档案服务创新探究

赵爱军

摘 要：档案管理的基础工作是发展档案管理创新的前提，为了确保档案管理水平的发展就必需提高档案管理的基础工作水平。只有档案管理的基础工作水平得到了提高，才能为档案管理的服务创新提供充份的条件，本文论述了提高档案管理基础工作水平的前提条件，对档案管理服务创新提出了自己的看法。

关键词：档案;服务;创新

作为档案的管理和服务者，要充分解放思想，在互联网普及的今天，应充分利用先进的管理服务技术和先进的服务理念，加强档案编研工作，开发、开放档案服务资源，思想上要敢于创新，特别是关系民生的档案资源，要做好超前服务，使得档案的利用能充分面向大众，及时为民众提供优质的服务。

1 档案服务中存在的问题

1.1基础工作不完善，不利于档案数据库的建设。由于“档案”在社会中的概念和作用，很少有人知道它。相当多的人对档案感很弱。在一些单位，由于档案意识淡薄，有一些参与活动或某些细节没有及时记录;或者记录只能由他们自己保存，不会移交给文件管理员，导致档案资料不完整，严重影响了档案库的建设，使得现代管理档案成为“失踪的大米”。

1.2系统和网络建设不规范。不同的领域，不同的部门，档案信息系统和网络建设形式不同，层次不同，规范，发展，服务和共享，不能满足文件信息资源共享的要求。

1.3存档软件缺乏通用性。档案部门使用的文件是不同的。系统的规格是不同的。由彼此开发的软件不能互换使用，这极大地限制了计算机管理文件的功能。

1.4管理制度不统一。目前，我国档案信息自动化系统管理系统存在集中统一管理不利，使用不便的问题，主要是集中管理的统一。这与中国档案工作的发展在各种专业和制度建设的基础上从“微电脑入门”相关。由这些弊病形成的大小信息孤岛与现代化的初衷有很大不同。同档案现代化管理的初衷是大相径庭的。

2 档案整理创新措施

2.1 思想观念创新

在档案现代化管理中，思想观念是否适应现代化至关重要，档案管理创新过程始终贯穿于概念创新的理念。因此，要做好文件管理创新，首先要在思想上进行创新。概念创新是管理工作创新的前提，是管理创新成功的保证。管理创新必须树立现代化的管理理念，特别是在档案管理的知识，网络和社会化方面，档案部门必须逐步改变“重新隐藏和轻度使用”的落后概念。这需要加強两种意识：第一，我们必须要有积极的转变意识。档案馆是一个巨大的信息库，但一般来说，各种信息都散布在大量的单个文件中。只有在必要时，才能系统化和组织相关信息，以便更好地使用文件。信息的作用反映了档案信息的价值。因此，档案部门将档案内容转化为更直接，更合适的信息是不可推卸的责任。二是进一步加强档案使用的效率意识。众所周知，收集和组织档案的最终目标是使用档案。如何更有效地使用档案，使档案在管理和利用过程中更有效率是我们必须高度重视的问题。

2.2 管理方式创新

档案馆虽然收藏有不同门类的档案信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，大家仍然会感到库藏资源的不足，这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理模式落后导致的利用效率不高。所以必须不断地全方位多渠道地收集资料以充实库藏档案内容，提高库藏质量，调整思想，朝着为企业的高效、快速服务去思考、去联系，有目的、有重点、有计划地收集公司需要的档案资源，并对现有室档案资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

2.3 管理机制创新

科学技术的进步和市场经济的深入发展，创新的文件管理机制对提高档案管理水平具有重要意义。一是加快档案信息化工作，全面推进“数字档案”建设。在标准化，标准化的基础上，实现馆藏档案的数字化，整合博物馆的信息资源，为群众提供科学，便捷的平台。二是整合各类民生档案资源，促进民生档案档案规范化，建立民生档案利用制度，加强民生档案发展。我们本着“关注民生，为人民服务”的宗旨，积极提供和利用民生档案，为人民的切身利益提供有效服务，为用户提供可靠，真实的档案信息基础，提供强大的服务。帮助政府的科学决策和维护社会稳定。构建和谐社会发挥了巨大作用。

3 优化业务档案管理、创新发展的思路和对策

3.1 增强档案管理意识。档案同馆藏文献资源一样也是一种宝贵的信息资源，对档案工作有很大的参考作用，因此，上至馆领导，下至办公室工作人员，都应该重新认识业务档案管理工作，从思想上高度重视这项工作。在获得领导认同的基础上，逐步将档案管理工作规范化。笔者认为，从办公室人员中确定专人负责全馆业务档案管理十分必要，这是做好档案管理工作的基础环节。

3.2 健全档案管理制度。档案管理业务包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用等八个具体环节。如此众多的环节，如不制定具体的规章制度给予规范，将会使档案管理工作陷入混乱。因此，为了能使业务档案管理工作有序开展，就必须建立一套完整的行之有效的管理制度，这是做好业务档案管理工作的必要手段，也是前提条件。

3.3 提高档案管理人员的素质。首先，选择优秀的档案管理人员。最好选用思想政治觉悟高、事业心强并有较高学历的人才，具有档案专业学历的人才更好。业务档案人员一经落实，应保持相对稳定，不要随意变动，有利于保持档案管理工作的稳定性和持续性。其次，为使管理水平跟上不断发展变化的档案管理工作新形势，应该不定期对档案管理人员进行必要的档案管理专业培训，让他们学习新知识、新技术。最后，传统的管理方式已不能适应现代档案管理的要求，档案管理人员要更新观念，积极掌握计算机和网络应用技术，以适应档案电子化和档案管理工作现代化的发展趋势。

4 小结

在信息时代，档案管理的服务创新是不可避免的趋势，并且是一项庞大且复杂的系统工程，我们不仅仅要进行管理设备的更新、管理机制的更新，更加要注重管理理念的更新、方法的变革;以人为本，不断提高管理队伍素质，进而提高档案信息的服务水平。

参考文献

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