档案库房管理的现代化建设初探

摘 要：随着经济社会的发展，互联网等现代化技术已经应用于生活的方方面面，行政事业单位若想进一步提升内部管理水平，就必须重视档案库房管理的现代化建设工作。目前，传统的档案库房管理方式已经不能满足行政事业单位现代化建设的需求，不仅会影响档案的安全性和完整性，同时也会影响档案的使用效率。本文对档案库房管理的现状进行深度剖析，从而有针对性的得出提升档案库房管理现代化水平的有效途径，利用信息化手段将档案资料进行优化整合，不断提升档案的利用率和使用率，为行政事业单位的科学化管理夯实基础。

关键词：档案；库房管理；现代化建设

随着信息技术的不断发展和成熟，对于行政事业单位自身而言，运用现代化手段提升内部管理的水平已经是迫在眉睫，尤其是要将信息化建设融入到行政事业单位建设的方方面面，不断提升行政事业单位现代化的管理水平。档案库房管理作为行政事业单位管理的基础环节，具有内容繁多、专业性强、流程严谨等特点，尤其是行政事业单位的档案涉及纸质、视频、照片等等，对于档案的管理与运用要求也不断提高，传统的档案库房管理方式已经不能满足当前行政事业单位的管理需要。对此，就需要在档案管理中引6入信息化建设手段，进一步整合和优化档案资料，不断提升档案资料的使用率，为行政事业单位实现现代化建设奠定基础。

1 档案库房管理现代化建设的重要性

随着“互联网+”的普及和应用，大数据时代已经飞速到来。行政事业单位为了实现自身的科学化管理，都在大力推进内部的信息化建设。对于档案管理而言，传统的人工模式已经无法满足新形势的要求，这就需要引进信息化手段，进一步实现档案管理的规范化、科学化和数据化，不断提升档案库房管理水平。

1.1 有利于提升使用效率

随着信息技术的发展和成熟，行政事业单位进行科学化管理的需求也越来越迫切。如果仍然采用传统的人工管理模式，则会影响整体的准确度、安全度和专业度，尤其是有限的人手无法对冗多的资料进行高效管理，直接影响到了档案的使用效率。对此，行政事业单位必须要引入信息化技术手段，运用“互联网+”和大数据等现代化方式，对档案管理进行进一步规范，克服传统人工效率低的弊端，运用大数据的方式提升档案管理的水平和效率，通过引入专业的档案管理系统，可以实现在最短时间内搜索到最多的信息，为行政事业单位的发展提供及时有效的信息，为科学分类、及时调取提供有力支撑，不断提升行政事业单位的管理水平。

1.2 有利于降低管理成本

档案库房管理具有针对性强、内容繁多等特点，如果在传统的管理模式当中，想实现条理清晰，规范有序的管理，就需要动用大量的人力和物力，就会增加行政事业单位的管理成本。与此同时，受到人工限制的原因，会出现档案破损、纸质资料无法长期保存等问题，这将影响到行政事业单位对于档案的使用质量与效率。对此，在档案管理中引入信息化建设手段尤为必要，比如：将每一份档案资料利用扫描仪进行扫描，可以实现纸质版与电子版的同时存储，在调阅档案时利用信息化系统随时查阅电子版资料，实现对档案的安全高效管理。更为重要的是，现代化的档案管理方式是依托于电子设备与技术，仅需要少量工作人员操作和管理即可，这就为行政事业单位节约了管理成本，使行政事业单位的档案库房管理水平得到显著提升。

2 档案库房管理现代化建设的途径

随着信息化手段在各行各业中的普及，行政事业单位推进现代化管理进程变得尤为重要，尤其是对于行政事业单位的档案管理环节，传统的人工管理模式弊端已经逐渐显现，这就需要建立信息化管理系统，不断提升档案管理的现代化水平。

2.1 提升档案库房管理现代化建设的意识

档案管理属于行政事业单位管理的重要内容之一，虽然涉及内容繁多，却因为长期执行的传统管理模式，使得管理方式无法及时得到更新，因此长期受到忽视。这也导致部分行政事业单位在档案管理过程中仍然缺乏专业性、系统性。也缺乏足够的人才、设备支撑，自然也无法保证档案管理的真实有效。要改变这种局面，首先，行政事业单位要转变观念，积极学习和引进先进的档案管理方式，加大对档案管理的资金投入，购买先进的设备、引进专业人才，从而形成从上到下的良好氛围，不断提升档案管理水平。其次，要建立奖惩机制，通过考核、培训教育等方式强化对档案工作人员的管理，激励他们不断提升自身专业素质，定期邀请专家进行讲座培训，培养档案工作的专业人才，为档案管理的现代化进程夯实基础。

2.2 建立规范的现代化档案库房管理制度

正所谓“无规矩不能成方圆”，现代化的档案库房管理需要依托于完善的制度建设，这样才能实现档案管理有据可依、有规可循。首先，要明确责任分工，档案管理涉及行政事业单位的方方面面，需要档案部门牵头、其他部门通力配合，通过制度的建立明确相关的责任分工，将责任层层传导到人。其次，要明确岗位职责，现代化的档案管理是基于信息化建设的手段，这就要求工作人员必须要具有专业水平与强烈的责任心，通过对岗位职责的进一步明确，避免流程上出现漏洞。最后，要明确工作流程。现代化档案管理将每一个环节都进行了细化，比如在合同存档时需要提交电子版和纸质版，同时做好交接手续，这样才能确保档案的完整性和真实性，为行政事业单位夯实资料基础。

2.3 配备现代化档案管理设施

随着大数据的普及和应用，真正实现了便捷与效率，对于行政事业单位的档案管理而言，加快现代化建设的步伐正是适应当前新形势所需。首先，要加大资金投入，档案管理的信息化处理需要依托高效的设备、稳定的网络环境与专业的人才。这就需要行政事业单位要加大相关方面的资金投入，购买专业设备、招聘高素质人才，搭建现代化管理体系；其次，要引进专业系统。现代化的档案管理需要引进信息化的管理系统，进而实现档案资料管理的实时性与高效性。比如：相关部门可以通过系统上传档案资料，相关人员进行审阅，确保资料管理的完整性与系统性；需要调阅资料时只需要在系统上提交申请，经过主管领导的批示后方可登录查阅，每一次的查阅与借阅都将在系统上形成痕迹，有利于档案管理的安全性，同时与传统纸质存档相比，更能保证检索的准确与使用的高效。

2.4 提升档案管理人员专业素质

如果将档案管理比作金字塔，那么高素质的专业人才就是金字塔的奠基石。与传统的人工档案管理而言，现代化的档案管理虽然简化了人工的程序，却提高了对专业水平的要求，这就需要行政事业单位进一步强化档案人员的专业素质。首先，要强化培训力度，档案管理的信息化建设处于实时更新的时代，这就需要工作人员能够保持持续学习的热情，行政事业单位提供更多的学习和培训的平台，组织工作人员开展实地考察、模拟练习等，不断强化实践能力。其次，要优化人员配置。信息化的档案管理不仅需要全职人员进行实时管理，更需要专业的技术人员做好配合。在面对专业的技术问题时，行政事业单位可以聘请计算机专业人才，维护好网络系统的安全性，辅助行政事业单位提升档案的管理水平。

2.5 结合实际推动档案库房管理的现代化进程

推进档案管理的现代化进程，依托于信息化技术的引进与大数据的应用，进而实现档案资料的高效运用，为行政事业单位的科学有效管理提供有力支撑。对此，行政事业单位的档案管理人员应当树立起先进的管理理念，不仅要推动档案管理的信息化建设，同时也要将档案管理与行政事业单位的方方面面相结合，实现行政事业单位数据信息的充分利用。

3 结语

随着信息化技术手段的普及，行政事业单位也必须认识到信息化管理的必要性。档案管理作为行政事业单位管理当中的基础环节，还需要行政事业单位的管理者进一步转变思维，引进现代化信息手段，建立科学的管理系统，为行政事业单位档案库房管理的现代化进程奠定基础。

参考文献

[1]黄玉燕.现代化技术在档案库房管理中的应用[J].浙江档案，2015

[2]許卫凡.档案馆档案管理信息系统的设计与实现[D].东北大学，2016

作者简介

赵海荣（1976-）.女，山东莘县人，莘县档案局工作人员，大学本科，研究方向为档案管理。