装备制造企业的图纸信息化管理

摘 要：装备制造企业生产用图是企业核心技术的物质载体，是装备制造企业档案工作重要的组成部分，生产用图的管理质量直接影响企业生产活动与效益。近年来，信息化已成为企业发展的主要趋势，根据国家档案局对全国数字档案馆提出的"存量数字化，增量电子化"的要求，生产用图在公司PLM系统中以电子文件的形式大量产生，如何高质量的管理这些电子形式的图纸成为企业如今发展的重要问题之一。本文将以大连机车车辆有限公司电子版图纸管理为例，从管理的特点及现状、产生的相关问题和解决办法三个方面，对装备制造企业的图纸信息化管理进行研究。

关键词：文件生命周期理论 工业用图 数字化 档案信息

1 电子图纸管理的特点及现状

1.1电子图纸管理的特点。文件生命周期理论是研究与探索电子文件管理的重要理论之一，该理论将文件从最初形成到最后永久保存或销毁看作是一个完整的过程，从而指出前端控制对档案工作的重要意义。根据文件生命周期理论，制造企业的生产用图具有以下几个方面的特点：

（1）第一价值高于第二价值，能够直接指导企业生产活动。由于图纸直接记录产品及技术的所有信息，因此公司生产的各项活动都需要图纸发挥其现行指导价值。

（2）内在有机联系密切。每个产品的图纸数量高达上万张，这些图纸都是按照一定逻辑顺序产生，因此，存放时特别需要注意其相互的联系便于利用。

（3）更改频率高。由于图纸直接作用于生产活动，因此在指导现行工作中出现的问题能够得到及时反馈与修正。

（4）保管时间长。因为图纸记录的信息通常会相互借用，因此即使当某一产品的图纸第一价值逐渐消失，其第二价值依旧对企业发展拥有重要作用。如大连公司近些年来大力发展的电力机车图纸有一部分就是借用了30年前内燃机车技术。

1.2电子图纸管理的现状。PLM项目与档案信息化项目是大连机车车辆有限公司信息化工作重要组成部分，PLM系统是以产品生命周期为依托，从产品最初的形成到后期做到合理有效地监管，PLM系统将产品生命周期理论与文件生命周期理论结合起来，这在整个中国中车集团是独一无二的。

PLM系统产生的图纸一般分为两大类别，一种是第一次归档的装配套图，另一种是根据通知单的内容，进行版本替换工作图纸。针对第一种类别，需要档案工作人员将图纸从PLM系统中进行下载，审核后根据规定，分发给相关车间和部室，再按照一定的规则存放电子图纸。第二种类别的图纸主要是根据通知单的内容，下载审核后经由公司NOTICE系统发送到各单位。

2 电子图纸管理产生的问题

PLM系统与档案信息化系统的运用使得公司相关的管理更规范化和现代化，解决了某些传统纸质底图管理中不恰当的方面，但任何新事物初期出现时都会存在一些问题，只有在实践中不断探索研究进而改善才能够使其得到更好地发展，PLM系统初期运行时也暴露了一些问题，这些问题有的是系统自身漏洞，有的是系统运行方式与传统工作的冲突，这些问题主要体现在以下几点：

2.1电子图纸法律效力问题

传统的图纸在生成之初便拥有各方有效的“签字”，从设计者到工艺师再到管理者，这样的图纸才具备真正的效力去指导生产活动。而电子图纸的产生，该用什么去约束才能使得电子版的图纸与签名后的纸质图纸拥有同样的效力呢？加之对“双套制”管理方式的依赖，“双套制的文件究竟哪一保存形式可以看作是其最初的原始版本，如果把二者的原始性看作是一样的话，就目前我国对文件的认可度上来看，人们还是普遍接受纸质形式存在的文件，电子文件只是在传输中显示出其方便的优势，在法律效力上并没有明显的优势，而这个优势是被同样具有法律效力的纸质文件所削弱的。因此对个别方式的依赖同样会削弱电子文件的法律效力”

2.2图号较之前的管理变得复杂

PLM系统有一个明显的特点：任意一张图，只要在系统中稍有改动，该图的版本便会自动升级，这样将使得图纸的图号变得复杂混乱。其一，同一装配中总图与明细的版本号将存在不一致的情况，例如一张图纸，设计部门与工艺部门同时有权对其进行修改，设计部门修改的主要是内容方面，而工艺部修改的主要是行程，这样会产生的情况是，当工艺部门对一张明细进行行程更改之后，系统将给该明细自动升级由A版本变成B版本，但是这时候的总图是没有被修改的，因此总图的版本号依然保持不变是A版本，传统纸质底图管理要求每套装配中，总图纸、明细、目录三者名称、图号以及版本号必须一致，这样既方便生产又便于查找与管理。其二，同一张图纸，可对其进行更改的部门不是唯一的，而各部门不可能在每次更改前进行时间上的沟通，这样会导致，如果同一张图纸，不同部门几乎同时更改时，系统最终只会在档案工作者接收图纸的系统内显示的是最新的版本，其中间的版本便不能够进行归档。其三，由于图纸稍做一点改动都会升级，而升级是需要按流程填写更改通知单的，因此，很多设计师在面临图号错误，或者其他不属于技术范围的失误时选择了不做改动，错误的图号一直保留不仅会给生产工作带来麻烦与不便而且本身也不符合图纸归档的要求，“数字化过程与对数字化信息的管理不能同步进行，所有原始材料的数字化虽然技术上容易实现，但是对于较大型的档案管理部门数字化将是漫长的工作，即使完全数字化了，将会涉及海量异构数据的存数、转储及管理与检索”

2.3图纸保密性问题

PLM系统中，更改通知单与其所涉及到的图纸是放在一个压缩包里的，负责图纸分发的工作人员将每个压缩包按照所需要分发的单位，通过NOTICE系统进行分發，但是一张更改通知单往往会更改多张图纸，但这些图纸的发送单位又存在不同，这样的情况会对图纸的保密性造成不利。

2.4图纸安全性问题

电子图纸的正常利用要基于几方面的稳定，分别是软件系统的安全可用、硬件机器的安全可用、信息载体的安全可读，这几个因素缺一不可。“如软件的升级，一款软件的升级有的是要改进原先的技术，有的是需要加入新的功能，当一份文件在软件升级之前就已经形成，经过了该款软件无数次的升级，其信息内容的存在方式也要随之变化，这样大大破坏了文件的原始性，如果升级的跨度过大，甚至会出现原始文件不可读的情况发生。”

3 针对个别现有问题解决的方法与措施

3.1建立健全电子文件管理规范与办法。做好前端控制，加强信息化后图纸档案工作的宣传，制定出一些列切实有效的管理办法，“在实践层面，前端控制的重点在于如何简化工作环节，如何实现后端档案工作与前端文件管理工作的有效衔接，如何将档案管理的環节提前合并，办公自动化系统、电子文件中心和数字档案馆之间通过设计接口的形式”，“从全程着眼，规范电子文件从生成、流转到保存的技术、方法和规则，将确保电子文件长久真实、完整、可读、可用的措施贯穿始终。”

3.2探索适应电子图纸管理新需求的工作方法

首先为了保证档案的原始性，建立一个数据库，该数据库中的文件为从PLM中下载的原始文件，数据库中的资料分门别类放置，便于今后查找。

其次，因为PLM系统中下载的原始文件都为压缩文件，打开较麻烦，同时文件的题名也不便于检索和利用，所以，在原始数据库的基础上，再建立一个数据库，该数据库较原始数据库的优势就在于便于检索和查找。数据库中的图纸只是原始版本的图纸，这些图纸是按产品装配管理，不包括升级后的图纸，所有升级的图纸均与其更改通知单一起存放，因此，要查找最新版本的图纸光有该数据库是不够的。

最后，为了更好的利用改良后的数据库，提高效率，特别制作了一个表格，该表格将整个车型所有的图纸都进行罗列，表格的第一栏显示出了最原始的A版本的图号，如果图纸出现升级，会在其后标出升级到的版本，并运用excel程序“引用”这一功能，将与之关联的更改通知单进行标明。每张图纸都有其所对应的装配号，装配升级的时候，方法与图纸一样，用引用进行标注。这样的话，当查找某一图纸的时候很容易能够发现其最新版本是哪一个，之前的版本又是哪个号的更改通知单将其升级的，然后再去数据库中进行查找。

3.3图纸签名与印章问题

大连公司采取两种方式提高了企业电子图纸的法律效力，一是将PLM系统中产生的图纸加盖了专用的“电子印章”，并且实施了一系列管理办法，各生产车间与职能部室所保存与指导生产的图纸必须拥有印章才可以再公司内部应用。二是在系统中设计了“签名”功能，图纸从最开始产生之初到经过层层审批指导生产活动，每一步相关工作人员都会在图纸中进行“电子会签”。“电子会签”与“电子印章”既能够显示在系统中同时也能够根据需要打印出来。

3.4图纸安全性与保密问题

PLM系统最开始运行的时候，图纸的分发是以压缩包为单位，当运行一段时间后发现了安全性存在问题的时候，下发的工作开始转变为以单图为单位，也就是说，现在更改通知单的下发不再是将PLM系统下载下来的数据包进行直接下发，而是负责图纸分发的工作人员进行二次整理，分门别类然后连同更改通知单在NOTICE系统中进行分发，这样虽然加大了工作量，但是对于该情况引起的图纸安全与保密问题起到了很好的解决作用。另外，图纸的分发路径在系统中也做出了完善，在将分发系统的安全性提高的同时也记录每张图纸下发的时间、单位、份数，这样对于图纸安全与信息安全都起到了良好的作用。最后，根据国家档案局对全国数字档案馆提出的要求，大连公司已经开始着手准备将电子图纸格式转化成统一要求的格式。

参考文献：

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