论开放存取在档案网站信息资源建设中的应用

杨浩钰

摘 要：基于当前的电子型档案的管理工作开展需求，档案管理人员在掌握了一定的信息化技术之后，会选择通过完成档案信息库的建设工作来提升电子档案管理工作的开展效率，在完善信息资源库网站系统的时候，管理人员可以对开放存取的管理模式进行研究，这种管理模式主要是在当前的信息共享理念的影响下被催化出来的。管理人员需要将管理档案的工作与信息化技术合并，采用新型的管理方法来完成管理各类电子档案的工作，本文对这种开放性的档案存取工作进行研究。

关键词：开放存取；档案管理；档案网站；信息资源；应用

档案工作者在信息化的管理技术的辅助下，逐渐创设除了极具特色的档案网站，在计算机中就可以完成日常性的档案管理活动，在档案网站需要得到大型数据库的有力支持，如果数据库的资源不全面，档案管理活动也会受到阻碍。管理人员在云存储以及共享技术等多种开放型的技术支持下，逐渐研发出了开放性极强的存取档案资源的管理模式，使电子档案的社会效益被提升。本文对开放存取管理模式在建设档案信息资源库的应用方式进行研究。

1 当前的档案资源数据库建设情况分析

1.1 信息孤岛问题

利用者进人一个档案网站所获取到的档案信息资源仅仅限于本馆拥有的档案，想找到特定信息就要去浏览不同的网站。虽然大部分档案网站已提供了对本区域范围内或全国乃至世界范围部分档案网站的超链接，但基本只是链接到相应的档案馆网址，本质上仍然没有解决在线档案资源内容的整合与跨库检索。

1.2 档案信息缺乏时效性

档案网站信息更新速度是满足用户信息需求、提高档案网站访问和利用率的要指标，我国档案网站信息资源建设整体较落后，网站内容相对贫乏，访问率、利用率较低，抛开用户利用动机，网站信息更新速度慢、时效性差是重要影响因素之。

1.3 信息来源单一

部分档案网站只是把纸质档案拍成照片，以非文本的图像形式上传，类型单一；网站上公布的档案信息以目录级数据为主，缺乏档案全文信息和专题信息，档案内容丰富的特性难以呈现。

2 开放存取管理模式的优势分析

2.1 增强了档案信息的流动性

利用互联互通的现代化技术，简化利用方式，切实推动档案资源跨馆利用、跨馆出证。开放存取环境下用户对开放档案的使用权限增大，用户可以通过互联网免费检索、阅览，只要注明相应的著作权信息即可。

2.2 提升到了档案信息的更新速度

对于众多的可开放档案，进行数字档案保管的主要任务是对数字档案进行更新和维护。数字档案的更新是存档过程的延续，需要将最新积累的经过标准化处理的有价值的数字档案资源定期或不定期地存储到云端，实现实时数据更新。

2.3 使档案资源的来源更为丰富

开放共享使得社会需求多样化，多样化需求需要改进档案服务，这就要求档案网站成为应收尽收、应归尽归，档案资源丰富，能够提供多种角度查询、浏览及多种方式获取档案知识的多元化服务网站。

2.4 提升了档案资源数据库的建设速度

在开放存取环境中，用户对信息享有了较为充分的访问权、获取权与使用权，开放存取通过促进档案价值鉴定、保密范围、密级划分、保密期限、开放模式和开放范围的变革，使更多的档案资料以开放存取方式为更多用户获取，把多元用户的多元需求融人档案信息资源建设的全过程。

3 具体应用方法

3.1 完善个人档案的建设工作

这是档案网站在收集个人档案过程中对开放存取利用的主要方式，其实现过程可分为现行利用和长远发展两个阶段：第一阶段，实现个人档案对自我的绝对开放。随着数字档案的不断增加，人们面对的数字存档的压力也不断增大，从当前云存储的发展趋势来看，有越来越多的人把数字档案资源存储在云端。在云存储之前，个人档案是一种对自我的相对开放，只能在存储档案的指定设备中查阅利用。第二阶段，实现个人档案对社会的相对开放。个人是档案的形成主体之一，个人档案是社会档案资源的重要组成部分。

3.2 完善相关的档案管理规定

无论是处理档案的工作还是优化档案资源库都需要在完善的法规以及制度，在制度化的网络管理活动的影响下，管理部门可以进一步形成完善的审查体系，在审查环境找出信息利用问题，同时还要始终使数据库的网站信息保持完整，由于现有的信息资源应用工作需要在存取管理活动的约束下开展，因此在制定相应的规章管理制度之后，需要给存取处理档案信息的工作也提出一些管控制度，原有的管理制度的不合理之处主要体现在只关注保护以及管理档案，但是却忽视了利用以及公开分享档案的行为，无论是微观方面的具体制度还是宏观方面的硬性规定，都需要将实际的约束价值发挥出来。

3.3 控制存取档案信息的质量

管理人员首先需要将相应质量标准确定下来，注重质量标准的全面性，包括质量标准、语言标准以及网络标准等，在多种标准的支持下，形成具有互联特点的网络系统，实现兼容以及交流各种档案信息的目的。相应的控制措施也要有所明确，档案人员以及信息的形成着需要将自己的作用发挥出来，制作档案时，既要确保档案信息内容是真实的，同时也要确保其信息内容具有较强的时效性，从这两方面提升档案信息的价值。

3.4 完善档案网站的网络环境

由于存取档案信息的工作都是在档案网站的网站环境之中开展的，因此安全稳定的网络环境会给存取档案的工作提供更好的条件，如果缺少优质的网络管理技术作为支撑，开放档案信息的工作就会存在一些潜藏性的危险因素。基于当前较为复杂的网络环境，管理人员需要将因特网、政务网以及局域网等多方网络平台完善网站所在的网络环境。在创设档案应用平台以及基础数据库的时候，技术人员也需要对信息化的网站系统创建技术加以应用，使网络环境既可以保持较高的开放性，同时也能具有极高的安全度。

4 结束语

在网络化的档案管理模式的影响下，管理人员对于传统的档案管理方法加以改进，借助信息化的管理手段实现对电子型的档案以及档案数据的管理需求，本文先分析了我国的档案网站建设环节中，档案信息库的建设状况，又对开放型的存取管理模式進行了研究，最后给出了该种新型档案资源管理模式的应用途径，管理人员在开放档案资源的时候，需要对相应的知识产权进行保护，避免出现产权方面的问题，同时还要控制好网站运行经费，避免出现超支的不良情况，尽量选择免费提供服务的可靠信息平台，节省数据库的建设成本。

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