知识管理背景下企业档案收集工作模式创新研究

蒋永芳

摘 要：本文阐述了企业档案知识管理对企业整体发展的重要性，依据知识管理理念的要求，从文件形成和捕获两方面提出企业档案收集工作创新管理具体措施，增加企业的知识储备，为企业档案“资源”建设提供有力保障，一方面对企业内部管理进行维护、协调、增加效率，另一方面对企业战略管理提供支持。

关键词：知识管理；企业档案管理；档案收集

1 知识管理在企业管理中的重要性

知识管理是在知识经济时代产生的一种新型管理模式，知识管理作为一种新管理模式在世界范围内得到广泛关注。根据Anne.P.Massey 2002[1]年提出知识管理的内涵：知识管理总目标是使知识资产资本化并带来可以得到的最大商业表现。知识管理是在知识经济下，企业为适应发展而做的有效反馈，是企业集体智慧的结晶，一方面通过运用集体智慧增强企业应变和创新的能力，另一方面是实现企业内部显性和隐性知识的新途径、新方法。

2 企业档案知识管理在企业管理中的重要性

档案和知识密切联系，不可分割。按照档案管理理论，档案是知识中具有保存价值各种形式的历史记录。在知识管理背景下企业档案管理是运用知识管理理念和方法进行企业档案管理。

在企业管理中，企业档案知识管理的作用主要体现在两个方面：一个方面是支撑企业内部运营管理，为企业研发、生产、经营各方面业务开展提供有力支撑，进一步增加企业效益；另一方面是对企业战略管理进行支持，为企业战略决策提供支持，确保能够长远发展。

3 企业档案知识管理的档案收集工作创新点

企业档案知识能够有效高质保证企业整体运营发展，并对企业整体战略发展提供有力支撑，需要加强企业档案收集工作，进一步充实档案资源。企业档案收集工作对象包含企业所产生文件的形成和捕获，这些环节与外部系统关联性强，是企业档案工作与外界环境进行物质、能量、信息交换的窗口。档案收集过程产生信息流，档案工作如何与外界环境进行信息，物质、能量交换，过程集成就是运用知识管理理论解决这一问题的方法。

3.1 文件的形成

企业文件来源众多，有来自企业内部业务人员，上级单位等。各类文件形成背景也不尽一致，有经营管理、产品研发、建设项目等，这些文件有处于文件流转系统，有处于业务活动系统，很多散落在企业员工个人之手。传统档案管理方式对文件生命周期的这两个阶段关注不多，有的是提简单的要求，例如各业务制度或程序有归档相关的规定，但是这些要求往往很难落到实处。企业各类业务体系不是独立运作，而是相关的。针对这些问题，需要通过知识管理理论系统明确档案收集的范围。不能把思路局限于档案严格意义上的归档范围，要根据企业发展建设需要，重点强调“资源”建设，将有价值的文件进行收集。在具体实现过程中要根据文件形成和捕获阶段各业务运动的相关性，有效建立文件与文件形成者、与形成文件的业务背景之间的关联。文件形成阶段的控制，重点和难点在于确立标准。如何将企业文件规范标准确切落实在文件形成者的业务活动中，这要求档案人员在前端控制上要比以往更进一步，同时要对企业其他业务系统开展行动跟踪。

1）对于企业内部业务流程产生的文件，可与相关业务部门沟通，要求各个流程中设置归档环节，由档案员协助分析流程所规定业务活动产生的记录，对其进行识别，确定其是否需归档，以何种形式何时归入何种门类，避免企业有价值的记录得不到妥善保管。同时增强了档案人员对企业内部业务运行背景的了解和对记录产生环境的认识，对档案工作的自身的流程进行反馈，以持续改进归档范围和归档要求。

2）对于外部来源文件，在业务开展前要求相关业务部门对外部单位进行宣贯，使外部单位严格按照企业的档案归档规范移交文件。例如基建档案的前端管理，就在建设施工过程中，深入项目现场，查看施工资料形成情况，在过程中进行把关；坚持每周参加项目监理周例会，在会上通报有关检查情况与整改要求，督促企业基建主管部门与管理企业、监理企业下发整改工作联系单，切实落实整改。通过具体的措施，切实深化了档案管理的前端控制，改变了原来要求无法落地的局面，节约了大量用于衡量成效和纠正偏差的工作量，增加了企业知识储备，为企业档案“资源”建设提供有力保障，为后续档案利用服务奠定坚实的基础。

3.2 文件的捕获

文件的捕获是文件形成后的推送、提交、收集等归档形式的统称。由于文件来源途径多样性，适合采取分散控制形式，从不同角度或层次评估文件形成阶段要求的落实效果。档案人员在捕获阶段最终选取了两个维度进行控制，一是事由，一是文件类型，相应完善了两套文件捕获机制。

1）基于事由捕获机制。一个典型是设备仪器档案的管理。研制保障类项目是由基建或设备采购子项目构成的，采购是企业非常常见的业务流程，档案人员通过对企业采购流程的了解，对其业务时间轴进行了阶段分解。

图1.采购的一般流程

设备采购的周期视设备类型、金额而定，短则数周，长则数月，每一个采购项目各自也成为规模不一的系统。由于有的项目周期太长，甚至有实施过程中主责人员发生变更的情况，这对于文件的收集捕获是一个极为不利的因素。为确保采购项目记录完整性，避免企业档案遗失，可以采取了分阶段收集归档的制度，即采购项目的每一阶段结束后即触发归档动作，并针对项目的不同规模细分了收集要求，例如有的信息化建设项目划分了数个里程碑，如当前里程碑的文件资料未收集齐全，则该里程碑无法验收通过。档案人员也可协调企业法务、财务、合同管理部门，对于合同验收必须有档案人员签字确认，否则不予验收付款。阶段归档结合档案验收的控制方法可最大限度地确保了采购项目文件收集的完整性和规范性，对于维护企业利益，降低法律风险起到了非常重要的作用。

2）基于文件类型的捕获机制。现代企业信息化程度日益增高，各种业务开展均依赖于信息化系统，业务活动的记录一经形成便以数字化形式存在，如办公自动化系统中发布的公文，在产品数据管理系统中撰写的技术文件等，这些类型文件的管理模式已经基本成熟。通过与信息化部门协调沟通，在信息化系统项目立项之初，即将归档环节固化为立项报告编制的一部分，在信息化项目实施过程中予以开发，并通过档案人员的确认，从而实现有各类业务的信息化系统与档案信息系统无缝对接，实现数据自动推送，保证从各个业务系统电子文件能够得以保存，扩充企业的知识储备，为企业的生产、经营和管理活动提供支撑。对于一部分过程记录，例如一些业务功能相对不复杂的企业管理运营审批流程，运行产生的各类过程记录本身并不是有特定形式的电子文件，是信息化系統数据库中一条条孤立的数据，对于此类文件，不属于传统意义上的档案归档范围，从知识管理的角度出发，也应纳入档案收集的范畴内，作为企业的知识进行归档，档案人员可对其进行梳理，按照流程所涉及业务识别出未设置归档环节的流程，并告知流程所有人对信息化需求进行完善，增加归档环节，明确归档要求。同时在此基础上协调信息化部门将此类文件设定为固定电子文件格式。随流程产生的电子文件作为同一条目，自动推送至档案信息系统。对业务流程的控制和纠正，确保了以固定格式的文件保存流程记录，与电子文件建立起了联系，充实了电子文件的业务背景，极大地避免了因后续流程变更导致的记录错乱或业务系统数据丢失导致的记录灭失风险，完善企业的知识库，确保了企业数字记忆的完整性。

4 结语

在当今知识经济高速发展形势下，档案管理模式也需要与时俱进，档案管理从实体管理、信息管理逐步向知识管理过渡是未来发展的大势所趋， 档案管理部门应在原有传统档案管理的基础上，结合知识管理的理念，进一步加强企业档案信息资源收集、开发、利用能力， 重点关注知识收集、知识共享和知识交流，从而为企业发展提供有力支撑，进一步提升企业的核心竞争力。

参考文献

[1]徐拥军.企业档案知识服务的理论依据与实际方法[J].档案学研究，2010（5）：55