学校档案数字化加工关键质量的节点控制及应对措施

吕慧贤

摘 要：研究学校档案数字化加工中关键质量的节点控制以及应对措施，能够有效提高学校档案数字化加工的质量。基于此，本文将分析学校档案数字化加工中的关键质量节点控制，其中主要包括档案整理质量的节点控制、档案扫描质量的节点控制以及图像处理质量的节点控制三方面内容。并研究学校档案数字化加工中关键质量的应对措施，其中主要包括提升文件命名和目录建立的质量、应用OCR识别技术以及保证数据质检质量三方面内容。

关键词：学校档案数字化加工；关键质量节点；OCR识别技术

随着时代的发展，档案管理逐渐走向数字化建设，在此过程中，要想保证数字化加工质量，必须对其中的关键质量节点展开控制，这种方式能够从根本上提高学校档案数字化加工的质量。目前在学校档案数字化加工的过程中，仍然存在档案处理不规范、图像处理不达标以及目录建立不全面等现象，导致以上现象出现的主要原因就是没有对学校档案数字化加工中的关键质量节点进行有效控制，影响了最终学校档案数字化处理的质量，由此可以看出关键质量节点控制以及制定应对措施的重要性。

1 学校档案数字化加工中的关键质量节点控制

1.1 档案整理质量的节点控制

档案整理是一项最基础也是最重要的工作，保證档案整理的规范性以及标准型，能够为今后档案的查阅提供良好的条件。在档案数字化加工之前，必须严格根据相应的档案整理标准展开档案整理。例如，如果在档案整理过程中出现页码缺失的情况，则需在后面按顺序补打页码，按照形成连续性需重新编制页码。其中页码的位置需要在档案正面右下角空白处打页号，则背面（有内容）左下角空白处打页号。页码与档案中的内容不能产生冲突。在学校档案加工的过程中，需要对档案中的页码进行扫描，保证档案中每（件/卷）档案页码的连续性，在此过程中的封面、封底、证件、发票以及纸张等都需要编写页码，保证整个档案页码扫描的完整性。如果在今后出现错误，利用这种方式能够对档案扫描质量进行检查，最终到提升学校档案数字化加工档案整理质量的目的[1]。

1.2 档案扫描质量的节点控制

档案扫描工作中的扫描仪分辨率为300dpi以上，采用24位的真彩色格式，其中图像命名应以档号为基础，按档号与图像流水号的组合对图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性[3]。在档案扫描的过程需要注意以下事项，第一，在实际扫描过程中需要保证纸张的平整，进而充分降低图形处理过程中的压力，根据档案中的页码顺序展开档案扫描，这种方式能够保证档案中的页码排列的科学性。第二，对幅面较大的档案进行分解扫描或者拼接扫描的方式，在此过程中需要保证档案中分幅的大小、分幅形状以及分幅的技术参数较为接近，每两个分幅中的图像需要部分重叠，这种方式能够保证分幅扫描的完整性，通常情况下图像重叠的面积在5%左右。第三，在扫描之前需要检查档案的完整性，其中主要包括档案页码的破损情况、档案页码编写的正确性等，如果在检查过程中发现以上现象，则需要在档案更改完成之后重新扫描，保证最终档案扫描的准确性。

1.3 图像处理质量的节点控制

在控制图像处理节点的过程中，需要注意以下问题，第一，调整图像的方向，在处理图像的过程中，如果发现档案中图像的方向不对，则需要对图像的方向进行调整，同时对破损的图像实施还原，在此过程中需要根据人们的阅读习惯调整图像。第二，纠正偏斜的图像，在学校档案数字化加工的过程中，如果出现图像偏斜的情况，需要采取纠正措施，其中图像偏斜的角度应该在3度之内，才能达到学校档案数字化加工的标准。第三，如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹[3]。在去污处理的过程中需要保证档案内容的完整性，不能破坏档案中的文字内容。

2 学校档案数字化加工中关键质量的应对措施

2.1 提升文件命名以及目录建立的质量

在建立文件名以及目录的过程中，需要认识到文件名以及目录对学校档案数字化加工的重要性，通常这一阶段都是在档案图像处理完毕之后进行的，在命名的过程中需要根据JPG或PDF档案号命名，同时按照这一名称保存。在生成JPG或PDF的过程中需要对纸质档案中的每一项目录内容展开核对，如果发现纸质档案与数字化档案中存在不相同的地方，则需要在第一时间更改，通常采用的手法为删除、增加以及修订等，在更改目录的过程中应该注意，档案中的批复类内容与报告类内容可以相互合并，因此二者的目录不需要单独列出。

2.2 应用OCR识别技术

应用OCR识别技术的主要目的就是提升档案数字化加工处理中的是视觉效果以及便捷性，能够降低电子档案管理的难度。目前在OCR识别技术应用的过程中主要利用软件展开识别，在此过程中采用批量识别以及个别识别的方式。批量识别的过程中如果遇到了识别障碍，则需要采用单个识别的方法，完成对障碍的识别之后，再继续使用批量识别。这种方式会大大提高最终档案识别的质量，在档案识别结束之后，相关人员需要对档案中没有完全识别的内容展开二次识别，在此过程中可以使用观察缩略图、图片对比等方式对该部分内容展开识别，最终达到提升档案识别工作效率的目的。

2.3 保证数据质检质量

在档案数据质量检测的过程中，第一，需要注意学校档案数字化加工过程中目录、案卷以及全宗的完整性与统一性，即使是在质量检测的过程中也不能对其进行随意分割。另外，还要保证档案扫描的完整性，在实际档案扫描的过程中由于档案纸张使用的时间较长，因此不对该部分进行扫描，这种扫描方式严重影响了最终档案扫描的完整性。第二，检查档案中图像的质量，其中主要包括档案图像中的清晰性、完整性，如果在检查过程中出现图片扫描遗漏的现象，需要对遗漏的部分重新扫描，另外，对于扫描质量不合格的图像，也需要重新处理和扫描。第三，检查档案中的目录数据，其中主要包括目录的完整性以及规范性，质量不达标的目录需要重新扫描更改。第四，检查JPG或PDF文件，在此过程中需要检查文件中等量关系，其中扫描页码数目、档案中编写的页码数目以及档案目录中的页码数目需要相等，如果不符合这一关系，则说明在学校档案数字化加工过程中出现了问题，相关人员需要展开全面检查。由此可以看出，在学校档案数字化加工关键质量节点控制以及制定应对措施的过程中，需要根据学校档案数字化加工的实际情况制定相应的控制应对措施，提升控制应对措施的针对性，最终达到提升学校档案数字化加工质量的目的[2]。

3 结论

综上所述，随着人们对学校档案数字化加工的需求、重视程度不断提高，如何提升学校档案数字化加工的质量，成为有关人员关注的重点问题。本文通过研究学校档案数字化加工中关键质量节点的控制以及应对措施发现，对其进行研究，能够有效提高学校档案数字化加工的质量，同时还能保证学校档案数字化加工的准确性。由此可以看出，研究学校档案数字化加工中关键质量节点的控制以及应对措施，能够为今后学校档案数字化加工的发展奠定基础。

参考文献

[1]吕玉洁，吴湘华，向禹.确定性需求驱动的档案数字化加工监理模式构建与适用性分析[J].档案学研究，2018（01）：107-112.

[2]蔡青春.浅谈档案数字化加工项目管理——东方飞扬数字化加工部门经理感悟[J].传奇.传记文学选刊（理论研究），2012（04）：5-7+19.

[3] DAT 31-2017《纸质档案数字化规范》