试分析新时期下档案管理现代化路径

钟幸妮

摘 要：近几年来，国内信息技术得到飞速的发展，互联网技术已经应用到人们生产生活的各个领域，在新时期下，档案管理迈向信息化是档案工作发展的趋势。本文对档案管理的信息化的必要性，分析了现阶段档案管理现代化进程中存在的问题，提出了实现档案现代化管理的办法，以供参考。

关键词：新时期；档案；管理

1、档案信息化管理的必要性分析

新时期下，随着科学技术的迅速发展，计算机技术渗透到各行各业，借助计算机技术，实现档案的信息化有着处理迅速、存储量大、查阅方便节省人力、减少档案管理的成本的优点；可以随时迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率等优势。在进程越来越快的今天，信息技术日新月异地向前发展，并把利用计算机和网络作为重要内容，世界各国都把信息使用放在重要位置上，事业单位的档案工作也不例外。针对以往档案管理模式存在的弊端，各个单位应该逐步建立信息化档案管理体系，档案管理真正达到信息化和自动化的目的，这对于各个单位未来的发展是十分有意义的。

2、现阶段档案管理现代化进程中存在的问题分析

2.1未建立统一的管理标准

若是要开展现代化的档案管理，首先就要引入严格的标准化档案管理操作流程，这是档案管理现代化过程中十分重要的一部分。国内档案管理标准是从上个世纪八十年代之后才开始慢慢制定的，通过相关主管部门那么多年的不懈努力，已经形成了初步的档案管理标准化体系。但因为我国的国情比较特殊，在档案管理上基本上处于一种非常疏散的管理环境。再加上档案中含有许多较为敏感和复杂的内容，一般的企业以及政府部门都是采取档案自行管理的方式。而各个单位内部自己制定的档案管理标准就和现阶段其他部门档案管理标准出现了不同的地方，造成没有办法实现完美交接的情况出现。若是这种现象一直持续下去，无疑会对国内档案管理现代化进程造成阻滞作用，再加上档案管理方面的电子技术还不够成熟，使得计算机和互联网发挥的空间十分有限。

2.2缺少档案管理的专业人员

就目前的情况来看，负责档案管理的工作人员可以大致分为辅助管理人员、一般管理人员以及高级管理人员三种，在这三种管理人员当中，高级管理人员的学历和文化水平相对较高，具有档案管理方面较高的理论研究水平，并且实践能力也比较强，有着出色的工作能力，能够出色地完成档案管理方面的工作，还可以自己制定出档案管理的相关方案。在线也断的档案管理环境之中，由于计算机和互联网等新的科学技术不断涉入，这就要求新时期下負责档案管理的相关人员必须应该具备的计算机基本的操作技能，就现在的情况来那可能，这种复合型人才的数量是非常少的，现阶段大多数公职人员很无法很好的操作电脑系统，与此同时，因为目前档案管理人员群体的结构非常不合理，造成档案管理人员的整体素质偏低，这就严重影响了各个单位档案管理工作的顺利开展。

2.3资金投入不够高效

现阶段，国内大多数单位的档案自动化管理系统获得非常大进步，但是因为我国档案管理信息化发展起步相对西方发达国家较晚，基础设施还不够完善，政府以及相关部门对档案管理的政策支持和资金投入的力度相对较小，在档案管理现代化的过程没有稳定的资金以及配套的政策保障，使得工作难以顺利开展。

3、实现高校教学档案现代化管理的办法

3.1建立档案数字化长效机制

单位每年新增档案许多，其中70%因凭证作用而需数字化扫描。为此，借助现代信息技术，建立长效机制，保证顺利完成新增档案的数字化加工。需要广泛开展档案工作的科技研究和创新活动，不断提高档案工作中的科学技术的含量，不断引用新的信息技术运用到档案管理中去，加快档案的信息化建设，大力推进档案现代化建设。各个单位要以不断完善档案管理系统为依托，不仅确保每一份员工档案都能妥善保管，每一份员工档案的去留都能完整纪录，每一份纸质档案都有电子数据备案，还要做到每一个档案柜都可以明确标注。

3.2电子文件的集成归档

一是与档案管理部门研究确定新版OA系统的集成归档模式，确保归档电子公文的真实、完整、有效；二是与信息技术实力雄厚的相关部门研究讨论其员工材料网上归档的实现方式及难点问题；三是与企业宣传部多次沟通协商，明确新闻网网站信息的集成归档；四是借鉴国内各个单位经验，实施单位多个业务系统与员工相关数据库信息的集成采集，形成档案数据以便利用。以上有关电子文件管理上的新思路都将在新的档案管理运行服务综合平台中部署实施。

3.3优化数字档案资源

现阶段，对于单位的档案管理来说，档案信息资源建设是实现档案信息化管理的核心任务，是档案信息化建设获得实际成效的关键步骤，也是整个档案工作的中重中之重。目前档案室馆藏档案的目录及重要的、利用率高的原文数据，其资源形式较为单一。此外，在资源利用过程中，暴露出部分数字化信息有误、原有目录著录信息不便于检索查阅、数字化原文满足不了日益增长和变化的利用需求、数字媒体资源相对匮乏等问题。为此，单位要采取多种措施，在服务利用中不断加以丰富和完善资源，不仅数量上保持增长，而且内容形式上趋于多样，并建立档案数字化长效机制。实现档案的信息化管理不单单只是在技术上实现改变，更为重要的是在高校教学档案管理的过程中工作人员要从管理观念、管理方法等各个方面进行提高。

3.4加强对人才的培养

档案现代化的过程中需要复合型人才的参与，负责档案管理人员在做好本职工作之外还需要掌握财务管理、计算机技术以及文字编辑等的知识。因此在档案管理现代化的过程中企业需要培养综合素质较高的工作人员，借助不同的形式以及多种类型的措施，使参加培训的工作人员能力可以得到大幅度的提升。现阶段，相关部门对此也越来越重视，正在有计划培养负责档案管理的工作人员，以满足目前档案管理现代化的进程。

3.5加大政府投入力度。

在档案管理现代化的过程中，政府应该帮助嘁其发展，不断加大对与档案管理基础设施的投入力度，加强培养相关专业人才的力度。政府还需要做好档案管理工作的预算，对一些重点支出的项目必须要进行详细说明，除此之外政府还需要做好档案保存以及档案借阅等房间的建设以及相关配套设备设备的购买。与此同时，还需要做好档案保存的工作，避免虫咬霉变等情况出现，更要做好防盗、放火的工作，有条件还要在档案室添置中央空调、安装摄像头等确保档案的安全。

4 小结

目前，随着信息技术的发展，数据存储已经进入了大数据时代，在档案管理的过程中也逐步使用现代化的信息技术，开展档案信息化建设就是要充分利用现有的科学技术，为档案管理的工作者提供档案管理的现代化技术，为档案资源的长时间保管提供一个存储的基地，为档案管理的工作者提供一个可以进行档案信息全过程管理的网络工作场景。除此之外档案管理者与时俱进地转变工作方式，适应档案信息化建设这一新形势的需要。

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