互联网时代档案馆员的信息素质培养

刘颖

摘 要：互联网时代信息的扩展，互联网的多维性和管理主体的多样化为数据处理和文件管理带来了新的机遇和挑战。在京津冀的综合发展环境下，如何在互联网时代实现数据处理和文件管理的高效率是一个值得考虑的问题。在这种绿色环境中促进安全健康的网络环境，整合和管理信息是档案管理研究发展的新要求。从互联网的角度来看，数据处理和文件管理的新方向是更好地促进数据处理技术和提高文件管理水平的必然选择。

关键词：互联网时代;档案馆员;信息素质

互联网时代，档案已不再仅仅是一个稳定的仓库，而是一个智能化的电子网络资源系统。它不仅包含档案的文献资料，还包含档案网络数据库中的信息资料。这就给档案工作注入了新的内涵，对档案馆员提出了更新、更高的要求，使得馆员的信息素质成为档案馆数字化发展的决定性力量和主导因素。信息素质是运用信息技术高效获取、正确评价和善于利用信息的能力。它具体包括信息意识、信息知识、信息能力、信息自觉等多方面内容。

1、互联网时代下档案信息个性化服务面临的问题

1.1、缺乏嚴密的信息数据泄露防范机制

互联网时代下个人档案信息面临着前所未有的数据泄露风险，一旦发生信息泄露势必会造成用户个人权益的损失。如果缺乏严密的数据风险防控机制，在开放的网络环境助推下，一些不法分子会利用技术漏洞窃取用户信息，并根据个性化数据迅速定位到用户个人。一方面，针对档案信息个性化服务面临的数据泄露风险，我国现有的法律监管制度以及信息监控机制后知后觉，在制度建设方面存在滞后性。另一方面，当前的档案信息个性化服务缺乏足够的技术支撑，存在诸多漏洞，这给不法分子以可乘之机。

1.2、用户档案信息的收集与分类智能化不足

虽然当前对用户档案信息的收集已经基本实现了信息化和智能化，获取的信息经过大数据运算后进行过专业分类。但相同用户名在注册或登录系统时出现的数据冲突等问题却依然难以有效解决，当前档案信息收集的智能化水平还处于初级阶段，这势必会阻碍档案信息个性化服务的效率和质量。此外，计算机系统在个人信息进行分类管理时通常会出现分类不准或缺乏分类标准的问题。由于不同的分析依据会出现不同的个性化信息结果，在很大程度上还需要人工辨别和分类。

2、前端控制是解决传统档案资源建设的重要出路

许多档案部门还习惯于档案资源建设的后置工作模式，即等各部门的文件流转完毕后或某一固定时间才进行档案催缴，这容易导致收集的档案资源杂乱无章，档案材料残缺不全。解决这一问题的出路是将档案工作向前延伸，将档案资源建设工作立足在文件材料的产生之初甚至之前，重点做好下面三个方面的工作：

（1）档案工作者要关心时局，注意政策走向。在互联网时代，档案工作者一定要充分利用信息技术的优势，充分了解并研判未来一段时间国家、社会及单位的政策走向，并据此确定档案收集重点，制订档案收集计划，才能做到有的放矢。

（2）档案工作者一定要提前制定相应的档案工作标准。可收集的档案资源越多，档案工作越需要有章可循。档案部门要根据情况变化，及时修改更新档案收集范围表，制订新兴档案收集整理办法。

（3）落实部门立卷的办法。部门立卷实际是档案行业探索的一个档案资源建设前置的一个具体实现办法，它充分利用文书工作者既是文件起草办理人又是文件的收集归档者的纽带作用，提高档案部门对文件材料归档全程掌控能力，充分利用部门立卷这一方法，加强对兼职档案员监督培训，能使档案资源建设工作做到事半功倍的效果。

3、加强业务建设，实现档案规范化、数字化管理

档案工作虽然琐碎繁杂，但却是一个循序渐进的过程，无任何捷径可走，从文件材料到形成档案有一个周期，这就要求具体从事档案的工作人员努力提升业务素质，按部就班从源头就开始做好文件材料的收集、整理、鉴别、编目和利用等各环节工作。档案部门必须加大对馆藏存量档案数字化的加工力度，确保档案信息化的质量基础上，尽可能实现全部馆藏档案信息化，全国各地档案数字化及信息化的格式尽可能一致，系统管理平台必须相互兼容，才能充分发挥档案数字化的实用性和有效性，这是实现档案信息化的基础。提供丰富充裕的规范化、数字化档案是做好“互联网+档案”的前提。

由于互联网不受时间和地点的限制，其传播速度、传播范围是历史上其他任何传播信息媒介无法替代的，档案资源的整合也变得更加灵活多变。从中办、国办的促进档案资源共享意见可以看出：全面推进数字档案馆室建设，搭建全国开放档案平台，实现全国档案资源共享已指日可待，集中全国档案资源于一个管理平台或档案专网，则信息资源定能得以极大丰富，涵盖范围也会最大化，必然会引起广大人民群众的高度关注。可以说，除涉密或隐私的档案外，人们基本可以在该平台或网络搜索到自己所需的公开档案或政务信息，这将会成为档案部门忠诚践行“三严三实”的最典型体现。唯有如此，互联网才有生命力，才能真正长期发挥其价值，而不会出现昙花一现的局面。档案为民便民才得以充分体现，互联网档案空间将会大有作为。

4、结束语

档案信息管理工作，主要就是将信息资料进行收集、分类与整理，然后将档案信息提供给需要的人。随着时代的发展，对于这类工作的方式以及工作理念等都有了很大的转变，在互联网时代的背景下，更为强调的是如何为社会大众提供档案信息服务，实现信息的共享、优质服务等，这才是当今时代发展下的要求。这就要求有关档案管理人员能够提高档案信息公共服务的意识，严于律己，能够与时代接轨，利用先进的技术与手段，不断完善档案信息系统，以为大众提供优质的公共服务，使得人们能够更加满意，进而提高档案信息的利用率，充分发挥档案信息的作用，更好的促进社会的发展。

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