数字化技术在事业单位档案管理中的应用

侯东林

摘 要：随着社会的发展，科技能为人们带来的便利越来越明显。网络化，数字化已经成为当前各行各业的改革标准，这两大技术能够有效的帮助企业提高效率。而在事业单位的档案管理中，实现数字化是非常符合当前的形式的。但是，先进的企事业单位的档案管理数字化建设还不够全面，存在着一定的问题需要进行解决。本文就是对当前档案管理的现状进行研究，来探讨如何进行事业单位的档案管理数字化建设。

关键词：事业单位；档案管理；数字化建设

随着社会的发展，各种事业越来越看重自身运行的效率，因此各大事业单位纷纷进行了网络化，数字化改革。对于事业单位这种特殊的体制来说，其档案管理的数字化能够有效的提高各项工作的效率。因此，在当前的事业单位中，都在积极的进行着档案管理数字化建设。这主要是因为事业单位和企业存在着根本的不同。事业单位的主要任务就是为人们服务，因此其内部的许多档案都是与人们的生活息息相关的，因此，就需要加快数字化建设，才能够满足人们的需求，真正为人民服务。

1 事业单位档案数字化管理的特点

在档案储存中，数字化能够有效的提高工作的效率。我国大部分的事业单位存在的时间都较长，因此其管理机制一般比较古老。在档案储存中，一般会采取最为传统的人工整理，纸质记录的方式。虽然这种方式能够很好的确保信息的准确性，但是却会大大的增加工作量，而且纸质文件特别不容易保存，需要增加保存的成本。而档案管理数字化的建设却很好的弥补了这个问题，只需要建立一个相对较大的信息库，就能将这些资料快速的储存在其中，而且通过检索栏目可以很快的将档案调出来，在增加档案和整理档案的时候，都能够更加的轻松。相比于传统的人工查询的方式，方便太多。尤其是在信息查询的时候，不会对资料造成损害。纸质的文件则会因为翻阅的次数，而造成一定的磨损，久而久之就容易导致资料的缺失。而且信息录入的速度也远远超过人工记录的速度，能够大大的增加人事处理的效率。

2 现阶段事业单位档案数字化管理中存在的问题

2.1 在事业单位的档案管理中存在的第一个问题，也是最大的问题就是管理者不够重视。任何一个部门想要发展的更好，都需要管理者能够给予足够的重视才行。而这些事业单位大多因为存在的时间太久，而机制老化，领导者通常更看重单位的实际利益，而不重视档案的建设，这就让单位出现了一定的无序状态。一些高精尖人才被收纳入事业单位，单位却很难及时看到其材料，对其委以重任。这也就造成了高精尖人才的流失。以此，想要完成事业单位档案数字化的建设，就需要管理层对这个部门和工作进行重视。

2.2 随后的问题就是人员操作不够彻底的问题。虽然一些单位进行了档案管理数字化建设，但是却因为档案管理人员习惯了长期使用的纸质记录方式，就导致资料出现了断层，一部分存在于信息库之中，一部分依旧是纸质资料记载。这让原本就效率低下的档案管理模式变成了效率低下而且混乱的管理模式。因此，在进行档案管理数字化的建设的时候，必须要彻底，否则不仅无益，还有害。

2.3 事业单位档案管理数字化建设的核心问题就是人才的缺乏。因为原本管理档案的人员都是一些闲杂人员，其能力不够突出，因此被派遣到了这个不被重视的部门。这些人呈现的特点是：专业水准低，工作能力差，纪律松散的特点。这就让档案管理数字化的建设很难进行。因此，事业单位想要进行档案管理数字化的建设，还需要引进一些专业的档案管理人才，而且要具备信息软件使用的能力，这样才能保证建设的完成。而对于那些工作能力不够的人员，一定要进行遣散处理。决不能让其继续在部门中成为冗余人员。而对于那些能力不够但是却想要积极学习的原有工作人员，就应该在第一时间为其提供学习的资源，因为这些人在单位工作的时间较长，虽然工作能力不到位，但是却是最为可靠的人。所以，如果其愿意增强自身的能力，是要有限考虑留用的。

3 事业单位档案管理数字化建设的发展策略

3.1 大力提升管理人员的综合素质。管理人员是档案数字化建设的重要基础，需要大力提升管理人员的综合素质，推进档案数字化建设进程。首先，要通过教育、培训等措施的运用，让档案管理人员从思想上重视档案工作，把握工作开展过程中的注意事项；其次，要定期经常地培训档案管理工作人员，如积极开展档案管理讲座，深入讲解档案工作数字化、档案管理常态化、档案工作目标管理要求等方面的内容，促使档案管理人员的工作技能、计算机技术水平等得到有效提升；同时，构建严格完善的考核机制，考核档案管理人员的各项专业能力，不断提升其综合素质，培养出大量优秀人才，满足事业单位档案管理数字化建设要求。

3.2 积极开展档案管理硬件建设。为了促使档案资料能够得到有效保存，事业单位档案管理部门需要积极开展硬件设施建设，保证硬件设施具有稳定的性能，且不会受到外界的破坏。在硬件设施建设中，需要投入足够的资金，以便促使档案工作管理得到顺利开展，档案资料得到切实保存。档案管理工作中，需要积极渗透高水平技术，将电子存储的功能作用充分发挥出来。只有具备了相应的备份硬件，方可以具有符合要求的储存容量，进而顺利开展信息录入、存储工作。

3.3 结合事业单位发展需求，对档案管理数字化总体规划科学制定。为了能够协调发展档案数字化，事业单位需要对档案数字化系统的灵活性、可扩展性充分重视，结合单位实际情况，对档案管理数字化总体规划科学制定。要将事业单位人才信息需求充分纳入考虑范围，结合经济发展要求，将网络管理模式完善构建起来，且构建的网络管理模式在灵活性与可扩展性方面也需要与事业单位实际发展需求所适应。

3.4 构建实用的档案信息网站。事业单位档案部门需要积极构建档案信息网站，以便顺利实现事业单位发展档案管理的数字化。借助于网页形式，可以将档案信息服务提供给相关人员，促使档案信息网上咨询、查找、电子文件下载、浏览使用等服务功能得到实现，提升档案数字化管理水平。通过构建实用的档案信息网站，为了方便共享档案信息资源，要对档案信息管理操作系统合理选择，保证具有升级开发能力，以便与档案网络管理不断发展的需求所适应，顺利开展档案数字化建设。要将市场上比较主流的标准化设备运用过来，积极联系具有一定实力的软硬件公司，结合事业单位具体情况，针对性地定做档案管理操作系统，以便促使档案信息得到有效的更新和换代，更好地管理和操作档案数据。

4 结束语

结合上述材料来看，我国事业单位的档案管理数字化建设要走的路还有很长。因此，各个事业单位要根据自身的情况进行一定的改进，这样才能顺应时代的潮流，不会在时代的浪潮中翻船。尤其是在成本投入，人才进行方面，更是各大事业单位应该高度重视的。

参考文献

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