浅谈如何做好新形势下的婚姻档案管理工作

刘国华

摘 要：人们在经济活动的法律地位、生育活动、责任担保和婚介活动中都需要使用到婚姻登记档案，出具婚姻状况证明。可见建立完善的婚姻档案管理机制，是维护家庭和谐的关键，是维护婚姻当事人合法权益的有效措施，因此如何做好新形势下的婚姻档案管理工作，具有重要意义。本文主要分析浅谈如何做好新形势下的婚姻档案管理工作，以供参考完善。

关键词：新形势；婚姻档案；管理工作；问题；措施

随着人们法律意识的提升，婚姻档案应用的范畴逐渐扩大，不仅被应用到办理出国探亲、继承遗产、公证、经济索赔和异地落户等领域，也被应用到买卖房产、公证、计划生育和结婚、离婚中，因此实现婚姻档案规范化管理，维护婚姻档案资料完整、准确，不仅能够方便使用者查阅利用，还能提高档案的社会服务功能，改变档案只为党政机关服务的工作模式。

1.我国当前婚姻档案管理工作中存在的问题分析

1.1婚姻档案管理体系不完善

在新形势下婚姻档案管理工作中，由于婚姻档案与其他文书档案不同，不能有效纳入年度与阶段性发展规划，具有相对独立性，如果相应的管理规章制度未得到完善，档案管理工作缺少规章制度的束缚，部门权限与任务相互扯皮，就会导致婚姻日常管理内容的随意性较强，一旦婚姻档案管理人员在日常档案管理中出现档案资料管理问题，不仅无法找到相应的责任人，还会导致档案信息资源不能实现高效管控和应用，不利于婚姻档案管理工作顺利开展。

1.2档案信息建设投入不足

信息化建设作为档案管理工作的发展方向，是各部门重视的问题。但是由于各单位所建设的体系存在差距，加上实际运作准则上存在差异性，各单位数据文件均是储存在自身内部，次年便归档到档案盒中，使得婚姻档案信息共享受到制约，互相之间沟通受到限制。并且在婚姻档案建设方面的资金投入不足，没有及时购买先进的档案信息化管理设备，对于婚姻档案管理部分坚持手工操作，导致婚姻档案信息不能实现及时共享，阻碍了档案信息化发展。

1.3婚姻档案监管力度不足

婚姻档案信息涉及当事人较多的隐私，如果信息泄露出去，就会给当事人带来不利影响。因此必须加强对婚姻档案的监管力度，严加管理婚姻档案，避免婚姻当事人隐私泄露出去。但是从国内婚姻档案管理现状来看，在婚姻档案日常管理中，由于第三方通过部门之间的信息共享手段不合理，加上婚姻管理部门缺少相应的标准和惩罚措施，对于婚姻档案监管具有较强随意性，导致婚姻档案管理出现尸位素餐和监守自盗的问题，从而造成婚姻檔案信息泄露出去。

2.新形势下提高婚姻档案管理工作效率的措施

2.1建立完善的婚姻档案管理制度

为了促进婚姻档案资料管理工作有序进行，充分发挥婚姻档案管理资料在中国社会主义和谐建设中的职能作用，档案管理部门必须建立完善的婚姻档案管理制度，明确管理的内容、注意事项和权利，用制度管人，根据流程办事，实现婚姻档案管理的规范性、实用性和时效性。例如为了实现档案工作规范运行，在婚姻档案资料日常管理方面，应在已有的《档案法》、《婚姻法》、《婚姻登记档案管理办法》相关规定的基础上，根据婚姻档案管理分工情况，在规章制度中有效加入婚姻档案管理的各工作流程细则，建立完善的《婚姻登记档案利用制度》，将婚姻档案资料划分为结婚登记类、补发结婚证类和离婚登记类，并根据年度和形成的先后顺序来分类组卷，完成当日办理的婚姻纸质材料装订工作后，及时归档，实现日清日结，保证档案不遗漏和丢失。

2.2加快档案信息化建设

在互联网迅猛发展的时代背景下，婚姻档案管理工作应顺应时代潮流，增加资金的投入，加快档案信息化建设，及时购买相应的计算机设备，为婚姻档案管理工作的开展打下基础。例如在统一婚姻登记系统下建立婚姻档案数据库，依据婚姻登记材料的特性，根据登记类型将当事人的婚姻档案信息上传到数据系统中，形成婚姻电子档案，打破以往民政、公安、社区和街道办事处各自为政的状态，通过统一的平台实现各部门之间婚姻档案的共享，让婚姻当事人能够通过电脑和手机，进入相应的网站和APP查询自己的婚姻状况，这样不仅能够方便婚姻当事人了解自己的婚姻状况，还能缓解婚姻档案管理人员的工作压力，让婚姻当事人在需要证明自己婚姻变更状况时，及时查询证明，真正实现婚姻档案信息实时共享。

2.3加强对婚姻档案的监管

民政局领导应注重档案管理工作，在档案法、婚姻登记档案管理办法的有关规定上，结合档案保管制度、档案资料保密制度、婚姻登记材料归档制度和婚姻登记档案查阅利用制度的内容，明确配置2名专职婚姻档案管理人员加强对婚姻档案的监管，每一份档案上有登记员和管理员的签名，在立卷和归档时，必须和网上信息核对，确定准确无误后装入档案袋，并对婚姻登记机关、婚姻当事人及其委托人、司法部门、律师及其诉讼代理人、其他单位组织与个人利用婚姻登记档案分别作出实体性与程序性要求，禁止使用婚姻登记档案的单位、组织与个人公开档案信息或外借，损害婚姻当事人的合法权益，如果需要复印必须加盖档案保管部门印章，实现“零差错”监督管理。

综上所述，在新形势下婚姻档案管理的过程中，要想维护婚姻当事人的合法权益，做好民生档案管理工作，塑造婚姻登记机关的良好形象，必须建立完善的婚姻档案管理制度，加快档案信息化建设，加强对婚姻档案的监管，从而提高婚姻档案管理的工作效率与水平，实现婚姻档案信息管理的规范化。

[参考文献]

[1]于艳丽.婚姻档案管理工作现状分析及建议[J].办公室业务，2017（18）：139-139.

[2]刘玉书.浅谈如何做好新形势下的婚姻档案管理工作[J].档案天地，2016（1）：58-59.

（作者单位：单县婚姻登记处，山东 菏泽 274300）