人员福利的增加，也使机关事业单位的档案呈现出多元化利用的趋势和现象，一些相关的社会保险、医疗保险领域的工作内容需要与其相链接，需要加大对机关事业单位档案的开发和利用。

2.3机关事业单位的养老保险档案管理面临较大的压力

在机关事业单位的养老保险制度改革之后，单位的养老保险档案管理的压力逐渐增大，这主要是源于档案的交接过程更为复杂、保管内容更为宽泛的原因，为此，在一定程度上存在档案流失的不良现象，无形中使机关事业单位档案管理的压力骤增。

3机关单位养老保险档案管理的探索研究

3.1建立统一的管理标准，完善档案管理的法律法规

要根据我国现有的规章制度，比如根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》等制定全国各个机关单位通行的养老保险档案的表格形式和业务资料收集的程序，这样就能最大限度地保证养老保险档案的统一性。要完善养老保险档案管理的法律法规，完善的法律法规是做好养老保险档案管理工作的前提条件。当前我国没有一部全国性的社会养老保险档案管理法律，所以，全国人大及其地方人大，要针对这种情况，积极听取各方的意见，及时制定社会养老保险档案管理的法律法规，这样才能使养老档案管理更加科学化、合法化、标准化。

3.2不断强化机关单位养老保险档案管理的意识

养老保险对于机关单位工作人员、对于其他行业的工作人员的都有着不可估量的作用，而养老保险档案的也有着极其重要的意义。各级有关部门要真正提高养老保险档案管理的意识，要认识到档案管理跟业务经办有着同样的重要性，要不断加大对养老保险档案管理工作的开展力度，要从人力方面给予保证、在财力方面给予支持、在物力方面加大投入，只有这样才能切实解决养老保险档案管理工作中面临的一系列问题。

3.3创新档案管理模式，推进管理信息化改革

传统管理模式下，机关事业单位养老保险档案管理工作的开展主要是利用相关工作人员进行手工收集和整理，工作效率不高。而当前，信息化时代的到来对档案工作提出了新的要求，具体如下：1）建设数字化档案管理模式，通过利用互联网技术、信息技术等现代化技术将传统的文字资料转换为数字化资料。2）建设自动化档案管理模式，通过利用信息自动化技术建设养老保险档案自动化管理，主要体现在自动提取关键词并检索、自动筛选并收集、自动处理档案信息资料等方面。3）建设体系化档案管理模式，通过利用数据融合技术及数据集成技术，提升档案数据资料的通用性与兼容性。4）建设互动化档案管理模式，通过增强档案信息的互动性，促进档案管理系统优化，提升服务质量。通过档案管理信息化的创新与改革，大大提升了档案管理的工作效率和工作水平，推进机关事业单位养老保险档案管理的规范化、数字化进程。

3.4养老保险档案的科学分类、有序整理、标准化装订

档案分类不仅是档案管理中的一个工作程序，更重要的是在整个档案管理工作中具有主导作用，养老保险档案要确定分类标准，實现科学分类，这样才能引导其它各项后续工作的有序展开。一般来说，对于国家和地方政府出台的有关养老保险政策，可以按文件的出处、类型、文号、实施时间等要素分类归档，对于经办机构在养老保险管理工作中的各种记录，比如保险登记证、各类报表、说明或证明材料等，可以按归属部门、材料类型、时间等要素分类归档，对于与参保人员个人有关的材料，比如缴费手册或卡片、人事命令、账户转移情况表等，应为每一个人单独建档进行管理。在养老保险档案管理过程中，还应当注意有序整理，规范编号，包括个人身份证号、养老保险编号、单位编码、社保登记证号等在养老保险档案管理中都要进行整理和规范。把握业务规律，比如日常业务、月度业务、年度业务等，在养老保险档案中要能清晰体现。对于已经办理完毕的事项，相关材料要及时分类归档，对于还在办理过程中的事项，要注意及时跟进，掌握动态，保持档案材料之间的联系，保证档案的齐全完整。按照国家最新的档案管理办法，养老保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。

总结：伴随着养老保险业务不断拓展，社保经办机构的业务与工作量不断增多，导致社会保险工作面临着巨大的挑战。因此，为了做好社会养老保险工作，国家政府部门与社会保险部门应当要增强对职工养老保险档案的管理，确保养老保险参保对象的基本权益。

参考文献：

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[2]王英忠.机关事业单位养老保险档案管理需把握的几个问题[J].兰台内外，2015（8）.

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