触不到的同事

长仓克枝

当下，同事之间即时沟通的需求日益增加。社交软件的办公版和即时办公通讯软件应运而生，并且渐渐流行起来。这些软件的优势在于，无论您身处何处，都能与同事及时沟通、共享灵感，而且无需像编辑电子邮件那样过度注重措辞。办公通讯的新时代即将到来，工作沟通即将超越空间的界限。

比打电话灵活的软件

东京药剂中心药房在日本首都开设有15家分店，负责区域协调工作的佐藤哲郎，人来都是智能手机和平板电脑不离手。他原本的工作只需坐在办公室处理，最近却要每天去实体店或者养老机构配送药品。采访时，佐藤的手机屏幕显示着日本人熟悉的聊天软件LINE的群组画面。他在对话框输入：“田园调布店出现药品不足，有没有谁能去送—下？”顿了顿继续写道：“那我去吧。”

乍看之下.他使用的就是寻常的LINE软件，其实这是面向企业开发的APP“LINE WORKS”。佐藤常常需要和其他店铺的员工及总部人员进行沟通.休息日也会承担向设施或个人住宅配送药物的工作。东京药剂中心药房从几年前开始与医疗、疗养机构合作，员工出差去外地的机会不断增多.但乘车时不方便长时间打电话.电子邮件也只能在办公室阅读。佐藤自作主张地用自己的LINE个人账户创建了聊天群，把和他一样经常外出的职员、需要与其他店铺密切沟通的药房局长拉进群里。但是.使用个人账户进行工作交流，职场与私人生活的界限就会变得模糊不清。从去年3月开始，药房决定启用LINEWORKS，这个企业版软件的外观和使用方法与普通的LINE并没有太大的区别。

药房局长和总部员工总计30人先试用了软件，均表示好评。当需要委派业务员去其他门店或设施配送药品，或者从其他店取回库存不足的药品时，手机软件比打电话灵活得多。现在半数以上的药房员工积极地使用LINE WORKS，尤其是经常出差的那些人。佐藤说：“现在药房不再像过去那样.只是静静等待人们来买药，我们与医护机构、研讨会、医务人员的合作以及去外地出差的机会在增多.大家走出办公室的时间也多了起来.如果平时就经常用LINEWORKS沟通，那么即便是出差在外，也能与同事们共享在办公室里的感觉和气氛。”

发邮件的难处

东京涩谷区的日本移动办公公司执行董事荻原雅裕说：“在商务速度加快的过程中.为了腾出与贸易对象和客户等外部人士沟通的时间，人们也在努力改善公司内部的交流程序。”

现实中存在内部沟通问题的企业不在少数。去年8月，日本HR总研网以企业人事负责人为对象进行了网络调查，结果显示近八成企业有沟通难的问题。

其中问题最多的是发邮件。在本刊主页的问卷调查中，95%的网站会员表示工作中会收发电子邮件。面对面沟通花费的时间比较多，打电话又需要顾忌双方是否有空，邮件发挥了重要的作用，可是越来越多的人认为过于细致的邮件沟通浪费了他们太多的精力。

可以聊天、共享信息的企业专用社交软件吸引了大众的瞩目。个人使用率极高的LINE和脸书等软件纷纷推出了正式企业版LINE WORKS和Workplace，与个人版不同的是企业版在收取费用的同时，提升了安全保密性IT企业和风投公司大多使用Slack等沟通工具，而制造，零售、建筑、服务行业等领域的企业大多用LINE WORKS或Workplace。

东京的土屋皮具制造厂从2016年16月开始引入Workplace。工场一层是生产车间，二层是员工内勤办公室。虽然工厂配备有方便大家面对面交流的空间，但随着员工人数的不断增多，为了让部门之间的协作更加便捷，以销售部为中心，各部门的员工开始应用Workplace。

广告室的三角茜说，除了与同事共享媒体内容等参考消息，她还会和同事在Workplace上简单的交接，比如交代文件的存放位置。她有时会用手机APP，但大部分时间还是调用电脑版Workplace。另一名员工表示：“如果我有需要他人稍加确认的事项，就会发到Workplace上，其他人只要简单回复‘可以：就能很快完成沟通，迅速做出决定。”

手机软件的作用不容忽视。九成以上的LINE WORKS用户使用的是手机或平板电脑的移动端APP。荻原董事说：“大部分人选择用手机端社交软件办公，这样一来，外出时也可以应对工作需要，还能给他人发送照片和录像，实现迅速且信息量丰富的沟通。”

轻松联络领导

设计公司AOI Pro的业务包含广告制作，不少员工需要外出与客户商谈或进行拍摄。2017年1月.AOI Pro启用了Workplace。过去员工沟通的手段主要是电子邮件、短信等等，为了提高公司内部信息的传递效率，AOI引入了企业版脸书Workplace.在公司为450名员工配备的lphone手机上安装APP并注册账号，创建部门和项目群组用以日常溝通。

“制作部急需摄影小道具.有谁带了吗？”

“我们正在为下次录像招募解说员，有没有谁认识合适的人？”

通过Workplace，员工可以选择将消息发给特定部门或者公司全员，现在公司内部的交流基本都在Workplace里进行。经营企划部部长服部贵志说，他给员工发邮件的次数减少了.而与董事讨论经营会议题等问题也比以前轻松了。

继面谈、电话、邮件之后，社交软件将成为职场的第四种常用交流工具，然而，这项工具的引入过程也存在碰壁现象.这个壁垒就是“代沟”。尤其是涵盖各个年龄层员工的职场环境下.不同的人对科技产品的适应性差别巨大，难以破壁。

日本总务省发布的《2017年版信息通信白皮书》显示.2016年二三十岁人群的智能手机持有率超过90%.40岁人群为79.9%，60岁人群为33.4%，而继电话和邮件之后，作为沟通工具得到普及的脸书、Line等软件的使用率也因年龄的不同有差别。

尽管如此，在家庭内部等私人场合，使用社交软件的人在不断增多。本刊主页的网上调查中，94%的参与者表示日常中会用电子邮件，而在“最常使用的社交工具”一栏，46%的人的答案是LINE。很多人表示正是因为平时就在用LINE和脸书.才会觉得将企业版引入职场非常简单。

那么将社交软件引入职场时有什么秘诀呢？秘诀包括“从上而下”和“从下而上”两种。

例如，前文提到的AOI Pro公司在2017年1月引入Workplace时，恰逢社长中江康人进行新年致辞，于是他向全体员工传达了“多使用Workplace，少发邮件”的讯息，之后又制定了“80%的员工3天内使用1次以上企业版脸书”的具体目标，管理层也积极使用软件，原本更新于公司主页的信息也渐渐转移至Worlplace。现在有九成以上员工习惯了日常使用这项工具。

而土屋皮具制造厂活用的则是“从下而上”的诀窍。最早开始用Workplace的职员会特意去找不太适应软件的年长同事，当面问问对方：“刚刚是只查阅了一下吗？”慢慢的，不太熟悉数码软件的员工也学会了社交软件的用法。开会的时候，意见相左的人往往抱有精神压力，可以即时沟通的社交软件让他们随时发言讨论，在活跃的交流中产生全新的想法，改善业务。

迅速应对现场状况

千叶县市原市的昭和电工电子公司怀着共享灵感的目的引入Workplace。昭和电工电子的业务是开发制造硬盘，在竞争激烈的行业内，细微的灵光一闪都有可能事关公司存亡。2016年昭和电工开始尝试引入Workplace，首先为保全、供应链、系统管理3个部门约100名员工订购了安全系数强化的lpodtouch，安装软件，逐步实现社交软件的应用。副厂长盐见大介说：“回到办公室面对面汇报的时候，我们往往会丢掉很多关键信息，假使现场人员一发现问题，立刻拍照或录像传送至Workplace，大家就能共享即时信息。”

如今90%以上的员工会每天在Workplace上传生产现场的问题。比如，有人提问：“怎么才能让工作更有效率？”熟悉机械的同事、了解电气知识的同事，或是擅长其他技能的同事就会各抒己见。盐见说：“这样一来，生产车间萌发了许多崭新的发现，即便达不到做汇报的程度，或许也是重要的信息，我不希望员工们忽略这一点。”

未来的VR会议

将来，使用社交软件作为沟通工具或许会成为企业的必修课。

下一步，职场或许会引入VR（虚拟现实技术）。在头部佩戴VR设备，双手戴上控制器，就能在VR空间自由操作虚拟角色，與同处这一空间的人聊天、游戏、自拍……在VR空间里，每个人都可以自由自在地表达意见。VR交流方式很快就会走入我们的日常生活。

美国《连线》杂志的创始主编凯文凯利说：“在社交媒体中，VR是社交性最强的一种，它将成为新的社交平台，这种变化必然发生。”

实际上，即便脸书已拥有20亿用户，它也打算靠VR巩固其作为次世代交流工具的地位。2014年，脸书公司收购了VR头部设备制造商Ocuius公司，2014年4月公开发表了VR软件“脸书空间”（FacebookSpaces），戴上VR设备，你就可以与你的脸书好友谈天、触摸空间内物品、绘画等等。

2016年被称为“日本的VR普及元年”，均价几万日元的VR设备纷纷上市，面向一般消费者出售。尽管现在VR主要是在电子游戏业进行推广但有预言称它将成为未来人类沟通的基础工具，人们无需碰面，就能与多人共享信息。

紧盯VR开发的不止脸书一家企业。日本VR社交公司Cluster已于2017年6月正式开始制作VR空间房，人们可以在这个“房间”召开会议或举办活动。只要持有电脑和VR设备，任何人都可以免费使用这一空间。CEO加藤直人说：“利用VR开会可以省去无谓的出行，还能与无法在现实中会面的人讨论问题。我们在召开开发人员会议的时候，旧金山的一位著名VR开发者就突然出现在虚拟会场，参与了会议。”过去只出现在科幻作品中的场景即将成为现实。

[译自日本《AERA》周刊]