科研院所大型通用实验室定置管理方法研究

纪涛

摘要：针对科研院所实验室普遍存在的责任主体不明导致设备缺乏管理、部门交叉使用困难等情况，采用定置管理的理念，通过建立实验室管理团队，划分权利责任，变更实验室及设备归属权，再规划实验室，建立作业规程，确立运行维护模式，建立考核模式等多种针对大型通用实验室的定置管理方法，使得实验室得到规范运行、设备信息有效共享、设备使用率大幅提升。

关键词：大型通用；实验室；定置管理

1.引言

定置管理[1]的理念最早起源于日本，主要应用于生产现场，核心要义是：“通过对生产现场的可移动物品进行科学安置以及持续开展整理、整顿、清扫、清洁和素养活动，使人、物、场所处于最佳结合状态的科学管理方法。”

实验室定置管理是指以定置管理理念为指导，通过对实验室进行持续规划改进、明确实验室管理团队的责任与权利、规范实验室的作业规程，从而实现实验室的科学高效运行。

2.存在问题分析

大部分科研院所的实验室从使用权方面来说，主要分为共用实验室和专用实验室两大类。

对于共用实验室，由于不存在责任主体，且责任和权利没有明确划分，导致实验室总体处于“无人管”状态。门户长期敞开或关闭，任何人员都可以入内或使用时找不到责任人员；所属设备也属谁见谁用，处于无监管状态；现场各种规章制度、操作规范及记录表格处于缺失状态，使用责任无法落实，难以追责；使用过程没有记录，对产品影响难以追溯。

对于专用实验室，属某一部门单独使用，基本不存在与其他部门交叉使用情况，但是存在问题是实验室用途无明确规划、无专人负责管理、无明确管理制度，实验室设备存在“只管使用其他不管”的状况，重点设备缺乏操作、维护、保养规范等作业标准。

3.大型通用实验室定置管理模式

实验室定置管理 = 实验室管理团队建立及责任权利划分 + 实验室及设备归属权变更 + 实验室再规划 + 作业规程建立 + 确立运行维护模式 + 考核模式建立及长期执行。

（1）实验室管理团队建立及责任权利划分，主要是指通过建立实验室管理团队，实现专人专管的模式，即实验室的运行及维护由专人负责，大型高、精、尖设备专人操作；

（2）实验室及设备归属权变更，主要是指各实验室及所属设备逐步由现在各部门所有转变为实验室管理团队所有，真正打破实验室及设备“部门所属”传统观念，为实现资源全所共享奠定基础；

（3）实验室再规划，是指实验室管理团队对实验室现有布局、使用、运行过程中存在不合理的情况进行重新规划。特别是对专用实验室，因我所大部分专用实验室为电气调试实验室或系统联试实验室，对该部分实验室再规划首先对实验室按功能进行合并，然后按工位化思想進行重新布置，以实验室现有资源为基础按每个工位配备通用化检测设备（或调试机）、电源、示波器、信号发生器等标准设备建立通用测试工位，做到为客户在不离开工位的前提下即可得到调试所需资源的目的。对于高、精、尖可通用的设备建议划归共用实验室统一管理，另外对部门其他所属设备统一回收放置在专用实验室作为共用资源统一调配；

（4）作业规程建立，是指通过建立各种规章制度、规范指导实验室管理者、使用者的各项日常工作，使实验室定置管理的效果和质量得到保障；

（5）确立运行维护模式，是指在全新模式下确立实验室日常运行维护模式，使使用者熟悉实验室及设备日常使用流程，更好服务科研工作；

（6）考核模式建立及长期执行，是保证实验实正常运行建立的考核实验室管理团队的办法，是需长期执行。

3.1实验室管理团队建立

实验室管理团队主要由实验室技术员、实验室管理员组成。

实验室技术员主要对实验室及所属设备的技术状态负责，其具体职责包含以下内容：负责制定各项实验室管理制度；负责对实验室进行再规划，解决实验室在布局、使用、运行中不合理问题；负责清理实验室设备并进行分类管理。负责编写设备操作规程，搜集设备使用维护材料；专人操作设备的日常操作。

实验室管理员是实验室及所属设备的拥有者及第一责任人，其所有工作都围绕确保实验室及设备长期处于良好状态的目的而开展，其主要职责包含以下内容：负责实验室设备帐务管理，建立实验室设备台帐，保证帐物相符；负责实验室6S管理，同时负责所属设备的日常清理、维护、点检、初级保养、报故等日常性工作；专人操作设备的日常操作；及时通报实验室及主要设备的利用率情况；根据设备的利用情况，对存在瓶颈的设备可提出采购需求；定期上报实验室及设备的状态。

3.2实验室再规划

定置实验室按实验室、单元、设备层级进行细分，每个层级都需要有明确的标识和指示，便于实验室及管理者的操作执行[2]。

实验室层面。实验室入口处设置看板，《实验室管理制度》、《实验室安全须知》、《实验室管理职责分工》、待处理事项等制度需清晰可见。入口粘贴铭牌，具体内容包括：实验室概况、主要功能及设备组成、实验室管理团队及联系方式。

单元层面。对组成比较复杂的实验室，进一步划分功能单元，划定责任区域，落实管理责任。单元层面也需要设置相应铭牌，其形式及内容与实验室铭牌相似，对单元层面设置不清的情况，可不设置该环节。

设备层面。大型设备要设定设备台柱，所有设备相关信息，包括：设备铭牌、设备使用记录、设备维修记录、设备点检指导书、点检记录表、设备使用维护说明书等设备相关的记录文件现场可视、可查看。

3.3作业规程建立

作业规程是实验室定置管理的重要组成部分，实验室定置管理依靠工作规程去规范、保证实验室的日常运行，具体包括以下内容：实验室管理制度（含消防、安全、保密、保卫、环境等）；实验室管理者作业标准；设备使用规程；设备维护规程（含点检、保养、计量）；设备计量检定规程；设备使用记录；设备点检指导书；设备点检记录表。

3.4运行维护模式建立

实验室的运行维护主要以实验室管理员为主导，实验室管理员须保证实验室及设备时刻处于可用状态。使用者作为客户，具有实验室及设备使用权。根据主体不同，分为使用者模式和维护者模式[3]。

使用者在进入实验室在使用设备过程中须遵守实验室定置管理的相关规定，按设备使用须知、设备铭牌等指示开展相关工作，如有任何问题请及时联系实验室管理员。对于非正常上班时间使用实验室及设备，使用人需提前申请并到实验室管理员处领取钥匙办理交接班手续，但使用期间需对实验室及设备的状态负责，实验室管理员须在第二天与使用人员进行交接班，确保所使用过设备状态完好、附件齐全。设备日常维护模式主要以实验室管理员为主导展开。

4.取得的成效

开展“三统”管理，规范实验室管理和运行。完成实验室定置管理方案、设备清单编写，为实验室定置化管理工作的开展提供了根本依据；制定信息发布周报制度，对设备使用工时、状态、存在问题、大型试验开展情况、实验新技术研究等进行详细分析和汇报。引入“数字化、信息化”手段，全面提升实验室信息共享效率。[4] 较去年相比设备使用率提升44%。外场大型实验由原来的提前1～2天准备缩短至2小时～0.5天准备时间，有效提升大型实验效率。

参考文献

[1]张俊爽. 定置管理：实验室现场管理的重点 中国计量[J]. 2008（02）

[2]韩文沃. 专业化生产和区域定置管理初探 广船科技[J]. 2007（02）

[3]沙全友. 现代制造定置管理可视化服务研究 现代制造工程[J]. 2013（04）

[4]李回国. 机电产品实验室的安全定置管理探讨 家电科技[J]. 2012（09）

（作者单位：洛阳电光设备研究所）